„Unsere Kanzlei war von Anfang an digital“

Carola: Unser Kanzleibetreuer Olaf Clüver hat mir Ihre Kontaktdaten gegeben und war sehr begeistert vom Digitalisierungsgrad Ihrer Kanzlei und wie gut die Zielgruppe zu lexoffice passt.

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Tatsächlich sind viele meiner Mandanten Gründer, denen ich dann einen Buchhaltungskurs zum Einstieg gebe, damit sie anfangs selbst die Buchhaltung machen können. Sie verstehen dann besser, wie es um ihre Zahlen bestellt ist und was für eine gute Buchhaltung benötigt wird. Dazu verwende ich gern lexoffice, weil es so praktisch ist, dass sie dann auch gleich den Gründerrabatt nutzen können. Das ist kostengünstig und von der Qualität der Software überzeugt bin ich ebenfalls – der Bedarf von Existenzgründern lässt sich damit in der Regel gut decken und es gibt prima Export-Möglichkeiten für uns als Steuerberater.

Carola: Seit wann arbeiten Sie denn mit digitalen Lösungen für Ihre Kanzleiprozesse?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Von Anfang an. Ich bin seit 2006 Steuerberaterin, davor hatte ich in einem Internet-Start-up gearbeitet seit 1999 und anschließend selbst eins gegründet. Dann habe ich promoviert – zum Thema Erfolgsfaktoren bei der Unternehmensgründung – , bei einem Anwalt und einem Steuerberater gearbeitet und habe dann die Steuerberaterprüfung gemacht. Parallel bin ich an der Uni dann Honorarprofessorin für Unternehmensgründung geworden.

Carola: Respekt, das ist eine beachtliche Leistung. Wie kommt man denn von der Welt der Start-ups aus auf die Idee, in der Steuerbranche zu arbeiten? Das sind doch ziemlich unterschiedliche Felder?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Ein Ergebnis meiner Dissertation war: Wenn man es richtig anfangen will, sollte man unbedingt mit Profis arbeiten, sich gute Beratung holen. Und vor Steuern hatte ich am meisten Respekt – da dachte ich, das geht den anderen vermutlich auch so. Allerdings muss ich sagen: Hätte ich da schon gewusst, wie komplex das alles ist, hätte ich das vielleicht doch nicht gemacht – in meinem Jahrgang sind zum Beispiel achtzig Prozent durchgefallen.

Carola: Es ist immer toll, eine erfolgreiche Frau zu interviewen, besonders wenn sie sich in männerdominierten Branchen behauptet. Ich verstehe sowieso nicht, wieso nicht viel mehr Firmen unternehmerisch divers denken und berücksichtigen, dass 51% ihrer Zielgruppe weiblich sind.

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Stimmt. Aber die meisten meiner Internet-Start-up-Typis sind eben auch Jungs. Ich mache viel Betreuung für EXIST Stipendien und freue mich sehr, dass ich jetzt auch mal drei Schwestern dabei habe, die zusammen gründen. EXIST, das sind Stipendien direkt aus den Hochschulen heraus, mit denen die Gründer dann ein Jahr lang finanziert werden mit etwa 100.000 Euro für Leben, Sachmittel und Beratung. Das ist ein Bundesprogramm – die betreue ich sehr intensiv, da war ich jetzt mehrere Jahre die einzige, die das in Brandenburg zentral gemacht hat.

An die hundert EXISTs habe ich betreut in den letzten Jahren, häufig werden das dann auch Mandanten in unserer Kanzlei. Das sind in der Regel technologie- oder wissensbasierte Sachen, insofern gibt es keinen Erklärungsbedarf für digitale Abläufe bei uns.

Carola: Dann gab es in ihrer Kanzlei gar keine Phase, in der Pendelordner abgeschafft werden mussten, weil Sie gleich von Anfang an digital eingestiegen sind.

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Total. Ich habe 2006 gegründet und hatte in anderen Kanzleien genug gesehen, um zu wissen: So will ich das nicht. Dann haben mich erst mal alle ausgelacht, weil ich als Einzelperson mit einem Dokumentenmanagementsystem losgelegt habe, eins von der DATEV.

Alle haben mich also erst mal gründlich belächelt, aber es hat sich sowas von ausgezahlt, das gleich von Anfang an so zu machen, auch seit zwölf oder dreizehn Jahren schon mit Unternehmen online zu arbeiten.

Carola: Ich finde das so spannend, wie viele überaus erfolgreiche Frauen anfangs (von Männern) ausgelacht wurden, immer wieder.

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Tja. Mich hat eher beschäftigt, dass ich deswegen keinen Platz für Papier brauche, ich wollte das einfach nicht – sollten sie doch lachen.

Carola: Was war denn die größte Herausforderung, wenn Sie schon von Anfang an digital gearbeitet haben? Waren die Mandanten überhaupt schon so weit?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Ja klar. Mehr als ich sogar, das sind ja Start-ups. Aber sogar die nicht so technik-affinen wie beispielsweise ein Pflegedienst schicken alles digital. Wir hatten noch nie papierbasierte Abläufe.

Die Herausforderung gab es in dem Sinne nicht: Wenn ich jemanden eingestellt habe, dann wurde gesagt „so geht das hier bei uns“ und dann war alles klar. Wer das nicht wollte, konnte eben nicht für uns arbeiten.

Wenn überhaupt etwas eine Herausforderung war, dann dass die Software am Anfang noch nicht so gut war. Wir hatten viele Probleme, wenn sich im DMS irgendwas löschte und die DATEV-Anbindung klemmte, das hat anfangs ewig gedauert, bis die Kinderkrankheiten behoben waren.

Carola: Es ist spannend, mit einer Kanzlei zu sprechen, in der gar kein separater Anlauf genommen werden musste, um in das Phänomen Digitalisierung einzusteigen. Was ist denn mit dem anderen großen Buzzword, sind Sie in „New Work“ involviert?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Auf jeden Fall. Das setzen wir auch schon lange um. Wir haben gerade jemanden eingestellt, die in Neubrandenburg sitzt. Wir stellen fast ausschließlich Frauen ein, die über die virtuelle Zusammenarbeit Familie und Beruf zusammenbringen können – das sehen wir als großen Wettbewerbsvorteil. Die haben alle von zwei bis vier Kinder und arbeiten eben dann, wenn sie arbeiten können. Das kontrolliere ich gar nicht großartig, weil es einfach ganz wunderbar funktioniert für uns.

Carola: Mobiles Arbeiten also nicht nur orts-, sondern auch zeitunabhängig?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Genau. Sie können auch nachts oder frühmorgens arbeiten, können Tage frei nehmen, alles ist völlig flexibel. Dank Zeiterfassung werden alle Überstunden bezahlt und jede kann sich die Zeiten so legen, wie es am besten passt. Das funktioniert herausragend.

Carola: Was heißt denn für Sie Zukunftskanzlei? Was kommt als Nächstes, wenn man schon so weit ist wie Sie mit Ihrer Kanzlei?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Ganz klar: Weniger Buchhaltung machen. Wenn es einen standardisierten Prozess gibt, dann sollte das Buchhaltung sein. Auf Rechnungen steht ja immer das Gleiche, das sollte sich automatisieren lassen, doch gibt es immer noch 20 bis 30 Prozent, die man nacharbeiten muss bei Rechnungen – das man keine Buchhaltung mehr machen muss, das wäre mein großer Traum.

Ich würde meine Leute viel lieber für Beratung einsetzen, Unterstützung bei besserer Digitalisierung, Prozesse verbessern oder auch Jahresabschlüsse vorbereiten. Alles, was sich nicht so ohne weiteres komplett digitalisieren lässt. Aber diese Buchhaltung, dieses banale Eintippen von Sachen und Zuordnen von Konten, das müsste doch eigentlich abzuschaffen sein.

Carola: Was raten Sie Kanzleibetreibern, die sich der Herausforderung Transformation noch nicht gestellt haben?

Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen: Ich rate denen gar nichts, weil das alles gar nicht mein Problem ist. Die sind so weit entfernt von meinem Leben und meinen Abläufen, die sollen sich ruhig selbst um ihren Wandel kümmern.

Carola: Vielen Dank für das spannende Gespräch!