Design Thinking

»Unsere Kanzlei stand am Scheideweg: Verkleinern – oder Wachstum.«

Wir trafen den Design Thinking Experten Dennis Gebhard von der Steuerkanzlei Schröder & Partner in Berlin in der 3D-Zukunftswerkstatt.

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Loslassen war der Schlüssel zum Erfolg, als die Berliner Kanzlei Schröder und Partner unterstützt durch Design Thinking zur #zukunftskanzlei wurde. Wir sprachen mit Dennis Gebhard, den wir in der 3D Zukunftswerkstatt unserer Initiative Kanzlei der Zukunft zum zweiten Mal getroffen haben.

Dennis Gebhard

Diplom-Kommunikationswirt und Design Thinker in der Kanzleiführung bei Schröder und Partner
https://www.schroederundpartner.berlin/

»Mein Name ist Dennis Gebhard, ich bin Diplom-Kommunikationswirt und habe ein Masterstudium in Wirtschaftskommunikation abgeschlossen. Daher kommt vermutlich auch mein Faible für die Strategische Planung. Im Anschluss habe ich am Hasso-Plattner-Institut der Uni Potsdam in einem einjährigen Projektstudiengang die Innovationsmethode Design Thinking kennengelernt. Dieses Jahr hat mein Leben verändert. Der ganzheitliche und nutzerorientierte Prozess von Design Thinking hat mir die Gewissheit gegeben, dass man mit dem richtigen Setting – und sicherlich auch den entsprechenden Personen – alles auf neue Füße stellen kann.«

Carola Heine: Hallo Dennis, agile Methoden wie Design Thinking sind wichtige Schritte auf dem Weg zur #zukunftskanzlei – deswegen ist für uns natürlich die Frage spannend, wie du als Diplom-Kommunikationswirt und Design Thinking Experte bei der Kanzlei Schröder & Partner in Berlin gelandet bist.

Bei uns dreht sich vieles um den Wandel in der Branche

Dennis Gebhard: Die Kanzlei stand 2009 mit 13 Mitarbeitern an einem Scheideweg zwischen Wachsen oder Verkleinern. Nachdem sich die Inhaber der Kanzlei – Oliver Büttner und Helmut Schröder – für Wachstum entschieden haben, ging es darum, das Profil der Kanzlei zu schärfen: Einerseits die Strukturen anzupassen und zeitgleich das familiäre Miteinander fortzuführen. Es lag auf der Hand, dass die Kanzlei zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf neue Füße gestellt werden sollte. Dafür ist Design Thinking die perfekte Methode – und so kam auch ich ins Spiel.

Aktuell dreht sich bei uns viel um den Wandel in der Branche. Wir gehen davon aus, dass alle deklaratorischen Tätigkeiten über kurz oder lang digitalisiert und dann automatisiert werden: Das heißt, dass wir einen Großteil der Umsätze künftig in der Beratung erwirtschaften müssen.

Dafür stellen wir uns und unsere Mitarbeiter gerade ganz neu auf. Neue Themenfelder, neue Kompetenzen bei den Mitarbeitern entwickeln, neue Akquise-Methoden angehen. Wir wandeln uns also zu einem Beratungsunternehmen – mit allem Drum und Dran.

Carola Heine: Du bist also unbelastet vom Wissen über die Steuerbranche eingestiegen und hast frischen Wind in die Prozesse gebracht? Das ist mutig, sowohl von dir als auch von deinen Chefs. Wie ist es gelaufen?

Dennis Gebhard: Da ich keine Ahnung von der Materie hatte, aber über meine langjährige Trainertätigkeit im Bundesliga-Hockey eine gewisse Empathie mitbringen konnte, hatte ich die Legitimation, alles in Frage zu stellen. Allerdings habe nicht ich die Prozesse revolutioniert, sondern die Mitarbeiter waren es selbst. In der Geschäftsführung haben wir die Ziele formuliert und den Rahmen gesetzt, in dem sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bewegen dürfen, um die Prozesse und Strukturen zu optimieren. Hin und wieder haben dabei natürlich auch meine dummen Fragen einen neuen Impuls gegeben.

Der Schlüssel zum Erfolg war und ist, dass die Inhaber losgelassen haben.

Sie haben den Mehrwert darin erkannt, dass sich die Leute mit Prozessen und Inhalten beschäftigen sollten, die damit auch wirklich zu tun haben. Das funktioniert aber nur, wenn wir als Kanzleiführung die Leitplanken und das Ziel vorgeben. Den Weg findet dann das Team.

Carola Heine: Du hast an der lexoffice Zukunftswerkstatt in TriCAT Spaces teilgenommen. Was hat dich motiviert, dich dort anzumelden?

Dennis Gebhard: Ich war bereits Teil der Zukunftswerkstatt auf Zeche Zoll und habe so die Entwicklungen des Projekts nebenbei immer beobachtet. Da ich es spannend finde, sich mit anderen innovativen Menschen über die Entwicklung der Branche auszutauschen, war für mich klar, dass ich gerne weiterhin Teil der Zukunftswerkstatt sein möchte.

Es hat natürlich etwas gedauert, bis alle mit der ungewohnten 3D-Umgebung warm geworden sind, aber dann war es in der Tat ganz spannend. Für mich stand im Vordergrund, den einen oder anderen Gedanken mitzunehmen, ein paar Leute „wiederzusehen“, in dem Projekt am Ball zu bleiben und diese 3D-Welt einmal zu erleben.

Die TriCat-Welt war nach unzähligen ermüdenden Video-Meetings echt ganz erfrischend, da man plötzlich aktiv laufen musste. Ich muss aber auch sagen, dass es für solche Workshop-Formate zwar besser als ein reines Video-Meeting ist, aber den analogen Austausch nicht ersetzen kann. Vor allem nicht dann, wenn sich die Gruppe nicht kennt.

Daher würde ich sagen, dass solche 3D-Welten auch in der Kanzlei helfen könnten, um gemeinsam an einem Thema zu arbeiten. Projektarbeit bleibt im Lockdown und in der digitalen Arbeit nach meiner Erfahrung etwas auf der Strecke und so könnte man das vielleicht gelegentlich etwas auffangen.

Carola Heine: Was fällt dir als erstes ein, wenn du an die #Zukunftskanzlei denkst?

Dennis Gebhard: Für mich gibt es zwei Geschäftsmodelle in der Zukunft: Deklarationsfabrik oder Beratungskanzlei. Die größten Lücken entstehen auf dem Weg dort hin.
Zum einen in der Digitalisierungskompetenz – Schnittstellen sind für viele Unternehmen, aber auch Steuerberater und sogar zum Teil Software-Hersteller noch Neuland – und zum anderen im Wandel des Aufgabenfeldes der Mitarbeiter.

Außerdem muss – zumindest in den Beratungskanzleien – ein Umdenken bei der Akquise und dem Geschäftsmodell stattfinden. Beratung ist häufig Projektgeschäft, das man ganz anders akquirieren muss als Buchführung und Jahresabschluss, die Monat für Monat oder Jahr für Jahr wiederkommen.

Wir von Schröder & Partner haben für uns den Entschluss gefasst, dass wir allen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch einen Job in der neuen Welt bieten möchten – und dieser sollte den Leuten natürlich auch noch gefallen. Es geht also darum, neue Kompetenzen aufzubauen – für uns aktuell besonders im Fokus: die Kommunikations-Skills des Teams. Daher werden wir jetzt für die nächsten Jahre kontinuierlich mit einer Kommunikationstrainerin zusammenarbeiten.

Carola Heine: Das ist wirklich sehr fortschrittlich. Wie digital sind denn eure Kunden heute schon aufgestellt?

Dennis Gebhard: Ziemlich digital. Für uns war es in der Vergangenheit wichtig, dass wir für uns eine Digitalisierungskompetenz aufbauen. Wir haben aus eigenem Anspruch digitalisiert, um Erfahrungen mit diesen neuen Prozessen zu sammeln. Alles, was reinkommt, wird digitalisiert: Post, Bescheide, Belege usw. Dadurch haben wir Standards geschaffen, mit denen wir uns sicher fühlen.

Mit diesem Wissen und Selbstverständnis können wir ganz anders nach außen auftreten und locken somit schon eine ganz andere Klientel an. Und bei Neumandanten pochen wir auch auf diese digitalen Standards in der Zusammenarbeit. Bei den teilweise langjährigen Mandanten gehen wir nun den Schritt und machen Ihnen das Angebot, sie auf die Reise mitzunehmen und bei der Digitalisierung zu beraten und zu unterstützen. Viele nehmen das an und einige suchen sich dann einen neuen Steuerberater, der besser zu ihren Bedürfnissen passt – das ist auch okay.

Carola Heine: Ich habe gelesen, dass ihr einfach in Stendal eine Zweigstelle eröffnet habt, weil mehrere Kollegen dort wohnten. Das klingt traumhaft. War das wirklich so simpel und einfach umzusetzen?

Dennis Gebhard: Eigentlich ja. Unsere digitalen Prozesse machen es möglich. Unsere gesamte Infrastruktur steckt in der Cloud. Wir mussten also nur die geeigneten Räume finden, stabiles und schnelles Internet buchen – das ist nicht immer ganz so einfach – und einen Router anschließen. Wir haben die Schreibtische eingepackt und sihd nach Stendal gefahren, haben die Technik aufgebaut und schon waren die vier arbeitsfähig.

Das klappt aber auch nur, da wir über unser Qualitätsmanagement einheitliche Prozesse und klare Verantwortlichkeiten definiert haben. Uns ist es nämlich wichtig, dass sich nicht zwei Parallelwelten entwickeln, sondern wir weiterhin ein Team bleiben.

Carola Heine: Welchen Umbruch hat es in eurer Kanzlei konkret durch Corona gegeben und wie habt ihr ihn bewältigt? Und was hat dieses Jahr für dich verändert?

Wir hatten bereits eine Betriebsvereinbarung für Mobiles Arbeiten ins Leben gerufen

Dennis Gebhard: Der größte Umbruch war sicherlich, dass rund 2/3 der Kollegen insgesamt nun fast 5 Monate von Zuhause gearbeitet haben – und ein Ende vor Ostern ist auch nicht wirklich in Sicht. Gerade für die gemeinsame Projektarbeit und eine Kanzleikultur, die auch viel vom Zwischenmenschlichen lebt, ist das schon echt eine Umstellung. Unsere Leistungsprozesse sind davon zum Glück so gut wie gar nicht betroffen, da wir schon im Vorfeld so digital aufgestellt waren.

Fast beängstigend ist dabei, dass wir erst zu Beginn des letzten Jahres eine Betriebsvereinbarung für Mobiles Arbeiten ins Leben gerufen haben und unsere Teamstruktur für ein Führen auf Distanz im Hinblick auf den Standort in Stendal umgestellt haben. Beides konnten wir nun wunderbar sehr intensiv testen. Diese Erfahrungen werden sicherlich auch in unsere nächsten Überlegungen mit einfließen.

Eins steht fest: Einige werden nach der Pandemie-Phase die bisher verfügbaren 2 Tage im Monat intensiv für Mobiles Arbeiten nutzen und andere sind heilfroh, wieder Tag für Tag in die Kanzlei zu kommen.

Für mich persönlich hat sich nicht sooo viel verändert. Mit Ausnahme von 10 Tagen ganz zu Anfang der Pandemie, die ich von Zuhause gearbeitet habe, weil ich aus dem Skiurlaub zurückgekommen bin, gehöre ich zu dem Kernteam, das hier die Prozesse in der Kanzlei aufrechterhält – natürlich mit Maske, Abstand und Kontaktlisten. So ein paar Prozesse bleiben auch bei uns aktuell noch analog.

Insgesamt hat die Zeit auch noch einmal bekräftigt, dass man auch viel über Video-Besprechungen abfedern kann, sowohl mit den Mandanten als auch mit den vier Leuten in Stendal. Wir freuen uns aber darauf, hoffentlich im Sommer irgendwann unsere Weihnachtsfeier nachzuholen – denn das ist etwas, was bei allen Angeboten für uns digital nicht wirklich funktioniert. So gibt es dann „Last Christmas“ und Glühwein halt im Juli oder August.

Carola Heine: Das hört sich nach guten konkreten Zukunftsplänen an – dafür wünsche ich euch viel Erfolg!

Initiative Kanzlei der Zukunft

Fortschritt entsteht nur da, wo Chancen erkannt und genutzt werden. In der immer gleichen Peergroup ist das jedoch nicht einfach. Deshalb arbeiten wir in unterschiedlichen Formaten gemeinsam mit Steuerberatern, Kanzleimitarbeiter, Branchenexperten und Fachjournalisten gemeinsam ein Zukunftsbild der Steuerkanzlei.

Studie zur Kanzlei der Zukunft (Download)

Kostenloser Download der Studie #zukunftskanzlei
  • Foto: Adobe Stock SFIO CRACHO
Über den Autor
Carola Heine
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