Geschäftsführervertrag

Wer in einer GmbH als Geschäftsführer:in einberufen wird, hat eine Sonderstellung im Unternehmen. Mit dieser Position geht die Leitung, Repräsentation und Vertretung der GmbH einher. Geschäftsführer:innen sind somit maßgeblich mitverantwortlich für den unternehmerischen Erfolg. Die Funktion umfasst spezielle Rechte, Anforderungen und Zielvorgaben. Sie werden im Geschäftsführervertrag geregelt. Abgeschlossen wird er zwischen dem Unternehmen, das durch die Gesellschafter:innen vertreten wird, und der geschäftsführenden Person.

Welche Bereiche regelt der Geschäftsführervertrag?

Vornehmlich sind im Vertrag die Rechte und Pflichten der geschäftsführenden Person festgeschrieben. Die inhaltliche Ausprägung des Geschäftsführervertrags kann variieren und ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der Branche sowie vom Geschäftsbereich und der Gesellschafterstruktur. Es gibt jedoch einige Punkte, die in einem solchen Vertrag immer zu beachten sind. Wichtige Bestandteile umfassen Angaben zum Beginn der Tätigkeit, zu den Befugnissen im Hinblick auf Geschäftsführung und Vertretung, Bestimmungen im Hinblick auf zustimmungspflichtige Geschäfte sowie Pflichten und Verantwortlichkeiten der geschäftsführenden Person. Dazu gehört zum Beispiel die Aufstellung von Jahresabschlüssen innerhalb einer definierten Frist, die auch kürzer sein kann als die gesetzlich vorgeschriebene Frist. Weitere Inhalte betreffen die Haftung, Vorgaben im Hinblick auf Arbeitszeit und Dienstort, Urlaubsansprüche, Wettbewerbsverbote, Vergütungsregelungen und Tantiemen, die Gehaltszahlung bei Krankheit oder Unfall, Vertragsdauer sowie Kündigungsfristen. Darüber hinaus ist im Vertrag festgeschrieben, ob und in welchen Fällen Nebentätigkeiten erlaubt sind und ob eine Befreiung von Beschränkungen nach § 181 BGB erfolgen soll. Dies betrifft die sogenannten Insichgeschäfte, bei denen ein:e Geschäftsführer:in Geschäfte mit sich selbst abschließen darf.

Zustimmungspflichtige Geschäfte laut Geschäftsführervertrag

In den meisten Fällen sind im Vertrag Regelungen über zustimmungspflichtige Geschäfte enthalten. Dies dient der Kontrolle der Tätigkeiten einer geschäftsführenden Person. Gesellschafter:innen behalten sich hiermit die Option vor, bei bestimmten Verträgen, etwa für einen Immobilienverkauf, Lizenzvereinbarungen oder zum Abschluss von Krediten, mitzuentscheiden. Wird also ein solches Geschäft abgeschlossen, ist die geschäftsführende Person laut Vertrag dazu verpflichtet, die Zustimmung der Gesellschafter:innen einzuholen. Diese zustimmungspflichtigen Transaktionen sind nicht nur im Geschäftsführervertrag geregelt, sondern in der Regel auch in Geschäftsordnungen oder Gesellschaftsverträgen. Die Nichtbeachtung der Regelung kann eine außerordentliche Kündigung der geschäftsführenden Person und im äußersten Fall sogar Schadensersatzforderungen nach sich ziehen.

Vergütung

Im Zusammenhang mit der Geschäftsführertätigkeit entsteht nicht selten die Frage: muss ein GmbH-Geschäftsführer Gehalt beziehen? Dies ist vor allem bei gerade erst gegründeten Unternehmen von Relevanz, denn in diesen Fällen ist die Erzielung des erforderlichen Umsatzes mit gewissen Unsicherheiten belegt. Gesellschaftsrechtlich lässt sich festhalten, dass ein:e Geschäftsführer:in als Organ der Gesellschaft fungiert und kein:e Arbeitnehmer:in im Sinne des Arbeitsrechts darstellt. Somit kann der GmbH-Geschäftsführer ohne Gehalt tätig werden. Dennoch bietet die Auszahlung eines Gehalts einige steuerrechtliche Vorteile. Je höher die Geschäftsführervergütung ausfällt, desto niedriger ist die zu entrichtende Körperschafts- und Gewerbesteuer. Die Vergütung gilt aus steuerrechtlicher Sicht als Betriebsausgabe und senkt daher die Steuerbemessungsgrundlage. Bei GmbH-Geschäftsführer:innen sind vor allem Pensionssysteme sinnvoll, die eine Steuerreduzierung der GmbH bewirken.

Die Regelungen in heutigen Geschäftsführerverträgen umfassen üblicherweise eine Festvergütung sowie variable Gehaltsbestandteile wie Boni oder Tantiemen. Auch sonstige Leistungen, zum Beispiel Krankheits- und Altersvorsorge sowie privat genutzte Dienst-Pkws, Tablets oder Mobiltelefone, sind im Geschäftsführervertrag geregelt. Gleiches gilt für umsatzabhängige Vergütungsbestandteile. Einfluss auf das Gehalt von GmbH-Geschäftsführer:innen üben nicht nur Art und Umfang der Geschäftsführertätigkeit aus. Auch die Größe des Unternehmens sowie die Ertragsaussichten sind Kriterien, die eine zentrale Rolle spielen.

Bei Geschäftsführer:innen, die gleichzeitig als Gesellschafter:in fungieren, ist außerdem die Angemessenheit der Vergütung zu beachten. Unangemessene Vergütungen können steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung betrachtet werden und somit Probleme nach sich ziehen. Hier sind die Einzelheiten im Vertrag sorgfältig zu regeln, um keine unerwünschten Konsequenzen zu erwirken. Zu beachten ist dabei vor allem der Fremdvergleich, also der Abgleich mit der Vergütung für ähnliche Positionen in vergleichbaren anderen Unternehmen.

Laufzeit, Kündigung und Abberufung

Die Vertragslaufzeit ist ein weiterer wichtiger Bestandteil im Geschäftsführervertrag. Eine Besonderheit hier ist, dass die Kündigungsfristen frei verhandelbar sind. Einen klassischen Kündigungsschutz wie beim Arbeitnehmerverhältnis gibt es für Geschäftsführer:innen nicht. Zudem kann der Vertrag sowohl befristet als auch unbefristet gültig sein. Bei Fremdgeschäftsführern ist es üblich, eine Laufzeit von zwei bis fünf Jahren zu vereinbaren. Grundsätzlich ist dies aber offen. In einem befristeten Vertrag können auch ordentliche Kündigungsgründe festgeschrieben sein, die eine vorzeitige Beendigung des Vertrags nach sich ziehen.

Ist der Vertrag unbefristet, sollte die Kündigungsfrist ausdrücklich geregelt sein. Dies ist aus Gründen der Rechtssicherheit unbedingt empfehlenswert. Hierbei sind der Zeitpunkt, zu dem eine Kündigung ausgesprochen werden kann, sowie die Frist für die Erklärung der Kündigung zu benennen. Ist dies nicht erfolgt, gilt für Fremdgeschäftsführer grundsätzlich eine Kündigungsfrist von vier Wochen. Diese erhöht sich im Laufe der Jahre, allerdings nur in geringem Ausmaß. Je länger eine geregelte Kündigungsfrist ist, desto mehr Planungssicherheit haben beide Vertragsparteien, allerdings ist dadurch auch die vorzeitige Beendigung des Vertrags erschwert.

Gesetzlich vorgegeben und damit nicht durch den Geschäftsführervertrag auszuhebeln ist die außerordentliche Kündigung aus wichtigen Gründen. Geregelt werden kann im Vertrag allerdings, welche Gründe als wichtig zu betrachten sind. Häufig genannte Gründe dieser Art betreffen zum Beispiel das vertragliche Wettbewerbsverbot oder die sogenannten Change-of-Control-Fälle. Dies sind schwerwiegende Veränderungen in der Gesellschafterstruktur, die einen Wechsel des Mehrheitsverhältnisses nach sich ziehen.

Zuvor bestehende Arbeitsverhältnisse von Geschäftsführer:innen

Da für die Geschäftsführertätigkeit das Kündigungsschutzgesetz nicht gilt, tragen Personen, die diese übernehmen, ein höheres Risiko. Daher ist es aus Sicht von Geschäftsführer:innen sinnvoll, im Vertrag auf entsprechende Regelungen zu achten, die das bisherige Arbeitsverhältnis in der GmbH durch die Geschäftsführertätigkeit unbenommen lassen. Das bedeutet: Das Arbeitsverhältnis ruht in der Zeit, in der Sie die Geschäftsführerposition einnehmen, wird jedoch nicht beendet. Sobald die Kündigung des Geschäftsführervertrags erfolgt, greift in diesem Fall automatisch wieder das alte Arbeitsverhältnis. Geschäftsführer:innen sichern sich somit ab und vermeiden, im Fall der Kündigung ohne Arbeitsverhältnis dazustehen.

Aufgabengebiete und Vertretungsrechte im Rahmen der Geschäftsführertätigkeit

Eine eindeutige Regelung und Festschreibung der Aufgaben einer geschäftsführenden Person ist in jedem Fall von hoher Bedeutung. Dies gilt vor allem, wenn es mehrere Geschäftsführer:innen im Unternehmen gibt, die unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben. Somit ist beim Abschluss des Vertrags genau darauf zu achten, dass die Ressortzuständigkeit festgelegt ist. Dazu gehört auch die Frage, ob ein:e Geschäftsführer:in die Erlaubnis für die Alleinvertretung bei Entscheidungen hat, die deren Geschäftsbereich betreffen. Ist diese nicht geregelt, kann es sein, dass bei jeder Entscheidung die Zustimmung der anderen Geschäftsführer:innen einzuholen ist. Hierfür ist es sinnvoll, den Gesellschaftervertrag einzusehen. Dieser enthält nicht selten Abweichungen der gesetzlichen Regelung, die dem Prinzip folgt, dass im Falle mehrerer Geschäftsführer:innen nur eine gemeinschaftliche Vertretungsberechtigung entsteht. Die Bestimmungen des Gesellschaftervertrags bilden die Grundlage für die Regelungen im Geschäftsführervertrag, sodass es sinnvoll ist, zu prüfen, ob die vertraglichen Bestimmungen übereinstimmen.

Haftungsrisiken und Verantwortlichkeiten

Als Geschäftsführer:in sind Sie verschiedenen Haftungsgefahren ausgesetzt. Ansprüche können durch die Gesellschaft, die Gesellschafter:innen, vom Finanzamt, Sozialversicherungsträgern, einem Insolvenzverwalter und anderen dritten Parteien gelten gemacht werden. Haftungsansprüche entstehen durch unterschiedliche Situationen. Auslöser können unternehmerische Fehlentscheidungen, bestimmte Produkte und deren Auswirkungen sowie wettbewerbs-, kartell- oder umweltrechtliche Probleme sein. Auch der Datenschutz, Steuern und Sozialabgaben sowie Fördergelder und Subventionen sind mögliche Gründe für eine Haftbarmachung von Geschäftsführer:innen.

Die Risiken einer Haftung lassen sich jedoch zumindest aus Sicht der geschäftsführenden Person durch die konkrete Gestaltung des Geschäftsführervertrags reduzieren oder sogar gänzlich verhindern. Dazu gehört zum Beispiel die Regelung, die Haftung ausschließlich auf fahrlässiges Verhalten oder Vorsatz zu beschränkten. Auch eine eindeutige Regelung der Zuständigkeiten und des Aufgabenbereichs minimiert das Haftungsrisiko. Darüber hinaus ist eine vertraglich festgelegte Verkürzung der fünfjährigen Verjährungsfrist für Schadenersatzforderungen prinzipiell rechtens. Voraussetzung für all diese Regelungen ist die Zustimmung der Gesellschafter:innen. Ratsam ist es, sich hier anwaltliche Unterstützung zu holen und sich genau zu informieren, wie die rechtliche Lage ist. Wenn haftungsbegrenzende Klauseln zu Lasten der GmbH-Gläubiger gehen oder unvereinbar mit den Grundsätzen der Kapitalerhaltung sind, gelten sie als unwirksam.

Eine weitere sinnvolle Klausel im Geschäftsführervertrag ist die Vereinbarung, eine D&O-Versicherung zugunsten der geschäftsführenden Person abzuschließen. Dies ist eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, die ein Unternehmen für dessen Organe und leitenden Angestellten abschließen kann. Diese sollte eine ausreichende Deckung aufweisen. Diese Versicherung ist sinnvoll, da sie die Haftungsforderungen Außenstehender wie etwa dem Finanzamt oder von Krankenkassen abdeckt.

Regelungen zu Krankheit, Urlaub und Altersvorsorge

Ein weiterer Punkt im Geschäftsführervertrag ist die Regelung für den Krankheitsfall sowie bezüglich der Urlaubsansprüche und Altersvorsorge. Im Gegensatz zu Arbeitnehmer:innen haben Geschäftsführer:innen keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder auf Urlaub. Daher ist es unerlässlich, diese Dinge im Geschäftsführervertrag festzuschreiben. Als Orientierung eignen sich gesetzliche und tarifliche Bestimmungen. Hier sollten mindestens drei Monate Entgeltfortzahlung und 30 Werktage Urlaub gewährt werden. Zudem ist klarzustellen, ob ein Dienstwagen während einer krankheitsbedingten Abwesenheit weiter genutzt werden darf – auch über die Dauer der Entgeltfortzahlung hinaus.

Auch die Bestimmungen zu Vorsorgeaufwendungen sollten im Geschäftsführervertrag enthalten sein. Die unkomplizierteste Lösung stellt es dar, wenn die Gesellschaft eine Kapitallebensversicherung auf den Namen der geschäftsführenden Person als Bezugsberechtigte:r abschließt. Der Versicherungsschutz sollte hierbei möglichst umfassend sein. Punkte, die durch eine solche Versicherung geregelt werden, umfassen Alter, Erwerbsunfähigkeit und den Tod. Aus Sicht der geschäftsführenden Person ist es darüber hinaus ratsam, das Bezugsrecht unwiderruflich zu gewähren. Dieses Recht sollte außerdem nicht durch die Gesellschaft verpfändet, abgetreten oder beliehen werden können.

Wettbewerbsverbot

Geschäftsführer:innen haben gegenüber der Gesellschaft eine besondere Treuepflicht. Das bedeutet unter anderem, dass sie keine Aktivitäten ausüben dürfen, die als Wettbewerb zur Gesellschaft ausgelegt werden können. Dazu ist es Geschäftsführer:innen untersagt, Geschäftschancen für die Gesellschaft zum eigenen Vorteil zu nutzen. Diese sogenannte Geschäftschancenbindung ist zwar nicht gesetzlich festgeschrieben, ergibt sich allerdings direkt aus der gesellschaftsrechtlichen Treuepflicht. All diese Dinge sind geltendes Recht, die für die Dauer der Tätigkeit als Geschäftsführer:in gelten. Wie lange das Wettbewerbsverbot jedoch über diese Dauer hinaus gilt, kann im Geschäftsführervertrag bestimmt werden. Dieses sogenannte nachvertragliche Wettbewerbsverbot kann unterschiedlicher Dauer sein. Es schafft für eine:n Geschäftsführer:in jedoch immer Nachteile, denn es verhindert unter Umständen geschäftliche Tätigkeiten auch lange nach dem Ablaufen des Geschäftsführervertrags. Für Geschäftsführer:innen ist es somit ratsam, das im Geschäftsführervertrag bestimmte nachvertragliche Wettbewerbsverbot auf einen Zeitraum von sechs Monaten zu beschränken und die Karenzentschädigung auf mehr als 50 Prozent des Geschäftsführergehalts festzulegen. Hierbei handelt es sich um eine finanzielle Entschädigung, die ein:e Geschäftsführer:in für das Wettbewerbsverbot erhält.

Änderungen im Geschäftsführervertrag

Ist der Geschäftsführervertrag einmal abgeschlossen, kann er nicht ohne weiteres geändert werden. Es empfiehlt sich daher, den Vertrag und dessen Regelungen sorgfältig zu prüfen und sich hierbei juristische Unterstützung zu holen. Sollen doch Änderungen im Vertrag eingetragen werden, zum Beispiel bezüglich der Vergütung, ist hierfür die Gesellschafterversammlung verantwortlich. Diese wird dann einberufen und muss der Anpassung im Geschäftsführervertrag zustimmen. Es ist jedoch auch möglich, auf die Versammlung der Gesellschafter:innen zu verzichten, wenn sich diese geschlossen in schriftlicher Form mit den Änderungen des Geschäftsführervertrags einverstanden erklären.

Geschäftsführer:innen und die Sozialversicherungspflicht

Sobald ein Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungspflichtig ist, gehen hiermit für das Unternehmen verschiedene finanzielle Verpflichtungen einher. Dazu gehört die Beitragszahlung zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung, zur Arbeitslosenversicherung, zur Rentenversicherung sowie zur Unfallversicherung. Dies gilt in aller Regel auch für die geschäftsführende Person, vor allem dann, wenn es sich um ein:e Fremdgeschäftsführer:in handelt. Auch Geschäftsführer:innen aus dem Kreis der Gesellschafter:innen sind jedoch in den seltensten Fällen von der Sozialversicherungspflicht befreit. Des Weiteren ist es möglich, dass sich spätere Nachzahlungen ergeben, wenn eine Prüfung des Beschäftigungsverhältnisses zu dem Ergebnis kommt, dass ein sozialversicherungspflichtiges Verhältnis statt eines sozialversicherungsfreien Verhältnisses bestand. Diese Prüfung ist zum Beispiel für geschäftsführende Gesellschafter:innen mittlerweile üblich. Um solche unerwünschten Konsequenzen auszuschließen, empfiehlt sich die Konsultation einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Arbeitsrecht.

Salvatorische Klausel

Die salvatorische Klausel ist in vielen Verträgen zu finden. Sie bestimmt, welche Rechtsfolgen eintreten, wenn sich einzelne Bestandteile eines Vertrags als unwirksam oder undurchführbar erweisen. Auch im Geschäftsführervertrag ist eine solche Klausel häufig enthalten. Hierbei werden unter anderem mündliche Nebenabreden zum Geschäftsführervertrag ausgeschlossen. Auch das Vorgehen bei Änderungen am Vertrag kann durch die salvatorische Klausel bestimmt werden. Eine weitere Regelung der Klausel besagt, dass der Geschäftsführervertrag auch dann seine Gültigkeit behält, wenn einzelne Bestandteile unwirksam sind. Zudem sind die Vertragsparteien durch die salvatorische Klausel dazu angehalten, in einem solchen Fall eine Anpassung des Vertrags vorzunehmen.

Geschäftsführervertrag-Vorlage

Der Geschäftsführervertrag kann vollständig durch die jeweiligen Vertragsparteien formuliert und festgeschrieben werden. Auch eine anwaltliche Unterstützung bei der Erstellung des Vertrags ist denkbar. Darüber hinaus existieren jedoch an verschiedenen Stellen im Netz Vorlagen, die sich als Grundlage für einen Geschäftsführervertrag eignen. Sie lassen sich beliebig abändern oder erweitern. Wie der Geschäftsführervertrag genau ausgestaltet sein sollte, kann je nach Wirtschaftszweig und Unternehmensgröße sowie der Gesellschafterstruktur variieren. Dies kann eine individuelle Anpassung der Vorlage für einen Geschäftsführervertrag notwendig machen. Generell gilt, dass Verträge dieser Art prinzipiell sehr weitreichend gestaltet werden können. Allerdings handelt es sich hierbei mitunter um komplexe Verträge, bei denen im Vorfeld viel zu bedenken ist. Dies gilt vor allem in großen Unternehmen mit einer vielschichtigen Gesellschafterstruktur, in denen mehrere Geschäftsführer:innen beschäftigt sind.

Geschäftsführende Gesellschafter:innen und Fremdgeschäftsführer:innen

In vielen Fällen übernehmen einige Gesellschafter:innen in einer GmbH die Tätigkeit der geschäftsführenden Person. Es kommt jedoch auch vor, dass eine dritte Person bestellt wird. Hierbei handelt es sich um eine:n Fremdgesellschafter:in. Ein Geschäftsführervertrag, der die Rechte und Pflichten sowie Aufgaben der Geschäftsführung regelt, ist in jedem Fall abzuschließen. Dabei weisen beide Varianten jedoch verschiedene Schwerpunkte auf. So ist ein:e Fremdgeschäftsführer:in durch die Befugnisse entscheidend am Gesellschaftserfolg beteiligt. Dafür muss die Person auch über Fehlentscheidungen, Fehlverhalten und Misserfolge Rechenschaft ablegen. Für Fremdgeschäftsführer:innen bestehen zudem spezielle Regelungen im Hinblick auf das Wettbewerbsverbot und die Verschwiegenheit. Der Fokus im Vertrag mit Fremdgeschäftsführer:innen liegt somit auf den Konsequenzen bei Fehlverhalten und auf dem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot.

Bei Gesellschafter:innen, die die Aufgaben einer geschäftsführenden Person übernehmen, liegt der vertragliche Schwerpunkt auf der Vermeidung verdeckter Gewinnausschüttungen, die schädigend auf das Unternehmen wirken können. Hier ist zu beachten, dass gesonderte Auszahlungen, beispielsweise Tantiemen, sowie die Inanspruchnahme materialer dienstlicher Vorzüge wie ein Dienstwagen oder ein dienstliches Tablet, über das Geschäftsführergehalt erfolgen. Wird dies nicht so im Vertrag bestimmt, gelten die Zahlungen als verdeckte Gewinnausschüttungen. In diesem Fall sind sie zu erstatten.

Fazit zum Geschäftsführervertrag

Der Geschäftsführervertrag ist das Pendant zum Arbeitsvertrag mit Arbeitnehmer:innen. Er unterscheidet sich jedoch in einigen Punkte davon. Generell ist ein:e Geschäftsführer:in kein:e klassische:r Angestellte:r und hat individuelle Rechte, Pflichten und Aufgaben. Meistens erfolgt die Bestellung einer geschäftsführenden Person befristet auf einen bestimmten Zeitraum. Der Vertrag regelt eine Menge Punkte und kann daher entsprechend umfangreich ausfallen. Damit Sie bei der Erstellung des Geschäftsführervertrags die nötige Rechtssicherheit haben, empfiehlt es sich, im Vorfeld genaue Erkundigungen und juristischen Rat zu einzuholen. Dies gilt auch für die steuerrechtlichen Aspekte des Geschäftsführervertrags. Vorlagen im Netz helfen zudem und können sinnvolle Grundlagen für einen eigenen Geschäftsführervertrag bilden.