lexofficer Ausbildung startet in die zweite Runde

Eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten

Die lexofficer Weiterbildung sorgt dafür, dass nach Abschluss alle gut informiert, top untereinander vernetzt und lexoffice Profis sind – darüber wollten wir gerne mehr erfahren. Wir freuen uns, dass Patrick Nassall vom lexoffice Steuerberaterteam die Zeit gefunden hat, mehr über die lexofficer Ausbildung zu erzählen.

Carola Heine: Hallo Patrick, die lexofficer Ausbildung richtet sich an Mitarbeiter:innen von Steuerkanzleien, die mit lexoffice arbeiten oder mit der Betreuung von lexoffice Mandant:innen starten wollen. Nun gibt es ja schon seit längerem einige Möglichkeiten, in die Arbeit mit lexoffice einzusteigen und sich dabei vom Steuerberaterteam beraten zu lassen. Wie kam es denn zu der lexofficer Idee?

Patrick Nassall: Die Idee stammt von unserem langjährigen Kanzleibetreuer Olaf Clüver, den viele Steuerberater:innen von seiner Teilnahme an Branchen-Events und dem Podcast lex’talk about tax kennen.

Olaf hat bei seiner Betreuung in den zahlreichen Steuerkanzleien festgestellt, dass es insbesondere die Kanzleimitarbeiter:innen sind, die sich ganz intensiv mit den lexoffice Anwender:innen austauschen und sich direkt mit ihnen abstimmen in allen Fragen. Wenn diese Mitarbeiter:innen fit im operativen Umgang mit lexoffice sind, können sie aber nicht nur Mandant:innen perfekt beraten: Sie haben auch die Möglichkeit, diese Prozesse optimal für die Kanzlei zu gestalten.

lexoffice Kenntnisse, optimierte Prozesse und Austausch
Das kann beispielsweise so aussehen, dass man Mandant:innen bestimmte Dinge von vornherein mitgibt oder Sachen so abspricht, dass die Zusammenarbeit sehr effizient für alle Beteiligten ausfällt. So kam die Idee zustande, genau diese Möglichkeiten zu schulen – aber diesmal nicht in Einzelschulungen, sondern indem wir diese ganzen Kanzleimitarbeiter:innen zusammenbringen. So kommt noch der Austausch praktischer Erfahrungen zu dem bereits vorhandenen Nutzen hinzu: eine Win-Win-Win-Situation für alle.

Carola Heine: Die lexofficer Ausbildung ist also ausschließlich für Mitarbeiter:innen der Kanzlei gedacht, nicht für Steuerberater:innen.

Patrick Nassall: Genau. Die Ausbildung zum lexofficer fokussiert auf die operativen Aufgaben und buchhalterischen Absprachen in der Zusammenarbeit, welche in der Praxis meist bei den Kanzleimitarbeiter:innen liegen. Damit schaffen wir auch eine Augenhöhe-Atmosphäre und die Basis für eine gute Kommunikation in den Workshops, weil sozusagen alle im selben Boot sitzen.

Für Steuerberater:innen und Kanzleiinhaber:innen haben wir andere Angebote, die sich dann beispielsweise sehr viel stärker um die anlassbezogene Beratung drehen.

Carola Heine: Wer hatte sich denn in der ersten lexofficer-Runde angemeldet? Kann man zum Beispiel sagen, dass es sich um eine bestimmte Altersgruppe gehandelt hat?

Patrick Nassall: Die Anmeldungen waren querbeet. Wir hatten junge Azubis oder auch Studierende dabei, die in den Kanzleien ein duales Studium absolvieren. Es gab aber auch Teilnehmer:innen Anfang 60, die den Weg in die Digitalisierung noch mitgehen möchten, z.B. um im Rentenalter ausgewählte Mandate von zu Hause aus weiterbetreuen zu können – dann aber natürlich ohne Pendelordner. Wir hatten also wirklich ein breites Feld an Teilnehmer:innen und das Feedback war extrem positiv.

Deshalb haben wir uns auch entschieden, die lexofficer Ausbildung zu wiederholen und weiter auszubauen. Letztes Jahr haben wir 60 Kanzleimitarbeiter:innen ausgebildet, diesmal werden wir das verdoppeln und 120 lexofficer schulen.

Neben dem wirklich tollen Feedback haben wir aber auch Input bekommen, was wir noch verbessern können. Das ist in die Konzeption für den diesjährigen Ausbildungsjahrgang eingeflossen. Außerdem haben auch wir vom lexoffice-Team selbst noch einiges darüber gelernt, wie die Kanzleimitarbeiter:innen in der Praxis tatsächlich mit unseren Kund:innen arbeiten. Das war auch sehr wertvoll für uns.

Die lexofficer Ausbildung lässt sich gut in den Alltag integrieren

Carola Heine: Die Ausbildung erstreckt sich über mehrere Monate und setzt sich aus unterschiedlichen Modulen zusammen: Webinare, Selbststudium und ein Präsenz-Workshop. Diese Zeit müssen die Teilnehmer:innen sich also einplanen.

Patrick Nassall: Ja, aber die lexofficer Ausbildung lässt sich gut in den Alltag integrieren – die Module für das Selbststudium kann man zeit- und ortsunabhängig durcharbeiten. Die Webinare bieten wir immer zweimal an, einmal abends und einmal tagsüber. Dann findet ja auch noch der Präsenz-Workshop statt und diese Kombination macht auch das Besondere dieser Ausbildung aus.

Carola Heine: Kommen denn die Mitarbeiter:innen selbst zu euch oder werden sie von ihren Chefs geschickt?

Patrick Nassall: Auch das ist sehr unterschiedlich. Wir sind ja in der Branche sehr gut vernetzt, sodass es Steuerberater:innen gab, die direkt bei uns angefragt haben, ob wir ihre Mitarbeiter:innen aufnehmen können. Es gab aber auch ganz viele Kanzleimitarbeiter:innen, die sich selbst angemeldet haben. Als wir das lexofficer Fortbildungsprogramm letztes Jahr in der TAXarena Hamburg zum ersten Mal vorgestellt haben, hatten wir gleich zehn Anmeldungen direkt am Stand. Die Anmeldungen sind also sehr unterschiedlich.

Carola Heine: Welchen Nutzen zieht den die Kanzlei daraus, Mitarbeiter:innen zum lexofficer auszubilden?

Patrick Nassall: lexoffice ist bei Kleinunternehmen und Selbstständigen sehr beliebt. Sich mit dieser Lösung dann auch entsprechend auszukennen, ist natürlich schon mal ein wichtiger Servicegedanke, den viele Kanzleien mit der Anmeldung zur Ausbildung verbinden. Ein „lexoffice-Profi“ in der Kanzlei kann dann entsprechend auch andere Kanzleimitarbeiter:innen bei der Betreuung von lexoffice-Mandaten unterstützen. Der Nutzen geht aber noch weit darüber hinaus. Wenn man die funktionalen Möglichkeiten der Unternehmen und der Kanzlei in der Software verstanden hat, kann man die Prozesse in der Zusammenarbeit natürlich auch deutlich effizienter und standardisierter gestalten. Das ist ein riesiges Plus, gerade im Hinblick auf die Überlastung in den Kanzleien und den Fachkräftemangel.

Carola Heine: Inzwischen wird sich auch herumgesprochen haben, dass die Menschen nicht nur viel Nutzen, sondern auch enorm viel Spaß hatten bei den lexofficer Workshops.

Patrick Nassall: Auf alle Fälle. Wir fördern die Vernetzung und das Kennenlernen durch ein nettes Abendprogramm beim Präsenz-Workshop und wir können sehen, dass auch wirklich Verbindungen entstanden sind. Wir haben auch eine lexofficer LinkedIn-Gruppe für den Austausch und bei jedem Branchen-Event kommen lexofficer aus dem ersten Ausbildungsjahrgang zu uns an den Stand, bringen ihre Kanzlei mit, knüpfen weitere Kontakte. Da entsteht ein richtiges Netzwerk und das macht definitiv auch viel Spaß.

Was ich auch sehr spannend fand: Wir hatten einerseits Teilnehmer:innen, die noch ganz am Anfang standen mit ihren lexoffice Kenntnissen und andererseits Kanzleimitarbeiter:innen, die in Kanzleien arbeiten, die bereits über 100 lexoffice Mandate betreuen. Diese Menschen zusammenzubringen und zu sehen, wie bereichernd der Erfahrungsaustausch war, das war wirklich sehr interessant. Selbst Profis können sich immer noch wertvolle Denkanstöße holen.

Carola Heine: Dieser große Nutzen ist auch das, was dich am meisten motiviert?

Patrick Nassall: Ja, definitiv. Schon beim ersten Kickoff-Webinar haben wir Fragen bestellt bekommen, die wirklich super detailliert waren. Man hat sofort gemerkt: Diese Mitarbeiter:innen wollen es ganz genau wissen, sie nehmen das Ziel sehr ernst, die Zusammenarbeit zu optimieren. Die Wissensbegierde ist mitreißend und das Interesse ist ein richtiges Highlight. Besonders natürlich bei den Workshops vor Ort, wo die Leute sich zusätzlich noch austauschen und vernetzen konnten.

Die lexofficer Ausbildung hat wirklich allen viel gebracht und wir freuen uns alle schon sehr auf die zweite Runde. Was bestimmt auch noch spannend ist: Während der Ausbildung steht allen Teilnehmer:innen auch noch unsere lexofficer Ausbildungspaten zur Verfügung, die aufkommende Fragen sofort klären.