Bewirtungsbelege korrekt erstellen

Bewirtungsbelege: Geschäftsessen korrekt absetzen

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Gemeinsame Mahlzeiten mit Kunden ergänzen Meetings, bieten das perfekte Umfeld für eine entspannte Besprechung und gehören zur Kontaktpflege vor allem mit potenziellen Neukunden.

Die Höhe dieser Aufwendungen sollte natürlich immer in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen, dann lassen sich Geschäftsessen mit Hilfe des als Bewirtungsbelegs bekannten Abrechnungszettels steuerlich geltend machen.

Es versteht sich von selbst, dass jeder Anlass für ein Geschäftsessen auch tatsächlich ein geschäftlicher sein sollte wenn man die Kosten absetzen möchte.

Geltend gemacht werden können dann 70% als Betriebsausgaben – denn 30% werden als die Kosten angesetzt, die du als „privat entstandene Ausgaben“ pauschal zu tragen hast. Nur die Umsatzsteuer kannst du ganz absetzen.

So muss der korrekte Bewirtungsbeleg aussehen: Maschinell erstellt, vollständig ausgefüllt und registriert. Eine einfache Quittung vom Wirt über „Speisen und Getränke“ genügt nicht!

Rechnungen unter 150 Euro heißen Kleinbetragsrechnungen, ab 150 Euro aufwärts werden sie ganz normal als Rechnung bezeichnet.

Für Kleinbetragsrechnungen gelten weniger formale Anforderungen, aber folgende Angaben dürfen auch auf oder bei Bewirtungsbelegen bis 150 Euro nicht fehlen:

  • Die Namen aller Teilnehmer des Bewirtungsanlasses inklusive deinem eigenen Namen
  • Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ reichen leider nicht, es muss präziser benannt werden und einen Zusammenhang zu einem geschäftlichen Vorgang erkennen lassen
  • Datum und Ort der Bewirtung
  • Unterschrift des Bewirtenden

Bewirtungsbelege für Geschäftsessen über 150 Euro inklusive Mehrwertsteuer:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Datum der Rechnung und Leistungsdatum
  • Datum und Ort der Bewirtung
  • Name und Anschrift des bewirtenden Gastgebers
  • Rechnungsempfänger (muss vom Restaurant eingetragen werden)
  • Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses.
  • Namen aller Teilnehmer der Bewirtung einschließlich dem eigenen
  • Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke mit Angabe der Preise der einzelnen Gerichte und Getränke
  • Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags
  • Unterschrift des Bewirtenden

Ab 150 Euro gelten also die Pflichtangaben wie für jede korrekte Rechnung.

Übrigens: Damit Trinkgelder als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, müssen sie auf der Rechnung vom Kellner bestätigt werden.

Über den Autor
Carola Heine
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