Büroservice Münster: Entlastung für Steuerkanzleien

Büroservice Münster als Service-Schnittstelle zwischen Kanzlei und Mandant

Carola Heine: Hallo liebe Michaela, wir sprechen heute im Rahmen eines lexoffice Community-Interviews mit dir, doppelt und dreifach sogar: Ihr arbeitet selbst mit lexoffice, arbeitet mit euren Kundinnen und Kunden mit unserer Unternehmenslösung und bietet einen Service für Steuerkanzleien an, um Kanzleien mit lexoffice Mandaten zu entlasten. Wie sieht das denn dann in der Praxis aus?

Michaela Wernsmann: Genau. In der Regel werden wir von Kunden kontaktiert, wenn sie keinen Steuerberater finden, weil sie halt noch mit Papier unterwegs sind. Oder unsere eigene Steuerkanzlei schickt Mandant:innen zu uns, damit wir sie in lexoffice einführen und aufschlauen. Es hat für beide Seiten nur Vorteile und einen Mehrwert, wenn die Buchführung digitalisiert läuft und daher schulen wir dann diese Mandantinnen und Mandanten.

Dafür bieten wir individuelle 1:1 Workshops. Unsere Kund:innen können das volle Programm bekommen nach dem Motto „Gib mir ein leeres lexoffice und ich mache es dir voll und schule dich hinterher“. Man kann aber auch einfach nur sagen: „Ich habe alles schon selbst aufgesetzt, aber ich brauche eine Anleitung oder auch nur den Workshop ‚Richtiges Kontieren‘.“

Auch so etwas bieten wir an und dann sind unsere Kunden in der Regel befähigt, ihre digitale Buchführung selbst zu bearbeiten. Diejenigen, die dann aber immer noch sagen „ich habe dafür gar keine Zeit“, für die bearbeiten wir dann digital die Buchführung Monat für Monat. Die müssen sich dann um gar nichts mehr kümmern.

Der Mehrwert für die Steuerkanzleien liegt darin, dass sie eine ordnungsgemäße, korrekte und formal richtige Buchführung übernehmen können, Monat für Monat.

Carola Heine: Wenn also ein:e Steuerberater:in Selbständige als Mandant:innen hat, deren Buchhaltungs-Betreuung er oder sie nicht leisten kann oder will, dann übernehmt Ihr – und die Kanzlei kann sich ganz auf Beratung konzentrieren. Weil das reibungslos läuft und mühelos für alle ist.

Michaela Wernsmann: Ja, richtig! Vor allem, weil wir dafür sorgen, dass die Buchführung richtig ist. Korrekt, formal richtig, fachlich, inhaltlich richtig – weil wir diese kleineren Mandanten wegbringen von der Papier-Buchführung, weg vom Pendelordner.

Wir sorgen dafür, dass jede:r in der Lage ist, die Buchführung selbst zu bearbeiten oder auf dem Weg über uns der Steuerkanzlei die korrekten Daten zur Verfügung zu stellen. Mit lexoffice und der intuitiv zu bedienenden Nutzeroberfläche ist das ja kein Hexenwerk.

Carola Heine: Auf welchen Wegen kommen die Buchhaltungskund:innen zu euch: Kommen die Kanzleien mit solchen Mandanten und Mandantinnen zu euch oder habt ihr Kund:innen und sucht denen dann die passende Kanzlei? Wie ist da normalerweise der Ablauf?

Michaela Wernsmann: Meistens stehen die Kundinnen und Kunden bei uns vor der Tür und sagen „Boah, ich finde überhaupt keinen Steuerberater – ich weiß nicht, woran das liegt“. Dann schauen wir uns das an und fragen als erstes: „Wie machst du denn deine Buchführung?“

Wenn die Antwort dann lautet „Die Buchführung machen wir in Papier“, dann haben wir ja schon den passenden Hebel und können sagen: „Keine Steuerkanzlei nimmt heutzutage noch Mandate auf Papierbasis an. Also musst du erst mal deine Buchführung digitalisieren, dann hast du auch eine Chance.“ Andersherum kommen auch die Kanzleien zu uns mit Mandant:innen, die Unterstützung benötigen, weil sie das Digitalisieren nicht alleine hinbekommen.

Carola Heine: Müssen die Kanzleien und Mandate/Kunden aus der Region sein?

Michaela Wernsmann: Nein, absolut nicht. Unsere Workshops funktionieren wunderbar remote, eben auch deshalb, weil sie 1:1 stattfinden. Unsere Kund:innen kommen von überall her. Niemand muss vor Ort zu uns kommen,zu niemandem müssen wir hinreisen: Das lässt sich alles wunderbar digital abwickeln.

Carola Heine: War es ein Zufall, dass Ihr angefangen habt, mit Kanzleien zu arbeiten? Oder habt ihr euch gesagt „das ist eine gute Sache, dafür machen wir jetzt mal Werbung“?

Michaela Wernsmann: Also zum einen machen wir das schon seit Jahren, dass wir mit Kanzleien eng zusammenarbeiten, die uns aktiv darauf angesprochen haben. Für digitale Buchführung stehen wir schon sehr lange. Ich bin auch häufig auf Steuerberaterveranstaltungen und man kann bereits seit Jahren sehen, dass es gar nicht mehr anders geht als digital. Wir überlegen natürlich immer: Wie können wir unser Geschäftsmodell weiterentwickeln? Wer ist unsere Zielgruppe? Alleine durch die Tatsache, dass es immer mehr Fachkräftemangel in den Steuerkanzleien gibt, wissen wir ja, dass wir diesen ein bisschen ausgleichen können.

Je weniger der einzelne Steuerfachangestellte, die einzelne Steuerfachangestellte, nachjustieren muss in der Buchführung oder selbst kontieren muss und so weiter, umso mehr Raum, Platz und Zeit ist für noch mehr Mandate oder für ganz andere Themen, wie Reportings, oder Unternehmensberatung.

Carola Heine: Müsst ihr viel Überzeugungsarbeit leisten bei den Kanzleien oder den Kund:innen?

Michaela Wernsmann: Gelegentlich hat jemand von der Fraktion mit Rechnungen in Excel oder Word Datenschutzbedenken. Die können wir aber relativ schnell zerstreuen, wenn wir erklären, auf welchen soliden Füßen beispielsweise eine Software wie lexoffice steht – mit deutschen Servern, mit deutschen Datenschutzstandards, mit GoBD Konformität, was natürlich auch sehr wichtig ist.

Ich bin aber davon überzeugt, 2026 kommen dann alle, wenn die eRechnung kommt. Sehr angenehm, dass ich dann sagen kann „lexoffice ist darauf vorbereitet, da bist du auf der sicheren Seite. Komm zu mir in den gemütlichen sicheren Hafen.“

Carola Heine: Was gefällt dir sonst noch an lexoffice?
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Michaela Wernsmann: Es ist mega intuitiv – auch für Steuer-Unwissende sehr einfach zu bedienen. Rechtssicherheit und GoBD-Konformität, ganz wichtig für uns – lexoffice dient damit auch als Dokumentenmanagement-Tool, weil die ganzen Aufbewahrungsfristen bedient werden. Das ist sehr angenehm und komfortabel.

Mit der neuen Belegerfassung ist lexoffice etwas ganz Gutes gelungen. Du schiebst einfach aus einer E-Mail dein Dokument in die lexoffice Belegseite. Dann kannst du den Beleg erfassen, sagst „wird abgebucht und zack, ist er zugeordnet. Oder du gibst an, das muss noch überwiesen werden: Dann kannst du eine Überweisung direkt durchführen.

Dank der hinterlegten Stichwörter können Kund:innen ganz einfach erkennen, worauf sie etwas buchen müssen, das ist so cool. Browser-basiert, durch die lexoffice App wunderbar ergänzt – und auch die Scan-App ist extrem hilfreich, Quittungen und Tankbelege werden direkt weggebucht. Du hast deine Belege immer dabei, kannst alles sofort wiederfinden.

Und für die Kanzleien: Alles läuft über die DATEV Cloud Services problemlos in die DATEV Systeme. Das ist perfekt, weil es keine Schwierigkeiten gibt beim Import. Die Steuerberater:innen wissen es außerdem zu schätzen, dass sie jederzeit selbst an die Daten kommen.

Was auch stark ist, dass es ständige Weiterentwicklung gibt und vor allen Dingen die Nähe zur Community, dass man Feedback geben kann und Anforderungen stellen – und wenn dann viele andere Menschen sagen „hätten wir auch gerne“, dann wird das umgesetzt.

Zudem ist lexoffice bezahlbar – und jeden Cent wert. Das ist meine Meinung.

Carola Heine: Ein besseres Schlusswort werden wir nicht finden 🙂 vielen Dank für deine Zeit und weiter ganz viel Erfolg!