eRechnung

E-Rechnung, elektronische Rechnung: Was ist das überhaupt?

E-Rechnungen sind Rechnungen, die vollständig elektronisch verarbeitet werden können – von der Erstellung und dem Versand bis zur Zahlung und Archivierung. Im Wesentlichen enthalten E-Rechnungen alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge und mehr.

Der Clou: Diese Informationen liegen in einem einheitlichen und standardisierten Format vor, das von Computersystemen problemlos automatisiert verarbeitet werden kann. Dieser strukturierte Datensatz ist die Voraussetzung für den medienbruchfreien Rechnungsaustausch – unabhängig vom Softwareanbieter also und ohne manuelle Erfassung der Daten.

Was sind die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung?

Der Begriff E-Rechnung verleitet immer noch zu Missverständnissen, denn im allgemeinen Sprachgebrauch werden bildhafte Darstellungen wie in einer PDF-Datei und strukturierte Formate häufig noch in einen Topf geworfen. Deshalb ist es wichtig, sich die drei unterschiedlichen Rechnungsformen einmal genau vor Augen zu halten.

Die klassische Papierrechnung fasst alle Rechnungsinhalte bildlich zusammen. Eine elektronische oder automatische Verarbeitung ist damit nicht möglich. Auch wenn sie mittels eines Scans oder eines Fotos digitalisiert wird, entsteht keine maschinenlesbare Strukturierung. Sämtliche Daten müssen in jedem Fall manuell oder über weitere Systeme in die verwendete Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Gleiches gilt für PDF-Rechnungen. Sie sind ebenfalls nur eine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten und lassen keine elektronische und automatisierte Weiterverarbeitung zu, ohne dass Inhalte manuell oder mit Texterkennungsprogrammen für die Anforderungen der Buchungssoftware aufbereitet werden.

E-Rechnungen, wie sie die EU-Norm fordert, sind strukturiert, maschinenlesbar und ohne Medienbruch weiterzuverarbeiten. Das Datenformat ist ein rein semantisches und basiert auf einem XML-Format, das speziell für eine maschinelle Verarbeitung geschaffen wurde und für eine Sichtprüfung durch Menschen ungeeignet ist. Eine Lesbarkeit kann nur mit entsprechender Visualisierungssoftware hergestellt werden.

Zum rechtlichen Hintergrund

Gesetzliche Grundlage ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes. Damit hat Deutschland die EU-Richtlinie für E-Rechnungen umgesetzt. Mit der Richtlinie hat die EU wesentliche Vorgaben für die Umsetzung von elektronischen Rechnungen gemacht. Demnach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung,

• die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• wobei das elektronische Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Zudem hat die europäische Normungsorganisation CEN ein Datenmodell für die Norm EN 16931 erarbeitet. Auf dieser Norm basieren unter anderem die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Die Bundesregierung hat die EU-Richtlinie im E-Rechnungsgesetz und in einer Verordnung umgesetzt. Die Bundesländer verankern die Richtlinien in eigenen Gesetzen und Rechtsverordnungen.

Bin ich dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken?

Grundsätzlich können Sie bisher frei entscheiden, ob Sie im Geschäftsverkehr Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen nutzen. So regelt es das Umsatzsteuergesetz: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Papierform und elektronische Form sind dabei grundsätzlich gleichgestellt. Bei einer elektronischen Rechnung bedarf es aber nach aktuellem Rechtsstand der Zustimmung des Leistungsempfängers/der Leistungsempfängerin.
Abhängig davon, für wen Sie Aufträge erfüllen, gibt es jedoch Unterschiede.

Öffentliche Auftraggeber: Pflicht zur E-Rechnung

Unternehmer:innen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Die Pflicht wurde im November 2020 eingeführt. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Direktkäufe unter 1.000 Euro.

Auch in vielen Bundesländern gibt es mittlerweile entsprechende Vorgaben, ob und wie elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung versandt werden müssen. Die Informationen sind auf den Internetseiten der jeweiligen Bundesländer abrufbar:

• Baden-Württemberg
• Bayern
• Berlin
• Brandenburg
• Bremen
• Hamburg
• Hessen
• Mecklenburg-Vorpommern
• Niedersachsen
• Nordrhein-Westfalen
• Rheinland-Pfalz
• Saarland
• Sachsen
• Sachsen-Anhalt
• Schleswig-Holstein
• Thüringen

Prinzipiell ist für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung der Standard XRechnung vorgeschrieben. Das hat der Bund in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen festgelegt. Grundsätzlich kann aber auch ein anderes Format verwendet werden. Voraussetzung ist, dass es der EU-Norm für elektronische Rechnungen entspricht. Das ist z. B. auch beim Format ZUGFeRD der Fall (ab Version 2.1.1).

Die KosIT (Koordinationsstelle für IT-Standards) empfiehlt die Version XRechnung 2.3.1, die zum 1. August 2023 in Kraft getreten ist und die Version 2.2.0 ersetzt. Die Version 2.3.0 wird nicht zur Nutzung empfohlen.

B2B-Bereich: Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gibt es bislang keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie können Papierrechnungen nutzen oder – in Abstimmung mit ihren Vertragspartner:innen – ein rein elektronisches Rechnungsformat wie die XRechnung.

Das ändert sich ab dem 1. Januar 2025: Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen im B2B-Bereich (B2B = Business-to Business) grundsätzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Das bestimmt das Wachstumschancengesetz, welches am 22. März 2024 final vom Bundesrat verabschiedet wurde. Der Gedanke dahinter: Behörden und Unternehmen könnten die Umsatzsteuer dann einfach elektronisch von der Rechnung lesen. Das soll die Steuermeldung erleichtern.

Allerdings wird es Übergangsfristen geben: So sind bis zum 31. Dezember 2026 Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt, wenn der:die Rechnungsempfänger:in zustimmt. Bis 31. Dezember 2027 sind diese Rechnungsarten im B2B-Geschäftsverkehr auch noch erlaubt, wenn der Vorjahresumsatz des:der Rechnungsausstellenden nicht mehr als 800.000 Euro beträgt. Ab 2028 gilt die Pflicht dann schließlich für alle Unternehmen im geschäftlichen Verkehr mit anderen Unternehmen.

Unsere Empfehlung: Auch wenn es Übergangsregelungen gibt, sollten sich Unternehmer:innen schon heute damit beschäftigen, wie sie am besten auf elektronische Rechnungen umsteigen können. Denn auch wenn die Kosten relativ gering sind, müssen mit dem Umstieg auf elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen manche Abläufe im Betrieb angepasst werden. Denken Sie daran, auch Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend vorzubereiten. Die Einführung als Projekt und in mehreren Schritten hat sich bewährt.

Mittlerweile lassen sich mit vielen Rechnungs- und Buchhaltungssoftware rechtskonforme elektronische Rechnungen erstellen. So bietet z. B. lexoffice die Möglichkeit, mit wenigen Klicks gesetzlich korrekte XRechnungen zu erstellen.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Die Nutzung elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen bringt für Unternehmen einige Vorteile mit sich – für Versender wie für Empfänger. Zu den Vorteilen zählen u. a.:

• Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto
• Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten ohne Laufwege und -zeiten, etwa bei Reklamationen oder Rückfragen zu einer Rechnung
• schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität
• geringerer Lager- und Archivierungsplatz
• Reduzierung bzw. mit einer XRechnung vollständige Vermeidung von Medienbrüchen
• keine bzw. nur sehr geringe Investitionskosten
• Möglichkeit, in elektronische Geschäftsprozesse und Digitalisierung einzusteigen
• bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Dokumentation als zuverlässiger Zahler, Vermeidung von Mahnungen, langem Suchaufwand, Vermeidung von Nicht-/Doppelzahlungen und von Korrekturen

Nach Untersuchungen und Erhebungen, u. a. von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), sinken die Kosten für die Rechnungsstellung von rund 23 EUR je Papierrechnung auf knapp 6 EUR je elektronischer Rechnung. Unternehmen, die pro Jahr z. B. 500 Rechnungen versenden, können unter sonst gleichen Voraussetzungen also rund 8.500 EUR pro Jahr sparen.

E-Rechnung und GoBD: Das müssen Sie beachten

Für elektronische Rechnungen gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften zur Aufbewahrung wie für herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet: Auch E-Rechnungen müssen Sie für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Während dieser Zeit müssen die relevanten Belege nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) archiviert werden.

Wichtig ist: Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. E-Rechnungen müssen also im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit maschinell lesbar sein. Elektronische Rechnungen ausdrucken und in Papierform zu archivieren, ist nicht ausreichend.

Wenn elektronische Rechnungen in ein firmeneigenes Format umgewandelt werden, müssen sowohl die umgewandelte Version als auch das Originaldokument miteinander verknüpft und aufbewahrt werden. Falls Rechnungen als Anhang einer E-Mail verschickt werden, z. B. als PDF-Datei, muss ausschließlich die elektronische Rechnung selbst archiviert werden. Die E-Mail dient dabei lediglich als „Hülle“ und kann gelöscht werden – vorausgesetzt, die E-Mail enthält keine inhaltlich relevanten Informationen.