Übungsleiter sind ein zentraler Bestandteil des Vereinslebens. Sie geben den Vereinen durch ihre meist nebenberuflich ausgeübte Tätigkeit den nötigen Rückhalt und sind Dreh- und Angelpunkt eines gut funktionierenden Vereins. Der besonderen Rolle von Übungsleitern wird deshalb mit der Übungsleiterpauschale Tribut gezollt. Bei der Betriebsprüfung im Verein kann sie allerdings zum Problem werden und bei falscher Einschätzung zu erheblichen Nachzahlungen führen. Wir zeigen, was es zu beachten gibt.
Die Übungsleiterpauschale
Was steckt dahinter?
Hinweis: Artikel aktualisiert im Januar 2021 auf Basis der gesetzlichen Änderungen zum Jahreswechsel und im August 2023.
Das Wichtigste in Kürze
Nebenberufliche Ausbilder:innen, Pfleger:innen, Erzieher:innen und Künstler:innen können mit der Übungsleiterpauschale bis zu 3.000,00 Euro steuerfrei verdienen.
Als Nebenberuf gilt eine Tätigkeit, die nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einnimmt, die für den Hauptberuf aufgebracht wird. Für Personen ohne Hauptberuf wie beispielsweise Student:innen, Hausfrauen, Hausmänner oder auch Arbeitslose gilt die Übungsleiterpauschale aber ebenfalls.
Damit ein Anspruch auf die Übungsleiterpauschale entsteht, muss die entsprechende Tätigkeit eine pädagogische Ausrichtung aufweisen, künstlerisch sein oder zu den Pflegeberufen für alte, kranke oder behinderte Menschen gehören.
Was ist die Übungsleiterpauschale?
Die Übungsleiterpauschale (auch Übungsleiterfreibetrag genannt) ist eine steuerbefreite Vergütung bei sozialem Engagement, die bis zu einer Höhe von 3.000 EUR gewährt wird. Der Staat belohnt damit die Leistung, die Übungsleiter für das Vereinsleben erbringen, und möchte gleichzeitig bürgerschaftliches Engagement fördern.
Die Übungsleiterpauschale ist an diese Voraussetzungen geknüpft:
- Die Tätigkeit als Übungsleiter darf nicht im Hauptberuf ausgeübt werden, sondern muss nebenberuflich erfolgen. Eine nebenberufliche Tätigkeit setzt dabei keinen Hauptberuf voraus! Eine Tätigkeit gilt vielmehr dann als nebenberuflich, wenn sie zeitlich nicht mehr als 1/3 eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt.
- Die Übungsleitertätigkeit muss für eine öffentliche oder öffentlich-rechtliche Institution im Inland oder EU-/EWR-Ausland oder für eine von der Körperschaftssteuer befreite, gemeinnützige Organisation ausgeübt werden.
- Die Einnahmen als Übungsleiter gelten bis zu einem Jahresbetrag von 3.000 EUR als steuerfreie Aufwandsentschädigungen. Der Jahresbetrag stellt aber keine Grenze für die Höhe des Einkommens dar, nur muss über den Jahresbetrag hinausgehendes Einkommen normal versteuert werden.
Beispiele für Übungsleitertätigkeiten
Wichtig ist, dass eine Übungsleitertätigkeit immer gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich sein muss, damit sie sich für die Übungsleiterpauschale qualifiziert. Die meisten Tätigkeiten von Übungsleiter:innen können auch hauptberuflich ausgeführt werden. Dann werden sie aber nicht für die Übungsleiterpauschale berücksichtigt.
Typische Tätigkeiten eines Übungsleiters sind:
- Trainer und Trainerin bei Fußballvereinen
- Dozententätigkeit an Volksbildungswerken
- Chorleiter:in oder Dirigent:in bei Musik- oder Gesangsvereinen
- Pfleger:in oder Erzieher:in
- Künstlerische Tätigkeiten wie Musizieren oder Singen
- Rettungssanitäter:in, wenn die Voraussetzungen nach § 3 Nr. 26 EStG erfüllt sind
- Rechtliche Betreuer und Betreuerin
- Hauswirtschaftliche Tätigkeiten wie Putzen, Kochen und Einkaufen, sofern dies im privaten Rahmen stattfindet und nicht beispielsweise in einem Altenheim
- Schulbusbegleiter:in und Schulweghelfer:in
- Ferienbetreuung
- Notarzt und Notärztin
- Rettungschwimmer:in
Nicht begünstigt von der Übungsleiterpauschale sind:
- Notfallfahrdienste bei Blut- und Organtransporten
- Mahlzeitenbringdienste
- Hausnotrufdienste
- Tätigkeiten bei Pferdesportveranstaltungen
Die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung
Gesetzlich ist die Übungsleiterpauschale keiner Einkunftsart zugeordnet. Deshalb ändert sich bei der Erstellung der Steuererklärung kaum etwas, wenn man die Übungsleiterpauschale als Arbeitnehmer:in nutzt oder als selbstständige Person. Allerdings unterscheiden sich die Anlagen der Steuererklärung, in die die Übungsleiterpauschale eingetragen werden muss.
Selbstständige Steuererklärung
Selbstständige müssen die Einnahmen als Übungsleiter beziehungsweise Übungsleiterin in die Anlage S eintragen.
Wenn die Einnahmen steuerfrei bleiben, weil der Übungsleiterfreibetrag nicht überschritten wird, muss dafür keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgegeben werden.
Sind die Einnahmen höher als der Freibetrag oder sollen auch Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine EÜR erstellt werden. Diese wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt.
Übersteigen die Einnahmen eines Jahres die 3.000,00 Euro der Übungsleiterfreigrenze führt also kein Weg an der EÜR vorbei.
Natürlich muss eine EÜR ohnehin erstellt werden, wenn andere Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit vorliegen.
Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen Steuererklärung
Arbeitnehmer:innen tragen die Übungsleitereinnahmen in die Anlage N der Steuererklärung ein. Alle Einnahmen, die die Übungsleiterfreigrenze von 3.000,00 Euro übersteigen, kommen dabei in die Spalte für „steuerpflichtigen Arbeitslohn, von dem kein Steuerabzug vorgenommen worden ist“.
Freigrenze für Betreuer, Vormunde und Pfleger
Der Übungsleiterfreibetrag kann auch in Anspruch genommen werden, wenn Betreuer:innen, Vormunde oder Pfleger:innen im Sinne des BGB tätig sind.
Das ist dann der Fall, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- Ehrenamtliche Betreuer:innen, die nebenberuflich als gesetzliche Vertretung für eine erwachsene Person auftreten, da diese Person beispielsweise aufgrund von Krankheit oder Behinderung bestimmte Angelegenheiten nicht selbst regeln kann.
- Ausführung einer gerichtlichen Vormundschaft für eine minderjährige Person.
- Die Pflege einer minderjährigen oder erwachsenen Person, die nur für bestimmte Angelegenheiten oder über einen bestimmten Zeitraum gilt. Beispielsweise die Verwaltung von Geldanlagen bis zur Volljährigkeit.
Betreuer:innen bekommen eine steuerfreie Pauschale von 399,00 Euro pro Fall, sofern diese in der Gesamtheit nicht die Freigrenze von 3.000,00 Euro übersteigt. Ihre Aufwandsentschädigungen müssen Betreuer:innen grundsätzlich als „sonstige Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit“ angeben.
Die Freigrenze bei sonstigen Einkünften
Für die Aufgaben als Betreuer:in, Vormund oder Pfleger:in können sonstige Einkünfte aus ehrenamtlichen Tätigkeiten anfallen. Diese sind nach Abzug des Freibetrags von 3.000,00 Euro bis zu einem Betrag von 256,00 Euro im Jahr steuerfrei. Sobald die Einkünfte aber die 256,00 Euro übersteigen, ist der komplette Betrag zu versteuern.
Beispielrechnung: Freigrenze überschritten
Angenommen, Sie sind als Betreuer:in tätig und bekommen dafür 399,00 Euro im Jahr als Aufwandsentschädigung. Gleichzeitig leiten Sie freiberuflich einen Chor und bekommen dafür 3.200,00 Euro.
Dann müssen 599,00 Euro versteuert werden. 200,00 Euro, die durch den Chor bereits über der Übungsleiterfreigrenze liegen und die zusätzlichen 399,00 Euro durch die Betreuung.
Die Alternative zur Übungsleiterpauschale: der Freibetrag für ehrenamtliche Tätigkeit
Für andere nebenberufliche Tätigkeiten im öffentlichen oder gemeinnützigen Dienst gibt es den Ehrenamtsfreibetrag (auch Ehrenamtspauschale genannt) in Höhe von 840 EUR jährlich (70 EUR monatlich). Die steuerfreie Ehrenamtspauschale gehört nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Der Freibetrag ist im Gegensatz zur Übungsleiterpauschale ein allgemeiner Freibetrag, der an keine bestimmten Tätigkeiten gebunden ist.
Weitere Pauschalen
Es gibt noch weitere Pauschalen, die vielleicht für Sie infrage kommen:
Werbungskostenpauschale
Sofern keine andere Anstellung vorhanden ist, kann es sinnvoll sein, eine ehrenamtliche Tätigkeit als Arbeitnehmer:in auszuführen. Mit einem Arbeitsvertrag stehen Ihnen dann 1.230,00 Euro als Arbeitnehmer-Pauschbetrag zu.
Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag bleibt zusätzlich zur Übungsleiterpauschale und zur Ehrenamtspauschale steuerfrei. So können insgesamt 4.230,00 Euro steuerfrei eingenommen werden.
Aufwendungsersatz
Es besteht grundsätzlich ein Anspruch darauf, dass Aufwendungen für ein Ehrenamt ersetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine bezahlte oder unbezahlte Tätigkeit handelt.
Zu Aufwendungen zählen unter anderem Reisekosten, Gebühren oder der Kauf von Materialien.
Wichtig ist, dass immer ein Nachweis für die Aufwendungen vorliegen muss. Der ehrenamtliche Verein kann diese Aufwendungen dann steuerfrei erstatten.
Härteausgleich
Der Härteausgleich gilt, wenn Arbeitnehmer:innen eine Übungsleitertätigkeit selbstständig ausüben. Die Freigrenze liegt dann bei 410,00 Euro.
In dem Fall bleiben also 3.410,00 Euro steuerfrei. Bei einem Betrag zwischen 410,00 Euro und 820,00 Euro setzt das Finanzamt zudem einen ermäßigten Steuersatz an. Dieser Härteausgleich findet in der Regel durch das Finanzamt automatisch statt.
Aufwands- und Rückspende
Wer für ein Ehrenamt eine Verzichtserklärung unterschreibt und so kein Geld von der entsprechenden annimmt, kann Aufwandsspenden als Sonderausgaben von der Steuer absetzen.
Die Bedingungen dafür sind:
- Die Organisation muss eine Bezahlung in Betracht gezogen und nicht ohnehin ausgeschlossen haben.
- Es muss eine schriftliche Vereinbarung vorliegen, die besagt, dass Anspruch auf den Ersatz von Aufwendungen oder eine Vergütung besteht, auf die aber verzichtet wird.
- Die Bescheinigung darf nicht nachträglich ausgestellt worden sein.
Die Verzichtserklärung muss seit 2016 jährlich vorgelegt werden. Zuvor galt ein Zeitraum von drei Monaten.
Die Rückspende ist der Verzicht auf die Vergütung. Sie bekommen im Grunde eine Vergütung, die Sie durch den Verzicht wieder zurück an die Organisation spenden. Das können Sie in der Steuererklärung in der Anlage Sonderausgaben angeben und so einen Teil der gesparten Steuern zurückbekommen.
Können Pauschalen kombiniert werden?
Ist jemand bei zwei verschiedenen Vereinen tätig, kann der Übungsleiterfreibetrag beider Vereine kombiniert bzw. steuerfrei erhalten werden, solange der Freibetrag von 3.000 EUR nicht überschritten wird. Der Mehrbetrag muss dann normal versteuert werden.
Die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale können nicht beide gleichzeitig für dieselbe Tätigkeit in Anspruch genommen werden. Bei verschiedenen Tätigkeiten besteht aber die Möglichkeit beide Pauschalen zu kombinieren. Der Verein sollte dann aber darauf achten, beide Entgelte getrennt zu überweisen. Beispiel: Eine Person ist zusätzlich zu seiner Tätigkeit als Chorleiter im gleichen Verein auch als Sänger tätig. Beide Pauschalen können dann beansprucht werden.
Eine Frage, die in Vereinen oft gestellt wird, ist: Kann ein Übungsleiter, der als Minijobber auf 520-Euro-Basis angestellt ist, auch für die Übungsleiterpauschale qualifiziert sein? Da die Pauschale kein Gehalt, sondern eine Aufwandsentschädigung darstellt, ist die Kombination mit dem Minijob möglich. Die Übungsleiterpauschale kann zusätzlich gezahlt werden: Ein Verein kann Übungsleitern also insgesamt 770 EUR (520 EUR + 250 EUR) steuerfrei zahlen.
Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale für Helfer in Corona-Impfzentren
Freiwillige Helfer in Corona-Impfzentren, die direkt an der Impfung beteiligt sind, d. h. in Aufklärungsgesprächen oder direkt beim Impfen, haben Anspruch auf die Übungsleiterpauschale.
Helfer, die nebenberuflich in der Verwaltung und Organisation von Impfzentren aktiv sind, erhalten die Ehrenamtspauschale. Teilweise wird die Ehrenamtspauschale auch für ehrenamtliche Helfer in Corona-Testzentren gewährt.
Wie bestimmt man, ob ein Übungsleiter Angestellter oder freier Mitarbeiter ist?
Für die Übungsleiterpauschale an sich ist es egal, ob die Übungsleitertätigkeit selbstständig ausgeübt wird oder nicht. Wichtig wird die Frage, ob der Übungsleiter Angestellter oder freier Mitarbeiter ist, allerdings bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung. Vereine beschäftigen Übungsleiter oft im Irrglauben, diese seien freie Mitarbeiter, obwohl sie tatsächlich als normale Angestellte einzustufen sind und dann auch unter anderem versichert werden müssten.
Im Falle einer Betriebsprüfung kann es dann zu empfindlichen Nachzahlungen für betroffene Vereine führen. Vereine müssen daher individuell prüfen, welchen Status Übungsleiter haben. Bei der Einschätzung des Übungsleiters ist der Grad der Abhängigkeit vom Verein ausschlaggebend. Diese Fragen können bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung helfen:
- Findet das Training in eigener Verantwortung statt? Merkmale für die eigene Verantwortung sind, dass der Übungsleiter zum Großteil selbst festlegt, wie lange und wo das Training stattfindet und auch die Inhalte selbst bestimmt. Außerdem stimmt er sich wegen der Nutzung von Sportanlagen mit anderen im Verein Tätigen ab.
- Wie ist der zeitliche Aufwand und wie fällt die Vergütung des Übungsleiters aus? Je geringer beides ausfällt, desto mehr spricht für seine Selbstständigkeit.
- Gibt es vertraglich vereinbarte Ansprüche? Ansprüche auf durchgehende Bezahlung bei Urlaub oder Krankheit sowie Ansprüche auf Weihnachtsgeld oder ähnliche Sonderzahlungen sprechen für ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis.
Tipp: Zur Sicherheit kann man sich bei den regional zuständigen Stellen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts Rat einholen oder ein Statusanfrageverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund beantragen.
Welche Folgen hat der Status des Übungsleiters auf die Versicherungspflicht?
Hat die Überprüfung ergeben, dass der Übungsleiter ein Angestellter in einem Minijob-Arbeitsverhältnis ist, dann muss der Arbeitgeber für den Minijob pauschale Sozialversicherungsbeiträge zur Krankenversicherung in Höhe von 13 % und zur Rentenversicherung in Höhe von 15 % entrichten.
Aber: Nur, weil ein Übungsleiter nicht Angestellter, sondern selbständig tätig ist, bedeutet das nicht automatisch, dass für ihn keine Rentenversicherungspflicht gilt.
Selbstständige Übungsleiter unterliegen immer der Rentenversicherungspflicht, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer selbstständigen Tätigkeit keine Arbeitnehmer beschäftigen.
Welche arbeitsrechtlichen Folgen hat der Status?
Wenn der Übungsleiter als Angestellter einzustufen ist, sind verschiedene Regelungen für Arbeitsverhältnisse zu beachten:
- Der Kündigungsschutz sowie Kündigungsfristen sind einzuhalten.
- Es besteht ein Anspruch auf bezahlten Urlaub und Entgeltfortzahlung.
- Der Beschäftigtendatenschutz ist zu beachten.
- Der gesetzliche Mindestlohn muss gezahlt werden.
- Bei Minijobs und kurzfristigen Beschäftigungen muss zudem die Arbeitszeit aufgezeichnet werden (die Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden).
Außerdem muss ein Minijob-Arbeitsvertrag abgeschlossen werden. Für angestellte Übungsleiter ist der „Freie Mitarbeiter-Vertrag als Übungsleiter/Sport“ des Deutschen Olympischen Sportbundes zu empfehlen. Dies gilt, sofern die Einnahmen des Übungsleiters nicht 700 EUR (Summe aus Minijob und Übungsleiterpauschale) übersteigt.
Welche steuerrechtlichen Folgen hat der Status?
Der Freibetrag bis 3.000 EUR zählt nicht als Arbeitsentgelt. Ist der Verdienst aber höher, fällt Lohnsteuer an. Außerdem sind dann die Vorschriften über geringfügig entlohnte Beschäftigungen anzuwenden. Falls das Honorar 700 EUR (450 EUR und 250 EUR) monatlich nicht übersteigt, ist die Pauschalsteuer von 2 % vom Verein an die zuständige Bundesknappschaft zu entrichten. Falls der Verdienst aber höher als 700 EUR ist, muss der Angestellte nach den gespeicherten Lohnsteuermerkmalen besteuert werden. Der steuerpflichtige Lohn ist dann um den Pauschalbetrag von 250 EUR monatlich zu vermindern.
Was droht bei einer falschen Zuordnung?
Wenn der Übungsleiter vom Verein fälschlicherweise als freier Mitarbeiter und nicht als Angestellter eingestuft wurde, so hat das bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Folgen. Im Rahmen von Verjährungsvorschriften müssen dann rückwirkend entsprechende Beiträge gezahlt werden.
Tipp: Wenn das für den Übungsleiter gezahlte Entgelt monatlich 250 EUR übersteigt, sollte der Verein sicherheitshalber zunächst davon ausgehen, dass es sich um ein Angestelltenverhältnis handelt und im besten Fall eine Statusfeststellung vornehmen lassen. In der Praxis sind Übungsleiter nämlich meistens nicht selbstständig, sondern gelten als geringfügig Beschäftigte.
Verluste geltend machen
Entsteht durch die Werbungskosten oder die Betriebsausgaben im Rahmen einer Übungsleitertätigkeit ein Verlust, kann dieser unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden.
Übungsleiter:innen können den Verlust beispielsweise mit dem Gehalt aus der Hauptbeschäftigung verrechnen und so weniger Steuern zahlen.
Wichtig ist jedoch, dass langfristig ein Überschuss aus einer Nebentätigkeit als Übungsleiter:in entsteht. Ansonsten kann es passieren, dass das Finanzamt diese Tätigkeit als Liebhaberei einstuft. Dann können keinerlei steuerlichen Vorteile im Zusammenhang mit der Übungsleitung mehr genutzt werden.
Übungsleitervertrag – Checkliste
Mit dieser Checkliste vergessen Sie im Übungsleitervertrag keine wichtigen Angaben mehr:
FAQ: Fragen und Antworten zur Übungsleiterpauschale
Wie viel Stunden darf ein Übungsleiter arbeiten?
Die Tätigkeit als Übungsleiter muss nebenberuflich erfolgen. Eine Tätigkeit gilt dann als nebenberuflich, wenn sie zeitlich nicht mehr als 1/3 eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt. Geht man von 40 Stunden als Vollzeit-Job aus, darf die Übungsleitertätigkeit die 13h pro Woche nicht überschreiten.
Was passiert, wenn Sie die Übungsleiterpauschale überschritten haben?
Die Übungsleiterpauschale ist keine Einkommensgrenze. Über den Jahresbetrag hinausgehendes Einkommen muss dann nur normal versteuert werden.
Kann man in mehreren Vereinen eine Übungsleiterpauschale beantragen?
Ist jemand bei zwei verschiedenen Vereinen tätig, kann der Übungsleiterfreibetrag beider Vereine kombiniert bzw. steuerfrei erhalten werden, solange der Freibetrag von 3.000 EUR nicht überschritten wird. Der Mehrbetrag muss dann normal versteuert werden.
Wie wird Übungsleiterpauschale versteuert?
Die Übungsleiterpauschale ist bis zum Freibetrag von 3000 € pro Jahr steuerfrei.
Was muss der Verein bei der Übungsleiterpauschale beachten?
Wichtig ist Klarheit bei der Einstufung des Übungsleiters als Angestellter oder freier Mitarbeiter, da diese Einstufung relevant für die versicherungsrechtliche Beurteilung ist. Bei falscher Einstufung drohen im Falle einer Betriebsprüfung empfindliche Nachzahlungen. Im Zweifelsfall lassen Sie eine Statusfeststellung durchführen.
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