Geschäftsmodell Beraterkanzlei

Digital unterwegs zum Geschäftsmodell Beraterkanzlei

Wenn sie langfristig erfolgreich sein soll, ist die #Zukunftskanzlei immer auch eine Beraterkanzlei. Der erste Schritt dahin ist nicht groß, sondern schwungvoll.

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Alle sprechen davon, dass Kanzleidigitalisierung den Weg zur Beraterkanzlei freiräumt. Nur wer optimiert, automatisiert, agil agiert und modernisiert, hat überhaupt Zeit und Kapazitäten für Unternehmensberatung – oder so wirkt es zumindest meistens, wenn wir darüber sprechen.

Wie digital müssen Sie aufgestellt sein, um eine erfolgreiche Beraterkanzlei zu haben?

Tatsächlich können Sie aber jederzeit auch ohne Modernisierung der Abläufe in die Unternehmensberatung einsteigen. Sie wirken dann auf Mandant:innen wahrscheinlich altmodisch und weniger glaubwürdig, haben mehr Stress, eine größere Fehlerquote und einen weniger Erfolge versprechenden Weg vor sich, aber zwingend gekoppelt sind diese beiden Arbeitsbereiche trotzdem nicht.

Der größte Nachteil einer „nichtdigitalen“ Kanzlei ist aber, dass sie nicht zukunftsfähig ist.

Selbst wenn Sie jetzt schwungvoll loslegen, werden Sie schon in Kürze auf Mandant:innen treffen, die von Ihnen eine innovative Arbeitsweise und das passende „Mindset“ erwarten, wenn Sie langfristig als Unternehmensberater:in erfolgreich sein wollen.

Digitalisierung bleibt Ihnen als Thema und Aufgabe also erhalten, wenn Sie eine wirklich erfolgreiche Beraterkanzlei aufbauen wollen.

7 Tipps zum Aufbau der Beraterkanzlei

Aus den Erfahrungen lernen, die andere bereits für Sie gemacht haben: Diese bewährte Vorgehensweise funktioniert auch beim Aufbau einer Beraterkanzlei und wie so oft können schon Stichpunkte Sie zum Nachhaken anregen und Ihre Strategie auf den richtigen Pfad lenken. Wir haben daher die Essenz der wichtigsten Schritte für Sie extrahiert:

1. Projektstart erst nach der Projektbestätigung

Was Dienstleister:innen aller Branchen schon in der Gründungsphase lernen, trifft auch in der Beraterkanzlei zu. Schriftliche Angebote und Absprachen fixieren alle wesentlichen Details, eine saubere Dokumentation des Vorhabens verhindert Missverständnisse und ein Auftrag bzw. Vertrag stellt die erwartete Zahlung sicher.

2. Aufgabenstellung klar definieren

Die im ersten Schritt genannte Kommunikation erstreckt sich bis auf die Details der Zusammenarbeit. Sie können nicht in den Kopf der Mandant:innen sehen und für jedes Problem gibt es mehrere mögliche Lösungen. Sie sparen Zeit, Geld und Nerven durch eine klare Definition der anliegenden Aufgaben und ein Abklären der Erwartungshaltung, zum Beispiel „Liefertermine“ und Beteiligte betreffend.

3. Mandanten von aktiver Mitarbeit überzeugen

Jedes Projekt wird besser laufen oder überhaupt erst erfolgreich sein, wenn die Beteiligung der Mandanten und Mandantinnen sichergestellt ist – und die ergibt sich selten von selbst in einem Ausmass, dass alle Wissenslücken gefüllt sind, denn auch die Mandant:innen haben keine Projekterfahrung mit der anstehenden Aufgabe. Hier hilft ein Prozess mit Checklisten für Datenerfassung und Kommunikation oder wie Unternehmensberater:innen so gerne sagen „den Mandanten dort abholen, wo er sich befindet“.

4. Mit den richtigen Ansprechpartnern arbeiten

Mit Entscheider:innen arbeiten hat den Vorteil, dass sie nicht argumentieren müssen, was umgesetzt werden soll, denn das wurde ja bereits festgelegt. Es hat den Nachteil, dass Sie kein Wissen über die Praxis selbst erhalten, das kommt ebenso wie die Erkenntnis, wo sich etwas optimieren lässt, von den operativ Arbeitenden. Stellen Sie sich ein Team zusammen, in dem sich alle äußern, die mit dem Projekt Berührung haben. Sie würden beispielsweise staunen, wie viele Prozesse ganzheitlich von Assistenzen gesteuert werden, die man aber zu befragen versäumt. Machen Sie solche Fehler nicht.

5. Beraten, aber nicht entscheiden

Beratungsergebnisse sind mit Steuererklärungen nicht zu vergleichen. So schön es auch wäre, um eine kompetente Entscheidung herbeizuführen, genügt eine ebenso kompetente Beratung nicht. Sie werden möglichst frustfrei erlernen müssen, was unternehmerisch aktive Dienstleistende schon wissen: Unternehmen buchen Expertinnen und Experten, Coaches und Berater:innen – nehmen dann aber höchstens die Hälfte aller Vorschläge „widerspruchslos“ an. Die Hälfte wäre in vielen Branchen schon ein tolles Ergebnis: Mit Ihren Themen der Beratungskanzlei haben Sie aber wenigstens gute Chancen auf 80% oder mehr.

6. Leistungen klar definieren

Eins führt zum anderen und Baustellen haben Türen, die auf weitere Baustellen führen: Das ist Projektrealität auch in der Beraterkanzlei. Wenn Sie Ihre Nerven schonen möchten, legen Sie bereits im Angebot einen guten Stundensatz für zusätzliche Beratungsdienstleistungen fest und eine Klausel, mit der geklärt ist, ob Sie Aufgaben untervergeben dürfen und wie Sie mit Leistungen umgehen, die nicht inklusive sind. Es sollte ebenfalls klar sein, was im Angebot enthalten ist und was nicht, aber auch das ist einer dieser Bereiche, in denen Vorarbeit nicht immer hilft.

7. Auf kontinuierliche Anpassung hinweisen

Beratung ist anders als eine Bilanz oder Steuererklärung nie „fertig“. Wenn Ihre Mandant:innen bei Ihnen bisher in sich abgeschlossene Leistungen gekauft haben und neu im Thema Unternehmensberatung sind, sollten Sie vom ersten Schritt an klarstellen, dass man sich mit dem Wunsch der Optimierung in einen kontinuierlichen, aber sehr lohnenden Prozess begibt. Vielleicht möchten Sie gleich Termine mit einbauen und einpreisen, an denen der Status Quo geprüft und eventuelle weitere Maßnahmen eingeleitet werden, um dies zu verdeutlichen.

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Quelle der 7 Schritte und weiterführende Erläuterungen:
7 Tipps zum Aufbau der Unternehmensberatung (Haufe Taxulting)

In den letzten zweieinhalb Jahren haben wir mehrere Dutzend Steuerberater:innen in verschiedenen Digitalisierungsstadien gefragt, wie der Einstieg in die Zukunftskanzlei am besten gelingt.

Jede einzelne Antwort war wertvoll und hat nützliche Erkenntnisse und Hinweise auf gute Vorgehensweisen geliefert:

  • Digitalisierung beginnt beim Scannen und Verwalten aller Dokumente und Belege
  • Digitalisierung beginnt mit Kanzlei-Inhaber:innen, die die Notwendigkeit erkannt haben
  • Digitalisierung beginnt dort, wo Mitarbeiter:innen aktiv einbezogen werden
  • Digitalisierung beginnt, wo Expertinnen sich zielführend austauschen
  • Digitalisierung beginnt, wo professionelle externe Expertise ins Boot geholt wird
  • Digitalisierung beginnt mit der Automatisierung aller internen und Mandantenprozesse
  • Digitalisierung beginnt, wenn Arbeit ganzheitlich, agil und „new work“ ist
  • Digitalisierung beginnt mit Kommunikation und Abschaffung von Pendelordnern
  • Digitalisierung beginnt mit Aus- und Weiterbildung für alle Beteiligten der Kanzlei
  • Digitalisierung beginnt mit hoher Effizienz dank virtueller Zusammenarbeit

Die zusammenfassende Erkenntnis aus diesen vielen Meinungsbildern:

Digitalisierung beginnt, sobald die Entscheidung pro Innovation getroffen wird.

Wenn Sie noch nach dem passenden Einstieg suchen, starten Sie doch einfach mit einem Pilotprojekt. Zwei Mitarbeiter:innen mit je fünf digitalen Mandant:innen, digitale Zusammenarbeit und die Erfassung der Belege durch die Kunden selbst. Prüfen Sie, wo Abläufe digitalisiert werden können und die Mandanten von Unternehmensberatung konkret profitieren (und wann nicht). Führen Sie pro Pilotmandat eine Beratung durch, um Erfahrungen mit Analyse und Kommunikation zu sammeln – und holen Sie sich diese „Premium-Mandant:innen“ unbedingt für eine Befragung im Anschluss.

Gehen Sie im Rahmen des zeitlich eingegrenzten Pilotprojekts den Weg mit diesen ersten 10 Mandanten gemeinsam und lassen Sie dann die Erkenntnisse in Ihre Akquise einfließen, um die nächsten Mandate anzuziehen, die bereits digital überzeugt sind.

Viele erfolgreiche Wege führen zur Zukunftskanzlei – einfach mal anfangen und nebenbei in die Beraterkanzlei starten ist einer davon.

Wenn es Sie interessiert, wie andere Steuerberater:innen sich „digitalisieren“ ….

… empfehlen wir Ihnen, unseren Podcast lex talk about tax

lex' talk about tax - der Podcast von lexoffice zur Zukunftskanzlei

Der Podcast greift die Themen der #Zukunftskanzlei auf: neue Arbeitsfelder für Steuerberater, Menschen aus der Branche mit ihren Erfahrungen, moderne digitale Technologien und konkrete Tipps, die schon heute umsetzbar sind. Deine Gastgeber, Carola Heine und Olaf Clüver aus dem lexoffice Team, sind für dich der Zukunft auf der Spur. Dazu bringen sie eigenen Themen ein und lassen im Gespräch mit Gästen die Sprühfunken fliegen. Sei dabei in der Runde, freue dich auf neue Einblicke und hole dir den Extra-Schub auf der Zukunftsgeraden.

Startklar? Dann heißt es wieder einmal „Auf in die Zukunft!“

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Über die Autorin
Carola Heine
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