Die digitale Transformationder Steuerkanzlei

Über Digitalisierung und die digitale Transformation wird in den letzten Monaten viel gesprochen. Doch was genau ist damit gemeint? Und wie wird es die Branche der steuer- und rechtsberatenden Berufe beeinflussen? Was können Sie tun, um darauf vorbereitet zu sein und wie gehen Sie den Wandel an?

Digitalisierungin 4 Schritten

Die Digitalisierung unseres Alltags schreitet voran. Dadurch ergeben sich auch für den Bereich der finanziellen Dienstleistungen zahlreiche Chancen, um Geschäftsgebiete auszubauen, lästige Arbeiten loszuwerden und Umsätze zu steigern. Jedoch nicht automatisch. Die digitale Transformation der Kanzlei ist ein Prozess, der angestoßen und konsequent umgesetzt werden muss:

  1. Verantwortung bündeln

    Um die Transformation zielgerichtet voranzutreiben, müssen alle Aktivitäten zentral koordiniert werden.

    Verantwortung bündeln

    Arbeitsabläufe verschwinden, neue Dienstleistungsangebote kommen hinzu, Mitarbeiter mit anderen Kompetenzen werden benötigt: Die Transformation verändert die Grundfeste der Kanzlei und muss deshalb „Top-Down“ erfolgen.

    Die digitale Transformation steht nicht nur für den Einsatz moderner Software in der Kanzlei. Die Auswirkungen sind deutlich gravierender: Viele Tätigkeiten im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung werden digitalisiert und damit automatisch ablaufen. Der Bedarf an Mitarbeitern mit mittlerem Ausbildungsniveau wird sinken. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung die Chance einen stärkeren Fokus auf die Beratung statt auf die Verwaltung zu legen. Dafür gilt es neue Dienstleistungsangebote zu entwickeln und qualifizierte Fachkräfte zu finden bzw. vorhandene Mitarbeiter zu schulen.

    Kurz gesagt: Digitalisierung ist Chefsache. Um die Transformation zielgerichtet und effektiv voranzutreiben, ist es erforderlich, alle Aktivitäten zentral zu koordinieren. Im ersten Schritt gilt es, die Prozesse in der Kanzlei zu analysieren und auch die Zusammenarbeit mit Mandanten sowie externen Dienstleistern genau unter die Lupe zu nehmen. Anschließend müssen die einzelnen Felder der Digitalisierung bestimmt sowie der zeitliche Rahmen und das Investitionsvolumen festgelegt werden.

    Karl-Heinz Land
    „Das, was der Dampf für die industrielle Revolution war, das sind jetzt die Daten.“

    Karl-Heinz Land, Strategieberater für digitale Transformation

    Die Aufgabenstellungen sind umfassend und durchdringen die gesamte Kanzlei. Um die Digitalisierung rasch und kostengünstig umzusetzen, sollten Kanzleien die digitale Transformation zur Chefsache erklären.

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  2. Eigene Kanzlei digitalisieren

    Die digitale Transformation beginnt am besten mit der Digitalisierung der eigenen Kanzlei.

    Eigene Kanzlei digitalisieren

    Ein guter Einstieg in den Prozess der digitalen Transformation ist die Digitalisierung der eigenen Kanzlei. So kann der Steuerberater seine ersten Erfahrungen im eigenen Unternehmen machen und den Prozess langsam ausdehnen.

    Die Basis einer jeden erfolgreichen digitalen Transformation liegt in der IT-Infrastruktur. Laut der Haufe-Studie „Die moderne Steuerkanzlei 2020“ setzen 67 % der Kanzleien noch keine vernetzte Software ein, die den Datentransfer und Datenzugriff über das Internet erlaubt. Das ist eine alarmierend hohe Anzahl. Diese Kanzleien laufen Gefahr, in den nächsten fünf Jahren ihre Geschäftsgrundlage zu verlieren. Denn ohne den sicheren, digitalen Datenaustausch mit Hilfe moderner Software wird es zukünftig weder Lohnbuchhaltung noch Bilanzbuchhaltung oder Steuererklärungen geben.

    Alle Kanzleien hingegen, und auch das geht aus der Umfrage hervor, die den Sprung zur Digitalisierung bisher gewagt haben, sind mit ihrer Situation sehr zufrieden. Sie konnten Umsätze steigern und Kosten senken.

    Dr. Raoul Riedlinger
    „Die Zahlen zum Einsatz der digitalen Prozesse im Berufsstand zeigen uns, dass hier noch einiges zu tun ist. Ich empfehle den Berufsträgern, die Umstellung auf digitale Kanzleiprozesse in Angriff zu nehmen. Denn was zunächst aufwendig und lästig erscheint, wird sich schnell durch Zeitersparnis und optimierte Abläufe bemerkbar machen.“

    Dr. Raoul Riedlinger, Präsident der Bundessteuerkammer und der Steuerberaterkammer Südbaden

    Zu Beginn einer jeden Kanzlei-Digitalisierung steht immer die Prüfung der Hard- und Software. Habe ich eine stabile, gute Internetanbindung? Reicht die Bandbreite, wenn meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle online sind? Sind meine Hardware und Software auf dem neuesten Stand? Wie kann ich die Vernetzung zwischen meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie zwischen meiner Kanzlei und meinen Mandanten erhöhen? Wie sichere ich meine Daten und auch die Daten meiner Mandanten vor Zugriffen von außen? Wie schaffe ich eine revisionssichere Datenspeicherung? Solche und andere Fragen stehen am Anfang jeder digitalen Transformation.

    Viele Kanzleien arbeiten bereits mit digitalen Belegen, sprechen ihre Mandanten über E-Mails an und arbeiten online mit dem Finanzamt. Doch das reicht bei Weitem noch nicht aus. Neue Buchhaltungs- und Finanzsoftware ermöglicht eine deutlich bessere Vernetzung, sowohl innerhalb der Kanzlei wie auch zu Mandanten und zu Ämtern. Hier sollten Sie als Erstes ansetzen.

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  3. Mandanten unterstützen

    Mandaten beim Übergang in die digitale Welt beraten und effiziente Prozesse für die Zusammenarbeit aufsetzen.

    Mandanten unterstützen

    Die digitale Transformation bringt bedeutende Veränderungen für fast alle Branchen mit sich. Eine Chance für Steuerberater, sich als kompetente Partner gerade für kleine und mittelständische Unternehmen zu profilieren.

    Genau wie der Steuerberater stehen auch seine Mandanten, Lieferanten und externen Dienstleister vor dem Wandel zur Digitalisierung. Auch sie können sich der Digitalisierung nicht mehr entziehen und stehen vor denselben Herausforderungen. Zulieferer, Freiberufler und mittelständische Unternehmen werden von der Industrie immer mehr dazu getrieben, sich den neuen ökonomischen Gegebenheiten anzupassen. Insbesondere die Industrie unter dem Stichwort „Industrie 4.0“ hat dabei eine Vorreiterrolle eingenommen. Sie fordert viel von ihren Zulieferern und überfordert damit so manchen Unternehmer.

    Jochen Stepp
    „Die Digitalisierung der Wirtschaft wird in den nächsten Jahren Veränderungen mit sich bringen, denen sich niemand entziehen kann. Gerade Steuerberater sind als Mittler zwischen Ämtern, Firmen und Privatpersonen hier besonders gefragt. Nutzen Sie zusammen mit Ihren Mandanten die Vorteile der digitalen Transformation: Kostenersparnis, höhere Liquidität, Sicherheit, Entlastung und Prozessoptimierung“

    Jochen Stepp, Vorstand der DEGEV eG, Deutsche Genossenschaftliche Verrechnungsstelle für Steuerberater

    Aufgabe des Steuerberaters ist es, seine Mandanten beim Übergang von der analogen in die digitale Welt zu unterstützen. Davon profitieren beide. Die Kanzlei kann das bereits aufgebaute Wissen rund um die digitale Transformation gewinnbringend verwerten, denn viele Mandanten und nicht wenige Lieferanten sind in diesem Gebiet auf Beratung angewiesen. Digitales Belegbuchen, das Bereitstellen von Auswertungen online, Bankdatentransfer oder Online-Erfassung von Kassenbüchern bieten sowohl der Kanzlei als auch dem Mandanten großen Nutzen. Dank der Digitalisierung erhalten beide Parteien einen einfachen, schnellen sowie zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Belege und Auswertungen. Als Digitalisierungslotse kann der Steuerberater hier einen Bedarf decken, der beiden Parteien langfristige Vorteile bringt.

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  4. Digitale Lösungen rechtzeitig anbieten

    Mandanten nach Digitalisierungsbereitschaft clustern und mit den affinsten beginnen.

    Digitale Lösungen rechtzeitig anbieten

    Die digitale Zusammenarbeit ist sowohl für den Steuerberater, als auch für den Mandanten eine Herausforderung. Erste Erfahrungen sollten deshalb mit Mandanten gesammelt werden, die selbst eine große Offenheit mitbringen.

    Eine gute Strategie bei der Beratung der Mandanten zur digitalen Transformation ist es, die Mandanten entsprechend ihrem Digitalisierungspotenzial in Gruppen zu fassen. Nicht alle Mandanten sind gleich gut für die digitale Zusammenarbeit geeignet. Manche brauchen länger, um den Wandel zu vollziehen. Bei anderen rennt der Steuerberater offene Türen ein und sichert sich so für die Zukunft seinen Mandanten.

    „Digitalisierung ist die große Herausforderung für Steuerberater. Klug mit dem Mandanten vernetzte Softwaresysteme sind für das Gelingen entscheidend. Hier erwarte ich von den Systemherstellern ganzheitliche und zeitnahe Unterstützung – in der Implementierung gleichermaßen wie beim Datenschutz und sicheren Datentransfer.“

    Franz X. Aigner, Steuerberater aus Neubiberg

    Erfolgversprechend ist die Methode, bei den Mandanten zu starten, die das höchste Digitalisierungspotenzial haben. Auch die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich nicht überfordert, wenn sie sich an die neuen Prozessabläufe schrittweise gewöhnen können. Anhand folgender sechs Kriterien können Steuerberater das Digitalisierungspotenzial ihrer Mandanten ermitteln und eine erste Einteilung vornehmen:

    • Altersstruktur: je jünger, desto besser
    • Entfernung: je weiter, desto besser
    • Kommunikation bisher: je mehr online abgewickelt wurde, desto besser
    • Kassenbuch: manuell oder digital
    • Rechnungen/Zahlungsverkehr: manuell oder per Software
    • Belege: unter 50 oder über 150 – je mehr, desto besser

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Starten Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei mit den lexoffice Steuerberater Fachinformationen. Laden Sie das eBook „Digitalisierung: Endlich verständlich erklärt“ herunter und lernen Sie die wichtigen Erfolgsfaktoren kennen.

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7 Erfolgsfaktorenfür die Digitalisierung Ihrer Kanzlei

Digitalisierung bedeutet für die Branche der Steuerberater Aufbruchsstimmung, denn die Chancen sind enorm. Kanzleien, die den Wandel gewagt haben, sind mit ihrer Situation sehr zufrieden. Sie konnten Umsätze steigern, Kosten senken und ihre Position auf dem Markt festigen. Die Grundlage für den Erfolg bilden diese sieben Faktoren:

Bewusstsein schaffen

Bewusstsein schaffen

Steuerberater und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, sprich: die ganze Kanzlei, müssen sich über den stattfindenden Wandel bewusst werden. Hier gilt es, Anleitung zu geben und die Kommunikation darauf auszurichten. Digitalisierung ist auch ein Kulturwandel. Das fällt manchmal schwer, ist aber unvermeidlich. Jeder kann die eigene Vernetzung und den Umgang mit digitalen Medien ausbauen. Die Unternehmensstrategie gehört aus digitaler Perspektive auf den Prüfstand.

Zusammengefasst
  • Digitalisierung führt zu einem Kulturwandel
  • Greift auch in den Arbeitsalltag ein, ist unvermeidlich
  • Sie bietet viele Möglichkeiten, Prozesse schneller und einfacher zu erledigen
  • Die Unternehmensstrategie muss auf den Prüfstand
Bewusstsein schaffen

Verantwortung festlegen

Verantwortung festlegen

Die digitale Transformation liegt in der Verantwortung aller. Allerdings muss es eine feste Zuweisung geben, wer die Digitalisierung vorantreibt. Der Wandel ist kein isolierter Prozess, sondern durchdringt alle Abläufe der Kanzlei und betrifft auch den Mandanten. Die Unternehmensführung ist aufgerufen, den Prozess aktiv zu gestalten. Für den Erfolg in der digitalen Welt bedarf es neuer Ziele und dezentralisierter Entscheidungen.

Zusammengefasst
  • Die Kanzleiführung muss 100% hinter der Digitalisierung stehen
  • Für Fachfragen können auch Spezialisten hinzugezogen werden
  • Kanzleiziele müssen neu gesetzt werden
Verantwortung festlegen

Dienstleistung erweitern

Dienstleistung erweitern

Die digitale Transformation bringt nicht nur Kostenersparnis und steigert Effizienz. Das wahre Potenzial liegt in neuen Dienstleistungen und Serviceangeboten. Neue Abrechnungsmodelle, neue Servicezeiten und neue Beratungsangebote geben der Kanzlei die Möglichkeit, ihr Geschäftsmodell auszudehnen und neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Zusammengefasst
  • Bestehende Tätigkeiten entfallen
  • Lukrative Abrechnungsmodelle können installiert werden
  • Neue Servicezeiten werden gefordert
  • Neue Beratungsfelder können erschlossen werden
Dienstleistung erweitern

Übergreifende Prozesse

Übergreifende Prozesse

Die Digitalisierung durchdringt das gesamte Geschäftsleben – und kann nur gelingen, wenn nahtlose Übergänge geschaffen werden. Das beginnt bei internen Prozessen und erweitert sich auf die Arbeitsabläufe der Mandanten und Lieferanten. Auch diese werden ihrerseits eine Prozessharmonisierung mit ihren Zulieferern durchführen, sodass am Ende eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu einer Flexibilisierung innerhalb und außerhalb der Kanzlei führt. Die Integration externer Parteien in die Geschäftsprozesse verstärkt und beschleunigt diesen Effekt.

Zusammengefasst
  • Kanzleiübergreifende Prozesse aufbauen
  • Mandanten effiziente Schnittstellen anbieten
  • Funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern
  • Integration externer Parteien in die Kanzleiprozesse
Übergreifende Prozesse

Mitarbeiter schulen und gewinnen

Mitarbeiter schulen und gewinnen

Die digitale Welt erfordert neue Qualifikationen. Zum einen müssen neue Know-how-Träger gewonnen werden. Zum anderen gilt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterzubilden, anzuleiten und sie aktiv in den Prozess der digitalen Transformation einzubinden – von Anfang an. Zeit und Raum für die digitale Weiterbildung bilden eine wesentliche Voraussetzung, damit die Kanzlei in die digitale Zukunft eintreten kann.

Zusammengefasst
  • Neue Know-how Träger gewinnen
  • Mitarbeiter weiterbilden
  • Mitarbeiter einbinden
  • Fachkräftemangel durch Attraktivitätssteigerung begegnen
Mitarbeiter schulen und gewinnen

Für Sicherheit sorgen

Für Sicherheit sorgen

Das Gerüst der Digitalisierung ist die Vernetzung. Nur durch den Austausch von Daten auf Online-Plattformen gelingt ein nahtloser Übergang im Prozessablauf. Online-Daten müssen die gleiche Gültigkeit haben wie analoge Daten. Sie müssen verifiziert und sicher übertragen werden, vor Manipulation geschützt sowie rechts- und GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) archiviert werden können. Hardware- und Software-Lösungen für all diese Fälle gibt es bereits heute auf dem Markt, wie beispielsweise lexoffice, die Online-Lösung von Lexware.

Zusammengefasst
  • Datenübertragung auf Sicherheit prüfen
  • Auf GoBD-konforme Erstellung und Archivierung Wert legen
  • Zertifizierte Softwarelösungen einsetzen und empfehlen
Für Sicherheit sorgen

Passende Technologie wählen

Passende Technologie wählen

Veraltete IT-Systeme und Software, die nicht vernetzt arbeiten kann, erschweren den digitalen Wandel oder machen ihn gar unmöglich. Hier sind die beiden Aspekte Sicherheit und Schnelligkeit von großer Bedeutung. Softwaresysteme müssen auf ihren Einsatz in der digitalen Kanzlei hin überprüft werden. Datensicherheit, Verschlüsselung und sichere Übertragung der Daten müssen in den Vordergrund rücken. Dazu gehört auch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum sicheren Umgang mit Daten im Internet.

Zusammengefasst
  • Bestehende IT-Systeme prüfen
  • Sicherheit und Schnelligkeit sind entscheidend
  • Mitarbeiter schulen
  • Neue Herausforderungen machen auch neue Anbieter attraktiv
Passende Technologie wählen

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