Bewirtung absetzen als beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Bewirtung absetzen – das gilt es zu beachten

Wenn Du einen Kunden triffst, um hoffentlich einen Auftrag zu erhalten oder mit den Kollegen bei Kaffee und Kuchen ein Projekt besprichst, kannst Du diese Aufwendungen steuerlich absetzen. Diese „Bewirtungsaufwendungen“ sind beschränkt abzugsfähig. Unter Bewirtungsaufwendungen versteht man im Steuerrecht ausnahmslos Aufwendungen, die für die Bewirtung von Kunden, Zulieferern, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern und Geschäftsfreunden anfallen. Mitarbeiter/Arbeitnehmer sind hier nicht eingeschlossen.

Bewirtung wird der Vorgang immer dann genannt, wenn es vorrangig um Verzehr geht. Wenn Du beim Meeting mit dem Kunden Kaffee und Kekse servierst, kannst Du diese Kosten als Werbe- oder Repräsentationskosten einfach absetzen.

Damit eine Aufwendung tatsächlich als Bewirtung gerechnet wird, benötigst Du einen Bewirtungsbeleg, der bestimmte Kriterien erfüllen muss. Der ordnungsgemäße Bewirtungsbeleg, den ein Gastwirt ausstellen kann, muss zwingend folgende Angaben enthalten, damit Deine Betriebsausgabe anerkannt wird:

Angaben auf einem ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg

• Welche Personen wurden bewirtet? (alle)
• Was war der Anlass der Bewirtung? (konkret)
• Wo und wann fand die Bewirtung statt? (Datum und Ort)
• Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld)
• Die Angaben können auf einem zusätzlichen Blatt notiert werden, wenn dieses der Rechnung beigeheftet wird.

Bewirtung nur beschränkt abzugsfähig

Das Steuergesetz gestattet Dir jedoch nicht den vollen Abzug Deiner Bewirtungsaufwendungen. Im Einkommensteuergesetz heißt es hierzu, Zitat:

„Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: (…) 3. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.“ (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG).

Es sind also, sofern sich die Ausgaben in einem angemessenen Rahmen bewegen, nur 70% der Kosten abzugsfähig. Formal ziehst Du erst die vollen Bewirtungsaufwendungen (gewinnmindernd) ab und rechnest dann (gewinnerhöhend) 30 % der Bewirtungsaufwendungen als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe dazu.

Solltest Du einen eigenen Bewirtungsbeleg benötigen, findest Du im Service-Bereich unsere kostenlose Vorlage für Bewirtungsbelege.

Mit der Umsatzsteuer hat das übrigens alles nichts zu tun, es betrifft nur Deine Gewinnermittlung.