Insolvenzrisiko für Unternehmer: Nachträgliche Steuervorauszahlung

Insolvenzrisiko: Nachträgliche Steuervorauszahlung

Eine der größten Steuerfallen für Selbstständige sind nachträgliche Steuervorauszahlungen, die sogar eine Insolvenz auslösen können

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Die nachträgliche Steuervorauszahlung ist das Schreckgespenst selbstständiger Unternehmer*innen: Durch unerwartet hohe Vorauszahlungsbescheide sind schon so manche Existenzen gescheitert, trotz vielversprechendem Geschäftsmodell und engagiertem Einsatz in die Insolvenz gerutscht.

Eine Pleite durch Steuernachzahlungen ist leider gar nicht unwahrscheinlich, denn mit dem Finanzamt lässt sich kaum oder selten verhandeln: Was an Zahlungen fällig ist, muss fristgerecht geleistet werden. Unser Steuersystem mit seinem Mix aus Steuern, Vorauszahlungen von Steuern und Anpassungen von Vorauszahlungen basierend auf Schätzungen nach ermittelten Steuern ist verwirrend, unübersichtlich und eine buchstäbliche Angstmaschine.

Es ist nur menschlich, den Gedanken daran möglichst zu verdrängen – aber auch so riskant wie ungesund, denn unvorbereitet sollte niemand eine nachträgliche Steuervorauszahlung leisten müssen. Was Du brauchst, ist eine praxistaugliche Lösung, die mitdenkt, ohne dich organisatorisch zu belasten – wie das Kontist Geschäftskonto, mit dem du berufliche und private Ausgaben sauber trennen kannst.

Einkommenssteuer immer im Überblick

Willst du ab jetzt immer up-to-date sein, was deine Steuerrücklagen betrifft? Dann empfehlen wir das Kontist Geschäftskonto. Es bietet nicht nur klassische Kontofunktionen, sondern berechnet auch mit jeder Transaktion deine voraussichtliche Steuerlast neu – und zeigt klar an, was wirklich deins ist.

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Selbständige zahlen entweder eine, zwei oder drei Einkommenssteuerarten: Kleinunternehmer*innen zahlen Einkommenssteuer, es sei denn, sie entscheiden sich freiwillig gegen die Umsatzsteuerbefreiung. Freiberufler zahlen Einkommenssteuer und immer dann Umsatzsteuer, wenn sie keine Kleinunternehmer sind. Gewerbliche Selbstständige zahlen Einkommenssteuer, Gewerbesteuer und immer dann Umsatzsteuer, wenn sie keine Kleinunternehmer sind.

Mit einem erfolgreichen Gewerbe hast du also gleich drei Steuersorten, die du im Blick behalten musst:

  • Umsatzsteuer
  • Einkommensteuer (oder Körperschaftsteuer bei einer GmbH oder UG)
  • ggf. Gewerbesteuer (Freiberufler sind befreit)

Für jede Steuerart musst du eine Steuererklärung erstellen und deine Umsätze und Gewinne angeben. Anschließend bekommst du für Gewerbesteuer und Einkommenssteuer einen Steuerbescheid, mit dem dir das Finanzamt mitteilt, wie viel Geld du zu zahlen hast. Das Finanzamt möchte aber nicht bis zum Ende des Steuerjahres warten, deswegen leistest du vierteljährliche Steuer-Vorauszahlungen. Diese Vorauszahlungen beginnen aus Einfachheitsgründen nicht bei null Euro sondern erst, wenn du bestimmte Umsatz- oder Einkommensgrenzen überschreitest.

Umsatzsteuer

Bei einer jährlichen Umsatzsteuerschuld von unter 1.000 Euro musst du gar keine Vorauszahlungen leisten. Bei einer Umsatzsteuerschuld von 1.000 bis 7.500 Euro pro Jahr sind quartalsweise Vorauszahlungen fällig. Erst bei einer Umsatzsteuerschuld von über 7.500 Euro pro Jahr musst du monatlich einen Betrag an das Finanzamt überweisen. Mit lexoffice erledigst du deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks.

Einzig die Kleinunternehmerregelung kann dich von der Umsatzsteuer befreien: Das ist nur möglich, wenn du durchgehend Umsätze von unter 17.500 Euro pro Jahr hast, also kein gutes langfristiges Ziel, nur um den Voranmeldungen zu bekommen. Denn abgesehen vom organisatorischen Aufwand hat es nur Vorteile, Umsatzsteuer verrechnen zu können.

Vorauszahlungstermine für die Umsatzsteuer

Quartalsweise Voranmeldung: 10. Januar, 10. April, 10. Juli und 10. Oktober (mit Dauerfristverlängerung jeweils einen Monat später)
Monatliche Voranmeldung: jeder 10. Im Monat für den Vormonat (mit Dauerfristverlängerung jeweils einen Monat später)

Einkommensteuer und Körperschaftsteuer

Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer müssen gezahlt werden, wenn die Steuerschuld mindestens 400 Euro pro Jahr beträgt. Durch den Grundfreibetrag kannst du etwa 1.000 Euro im Monat verdienen, ohne Einkommensteuer zahlen zu müssen (der exakte Betrag ist abhängig von deinen persönlichen Merkmalen und Kosten).

Körperschaftsteuer ist die „Einkommensteuer für Kapitalgesellschaften“, grundsätzlich gelten die gleichen Regelungen wie für die Einkommensteuer. Mit der Ausnahme, dass es keinen Grundfreibetrag gibt und bereits der erste Euro Gewinn versteuert werden muss.

Vorauszahlungstermine für die Einkommensteuer und Körperschaftsteuer

10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember

Gewerbesteuer

Stark vereinfacht kann man zum Thema Gewerbesteuer sagen: Gewerbesteuer muss von Selbständigen erst ab einem Gewinn von 24.500 Euro gezahlt werden (der so genannte Gewerbesteuerfreibetrag). Übersteigt dein Gewinn diese Grenze, müssen auch hier quartalsweise Steuervorauszahlungen geleistet werden.

Bei Kapitalgesellschaften gibt es keinen Freibetrag. Wie bei der Körperschaftsteuer muss ab dem ersten Euro Gewinn Gewerbesteuer gezahlt werden.

Vorauszahlungstermine für die Gewerbesteuer

15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November

Nachträgliche Steuervorauszahlung als Insolvenzrisiko

Nach Abgabe der jährlichen Steuererklärung folgt in der Regel eine Abschlusszahlung. Die kommt zu den geleisteten Vorauszahlungen noch dazu. Die Steuerarten und Zahlugen addieren sich auf, das kann so verwirrend wie belastend sein:

Es kann durchaus vorkommen, dass du am 10. September 2019 die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für August 2019, die dritte Einkommensteuer-Vorauszahlung für 2019, die Gewerbesteuer-Jahresabschlusszahlung 2018 oder die Nachzahlung auf die Einkommensteuer für 2016 leistest.

Das Beispiel allein zeigt schon, wie überlebenswichtig es sein kan, dass du immer einen Überblick über deine Zahlungen hast. Du solltest natürlich auch immer wissen, welche Steuerart du für welches Jahr gerade zahlst.

Woher kommt das „nachträgliche im Voraus“?

Die Höhe der Steuervorauszahlungen ist von deiner letzten Steuererklärung abhängig. Bei Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer wird die Steuerschuld der letzten Steuererklärung genommen und durch vier geteilt. Diesen Betrag zahlst du dann im kommenden Jahr in vier Raten. Wenn zwischenzeitlich die Ergebnisse weiterer Einkommenssteuererklärungen eintrudeln, werden nicht nur die Nachzahlungen fällig und die Vorauszahlungen erhöht, sondern es wird auch noch angepasst, was hätte vorausgezahlt werden müssen – und das kann schnell die ganz große Keule werden.

Das Risiko:

Die wenigsten Selbständigen beschäftigen sich gerne mit Steuern, der Umgang mit den Zahlen funktioniert eher nach Gefühl. Oder es wird alles an einen Steuerberater gegeben, der sich aber nie so gut kümmern wird wie du als Unternehmer*inn selbst und sich auch gewiss nicht dafür verantwortlich fühlen wird, ob du solvent genug bist. Dafür musst du selbst sorgen, indem du den Überblick behältst.

Ein fiktives, aber nicht unrealistisches Beispiel

Thomas hat sich im Jahr 2014 als Berater selbständig gemacht und ist nun schon seit vier Jahren selbständig. Umsätze und Gewinne steigen nach kleinen Anlaufschwierigkeiten stark an und die Zukunft sieht sehr positiv aus. Nur seine interne Organisation hat er nicht in den Griff bekommen. Auf Steuern hat er einfach keine große Lust. Die Steuererklärungen für 2014 hat er nach der zweiten Erinnerung irgendwie selbst zusammengebaut. Da jetzt für 2015 die zweite Erinnerung des Finanzamts gekommen ist, hat er alle Unterlagen in einen Karton gepackt und sich einen Steuerberater gesucht.

Der erledigt die Buchhaltung und stellt fest, dass Thomas folgende Ergebnisse erzielt hat: 2014: 15.000 Euro Bruttoumsatz (10.000 Euro Gewinn) 2015: 45.000 Euro (30.000 Euro) 2016: 70.000 Euro (50.000 Euro) 2017: 100.000 Euro (60.000 Euro)

Mit den Steuerbescheiden von 2014 hatte das Finanzamt auch die Vorauszahlungen festgesetzt: Umsatzsteuer: 0 Euro durch die Kleinunternehmerregelung Einkommensteuer: 0 Euro durch den Grundfreibetrag Gewerbesteuer: 0 Euro durch den Gewerbesteuerfreibetrag. Thomas hat also noch keine Steuern vorausbezahlt und das Finanzamt hat auch nicht weiter nachgefragt. Dort wusste ja auch niemand, wie sich die Umsätze entwickelt haben.

Da nun Anfang 2018 ist, müssen also dringend die Steuererklärungen für 2015 und 2016 gemacht werden. Bei den gegebenen Zahlen kommen etwa folgende Zahlungen:

Jahr 2015 Umsatzsteuer: 0 Euro durch die Kleinunternehmerregelung Einkommensteuer: 3.900 Euro Gewerbesteuer: 750 Euro

Jahr 2016 Umsatzsteuer: 8.000 Euro (Kleinunternehmerregelung ist mit den Umsätzen nicht mehr möglich) Einkommensteuer: 9.400 Euro Gewerbesteuer: 3.600 Euro

(Hinweis: Steuersätze und -beträge sind gerundet, um die Berechnung zu vereinfachen.) Thomas muss für beide Jahre insgesamt also etwa 24.650 Euro Steuern nachzahlen. Das tut bei einem Jahreseinkommen von 60.000 Euro schon richtig weh und kann bei fehlenden Rücklagen schon das Ende bedeuten. Doch es kommt noch viel schlimmer. Das ist nicht fiktiv. Genau so wird jedes Finanzamt reagieren: Da das Finanzamt jetzt neue Zahlen hat, werden natürlich auch die Vorauszahlungen angepasst.

Da die Umsatzsteuerschuld über 7.500 Euro liegt, müssen jetzt monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Thomas bekommt eine Frist von vier Wochen, um alle Voranmeldungen für 2017 und alle ausstehenden Voranmeldungen für 2018 einzureichen. Bei gleicher Kostenstruktur sind das etwa 11.400 Euro nachträgliche Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für 2017.

Einkommensteuer: Die Vorauszahlungen für die Einkommensteuer werden auf 2.350 Euro festgesetzt (ein Viertel der letzten Steuerschuld). Für das abgelaufene Jahr 2017 sind vier nachträgliche Vorauszahlungen fällig, also 9.400 Euro

Gewerbesteuer: Hier greift der gleiche Mechanismus wie bei der Einkommensteuer. Es sind nachträgliche Vorauszahlungen in Höhe von 3.600 Euro fällig.

Im Ergebnis kommen zu den Steuernachzahlungen von 24.650 Euro noch nachträgliche Vorauszahlungen in Höhe von 24.400 Euro für 2016. Insgesamt muss Thomas also 49.050 Euro Steuern nachzahlen. Bei einem Jahreseinkommen von 60.000 Euro. Mit einer Frist von vier Wochen. Die Rechnung vom Steuerberater in Höhe von 5.000 Euro darf Thomas auch gleich mit nach Hause nehmen.

Das Finanzamt ist nicht zimperlich. Wenn nicht gezahlt wird, kommen noch 1-2 Erinnerungen und dann wird das Konto gepfändet. Und selbst wenn Thomas es schafft, seine Steuerschulden in Höhe von über 80% seines Jahreseinkommens zu zahlen, dann wartet bald die nächste Vorauszahlung für 2017 und die nächste Abschlusszahlung für 2016.

Die Lösung: Ein Konto, das mitdenkt und Thomas entlastet.

Existenzängste sind vorprogrammiert, wenn du dich der Herausforderung nicht stellst und dir eine Lösung holst, die dich und deine Abläufe entlastet. Alle Themen rund ums Geld und wann es gefährlich knapp werden könnte, sind in Deutschland tabu. Wie bei allen Sachen, die man am liebsten geheim halten möchte, besteht Gefahr von Verdrängung und Verschleppung, das ist ein sehr typisches Selbstständigenproblem.

Eine gute Möglichkeit, dir selbst zu helfen und finanzielle Engpässe zu vermeiden, ist das Kontist Geschäftskonto.

Kontist ist eine Konto-App, die neben den normalen Funktionen eines Geschäftskontos ein intelligentes Finanzmanagement integriert. Neben den klassischen Bankvorgängen (wie zB. Überweisungen/ Daueraufträgen) hast du die Möglichkeit deine Transaktionen zu kategorisieren, deine Buchhaltung zu integrieren, deine Steuern zu berechnen und diese zu verwalten. Und natürlich hast du immer die 100%-ige Transparenz über alle deine Ausgaben und Einnahmen.

Briefe vom Finanzamt verlieren ihren Schrecken, wenn du gut vorbereitet bist. Best-Practice-Tipp: Es ist gut zu wissen, wie viel man irgendwann einmal zahlen muss. Aber sicherer ist es, wenn du auch sofort zahlst, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen, das Geld auszugeben. Wenn deine Umsätze steigen, kannst du das jederzeit deinem Finanzamt mitteilen und darum bitten, die Vorauszahlungen anzuheben. Besser als eine böse Überraschung ist das allemal.

  • Foto: © Jacob Lund – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
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  1. Frank Scheele | 28.05.2019 | 07:34

    Fundierter Beitrag und (leider) real. Als Steuerberater habe ich es bereits öfter erlebt, das Selbständige nicht aufgepasst haben und dann mit dem Problem einer großen Nachzahlung um Rat gefragt haben.
    Wenn dann auch noch verpasst wurde, die Steuererklärungen rechtzeitig abzugeben kann es sogar dazu führen dass ein Großteil des aktuellen Jahresumsatzes für die Steuernachzahlung verwendet werden muss und es extrem eng wird wenn dann noch keine Rücklagen vorhanden sind.
    Wer sich z.B. mit lexoffice zeitnah organisiert weiß viel früher, wo er steht, wie viel Steuern auf ihn zukommen und bildet erfahrungsgemäß direkt Rücklagen oder informiert das Finanzamt frühzeitig, dass Vorauszahlungen festgesetzt werden.