Aufbewahrungspflichten berechnen

Im Büro türmen sich Aktenordner mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Ob Abschlussrechnungen, Lohnlisten oder Verträge: für jedes Dokument gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Vielleicht haben sich bei Ihnen schon Unterlagen angesammelt, die bereits aussortiert werden können, weil die Pflicht zur Aufbewahrung bereits abgelaufen ist? Mit unserem kostenlosen Rechner für Aufbewahrungsfristen können Sie ganz leicht prüfen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Wo ist die Aufbewahrungsfrist bzw. sind Aufbewahrungspflichten geregelt?

Als Kleinunternehmer, Freelancer und Selbständige müssen Sie nach
§238und §257 HGB des HGB Geschäftsunterlagen über gewisse Zeiträume aufbewahren. Sie unterliegen folglich strengen Aufbewahrungspflichten für wichtige Dokumente. Diese Aufbewahrungspflichten betreffen nicht nur Rechnungen. Das HGB §257 Abs. 1 differenziert zwischen einer Sechs- bzw. Zehn-Jahres-Frist. Beispiel Rechnungen: Diese müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.

Überdies sind die Aufbewahrungspflichten im Steuerrechts, genauer gesagt in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie sollten die Aufbewahrungsfrist folglich aus verschiedenen Gründen exakt berechnen und die Aufbewahrungspflichten genau einhalten. Bei Zuwiderhandlung können empfindliche Strafen folgen.

Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in welchem die Erstellung oder Anpassungen der Schriftstücke z.B. von Rechnungen erfolgte. Aufbewahrungsfristen können sich aber auch noch weiter verlängern! Sind die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig und ist deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, gelten verlängerte Fristen (§147 Abs. 3 AO).

Aufbewahrungsfristen einhalten ist mit lexoffice ganz einfach

Mit lexoffice kommen Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht automatisch nach. Scannen Sie einfach Ihre Belege ein und schon werden diese von lexoffice GoBD-konform archiviert. Zudem sind Ihre Belege digital gespeichert und somit viel sicherer als im Pendelordner in Ihrem Büro. Dort können Sie verloren gehen, zerstört oder entwendet werden. Mit lexoffice passiert Ihnen das nicht!