Im unternehmerischen Alltag spielen die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung eine zunehmend wichtigere Rolle. Ein bedeutendes Segment bildet dabei die elektronische Rechnungslegung, kurz als E-Rechnung bezeichnet. Ab dem 27. November 2020 verpflichtet der Bund seine sämtlichen Lieferanten, alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen anfallen, in elektronischer Form einzureichen.
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Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist so aufgebaut, dass all ihre Inhalte strukturiert und maschinenlesbar in einem XML-Datensatz enthalten sind. Dadurch unterscheidet sie sich maßgeblich von einer Rechnung auf Papier oder in Form einer PDF- oder anderen Bilddatei. PDFs und andere Bilddateien werden zwar ebenfalls elektronisch übermittelt, stellen im Grunde aber nichts anderes da, als ein „Foto“ von einer Papierrechnung.
Ein XML-Datensatz hingegen wird nicht nur elektronisch gesendet und empfangen, sondern kann ohne Medienbrüche und automatisiert weiterverarbeitet werden, um den Rechnungsbetrag zur Auszahlung zu bringen.
Was sind die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung?
Der Begriff E-Rechnung verleitet immer noch zu Missverständnissen, denn im allgemeinen Sprachgebrauch werden bildhafte Darstellungen wie in einer PDF-Datei und strukturierte Formate häufig noch in einen Topf geworfen. Deshalb ist es wichtig, sich die drei unterschiedlichen Rechnungsformen einmal genau vor Augen zu halten.
Die klassische Papierrechnung fasst alle Rechnungsinhalte bildlich zusammen. Eine elektronische oder automatische Verarbeitung ist damit nicht möglich. Auch wenn sie mittels eines Scans oder eines Fotos digitalisiert wird, entsteht keine maschinenlesbare Strukturierung. Sämtliche Daten müssen in jedem Fall manuell oder über weitere Systeme in die verwendete Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Gleiches gilt für PDF-Rechnungen. Sie sind ebenfalls nur eine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten und lassen keine elektronische und automatisierte Weiterverarbeitung zu, ohne dass Inhalte manuell oder mit Texterkennungsprogrammen für die Anforderungen der Buchungssoftware aufbereitet werden.
E-Rechnungen, wie sie die EU-Norm fordert, sind strukturiert, maschinenlesbar und ohne Medienbruch weiterzuverarbeiten. Das Datenformat ist ein rein semantisches und basiert auf einem XML-Format, das speziell für eine maschinelle Verarbeitung geschaffen wurde und für eine Sichtprüfung durch Menschen ungeeignet ist. Eine Lesbarkeit kann nur mit entsprechender Visualisierungssoftware hergestellt werden.
Auf der entsprechenden Webseite des Bundesinnenministeriums finden Sie detaillierte Informationen zur E-Rechnung. Die Seite wird ständig aktualisiert, so dass sie für Betroffene eine nützliche Informationsquelle darstellt.
