Privateinlagen und Privatentnahmen vom Geschäftskonto

Zahlen Sie privates Geld auf Ihr Geschäftskonto ein oder entnehmen Sie Geld für private Zwecke von Ihrem Firmenkonto spricht man von Privatbuchungen. Privatbuchungen haben immer einen Einfluss auf Ihr Betriebsvermögen.

Die Definition von Privatbuchungen

Privatbuchungen sind alle Privatentnahmen und Privateinlagen vom oder auf das Geschäftskonto. Während Entnahmen das Eigenkapital Ihres Unternehmens mindern, wird es durch Privateinlagen erhöht.

Private Entnahmen und Einlagen beschränken sich aber nicht rein auf Geldbeträge:
Nach §4 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EstG) gelten alle Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb für betriebsfremde Zwecke entnommen werden, als Privatentnahme. Das beinhaltet also auch Waren, Leistungen oder Erzeugnisse.
Einlagen sind das exakte Gegenteil davon und gelten für alle Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb aus einem betriebsfremden Bereich zugeführt werden.

Privatbuchungen sind nicht steuerlich veranlasst. Deshalb dürfen sie die steuerliche Gewinnermittlung nicht beeinflussen. Den Wert des Privatvermögens hingegen schon.
Kapitalgesellschaften wie die GmbH, UG, AG oder KGaA dürfen nach den Einkommenssteuer-Richtlinien keine Privatbuchungen vornehmen.

Privateinlagen auf das Geschäftskonto buchen

Es kann vorkommen, dass Sie als Unternehmer:in schnell handeln müssen, um beispielsweise ein gutes Angebot direkt zu nutzen. Sie haben aber nicht immer Geld aus Ihrem betrieblichen Bestand sofort zur Verfügung.
In dem Fall bezahlen Sie als Eigentümer:in also mit Ihrem Eigenkapital. Die Anschaffung ist aber trotzdem betrieblich veranlasst und muss somit als Betriebsausgabe erfasst werden. Dafür heften Sie den entsprechenden Beleg gesondert von den Kassenbelegen Ihres Unternehmens ab.
Generell ist es immer sinnvoll, die Privateinlage auch als Verwendungszweck anzugeben, damit diese als solche dokumentiert werden kann.

Privateinlagen müssen Sie nicht zurückzahlen, da es sich nicht um ein Rechtsgeschäft handelt. Sie können schließlich mit sich selbst keinen Vertrag abschließen. Eine Privateinlage auf Ihr Firmenkonto ist eine normale Buchung wie von jedem anderen Konto auch.

Privatentnahmen vom Geschäftskonto buchen

Das Geld von Ihrem Geschäftskonto dürfen Sie ohne weiteres auf Ihr Privatkonto überweisen oder Geld aus der Geschäftskasse für die private Nutzung Ihrer Geschäftskasse entnehmen.

Für jede Entnahme sollten Sie einen Eigenbeleg erstellen; also eine Quittung oder Rechnung mit Ort, Datum, Betrag, Ihrem Namen und Ihrer Unterschrift. Zusätzlich geben Sie als Verwendungszweck „Privatentnahme“ an, damit die Entnahme erfasst werden kann.
Transferieren Sie Geld zwischen Kasse und Bank, betexten Sie diesen Vorgang mit „Geldtransit“.

Seien Sie aber vorsichtig mit zu vielen Entnahmen und Einzahlungen. Das Finanzamt kann misstrauisch werden, wenn häufig große Summen eingezahlt und entnommen werden. Das kann sogar so weit führen, dass der Verdacht entsteht, dass bei Ihnen Schwarzgeld im Umlauf ist. Beraten Sie sich am besten mit Ihrer Steuerberater:in, wie viel „zu viel“ ist.

Gehalt von Selbstständigen

Als selbstständige:r Einzelunternehmer:in können Sie sich kein Gehalt auszahlen lassen. Sie können auch kein Gehalt von sich selbst beziehen. Sie bestimmen also selbst, wie viel Geld Sie von Ihrem Geschäftskonto als Privatentnahme entnehmen, um Ihre Lebenshaltungskosten abzudecken.

Die Entscheidung kann schwierig sein. Nehmen Sie nur gerade so viel, wie Sie zum „überleben“ benötigen oder fahren Sie lieber die Kosten Ihres Unternehmens so weit herunter, dass mehr für Sie selbst übrig bleibt? Beide Richtungen bergen gewisse Risiken für Sie oder Ihr Unternehmen.

Ein Haushaltsplan kann Ihnen dabei helfen, einen Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten. Schaffen Sie sich eine Übersicht über Ihre laufenden Ausgaben wie Miete, Raten und Nebenkosten. Anschließend rechnen Sie aus, was Sie monatlich für die Haushaltsführung, das Tanken und alles weitere ausgeben, das Sie für Leben und Arbeit benötigen. Zuletzt listen Sie alle weiteren Kosten auf, wie Mitgliedsbeiträge in Vereinen oder die Abbuchungen von Versicherungen.
Haben Sie alle diese Ausgaben im Blick, wissen Sie, wie viel Geld Sie definitiv benötigen, um bei keinen Forderungen in Verzug zu geraten.

Alternativ können Sie sich auch überlegen, was Sie realistisch in einer Festanstellung in Ihrem Job verdienen würden und sich den entsprechenden Betrag auf Ihr Privatkonto überweisen. Dabei sollten Sie aber ehrlich zu sich selbst sein und nicht jeden Monat eine „Gehaltserhöhung“ vornehmen.

Grundsätzlich ist es immer besser, wenn Sie sich selbst etwas weniger auszahlen und Rücklagen bilden. Laufen die Geschäfte mal nicht so gut, haben Sie dann ein wenig Geld zum Überbrücken. Und die Steuern wollen natürlich auch jedes Jahr bezahlt werden. Die Liquidität Ihres Unternehmens müssen Sie immer im Auge behalten. Am besten erstellen Sie einen Dauerauftrag, der monatlich Ihr Unternehmergehalt von Ihrem Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto überweist.

Wie wirken sich Privatbuchungen auf die Steuer aus?

Aus steuerlicher Sicht spielen private Entnahmen und Einzahlungen von Geld keine Rolle. Weder die Umsatzsteuer noch der Gewinn werden davon beeinflusst.

Anders sieht das aber bei Sachentnahmen und der Nutzung von Leistungen Ihres Unternehmens für Sie selbst aus. Und auch bei dementsprechenden Einlagen. Diese beeinflussen in der Regel die Umsatzsteuer Ihres Unternehmens. Deshalb müssen Sie private Sach- und Leistungsbuchungen für die Buchhaltung auf einem Privatkonto und einem Unterkonto erfassen und durch Buchungssätze dokumentieren.

Private Buchungen zwischen Ihrem Geschäftskonto und Ihrem Privatkonto können Sie größtenteils bedenkenlos vornehmen. Übertreiben Sie es aber nicht und dokumentieren Sie alle Buchungen, um nicht in den Verdacht der „Geldwäsche“ zu geraten.

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