Die attraktive Steuerkanzlei und ihre Menschen

Die attraktive Steuerkanzlei und ihre Menschen

Kanzleiprofilerin Marion Ketteler teilt die Erfolgsgeheimnisse rundum anziehender Steuerkanzleien mit uns

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Was macht eine Kanzlei für Mandant:innen attraktiv, was für Mitarbeitende und potenzielle Partner? Führungsexpertin Marion Ketteler weiß, wo die Potenziale liegen – aber auch die Herausforderungen. Sie kommt anders als viele Innovationsberatende selbst aus der Steuerbranche und ist jetzt auf Kanzleiprofiling spezialisiert. Wir freuen uns, dass Marion sich die Zeit für ein Insider-Interview mit uns genommen hat.

Marion Ketteler

Marion Ketteler

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www.kanzleiprofiling.de

„Mein Name ist Marion Ketteler und ich bin Expertin für Führung, Arbeitsorganisation, Recruiting und Onboarding und in diesem Rahmen Kanzleiprofilerin. Bevor Ihr mich bei diesem Interview so genannt habt, habe ich das allerdings noch nie in dieser weiblichen Form gesagt: Meine Firma heißt Kanzleiprofiling. Das ist mein Geschäftsmodell: Als Beraterin sehe ich, wo das Profil einer Steuerkanzlei weiter geschärft werden kann beziehungsweise, wo Handlungsbedarf besteht.

Ich komme ganz klassisch aus der Steuerberatung, das heißt: Ich habe tatsächlich Steuerfachangestellte gelernt. Dann habe ich aber noch Jura studiert, mein Bereich war immer Personalwesen. Mich haben Buchhaltung, Jahresabschlüsse und Bilanzen nicht so interessiert. Schon während meiner Anstellung habe ich mich zum Coach für Führungskräfte und Berater bei der Industrie und Handelskammer ausbilden lassen und Mandanten gecoacht. Dann folgte irgendwann der Schritt in die Selbständigkeit.“

Carola Heine: Hallo Marion, als ich auf deine Postings rund um die Evolution der Steuerbranche aufmerksam geworden bin, habe ich zuerst gedacht, dass “Profiling“ sich auf die Mitarbeitersuche im Fachkräftemangel bezieht. Das ist aber gar nicht so?

Marion Ketteler: Nein, da bist du in den Relaunch meiner Website gestolpert. Mitarbeitende durch eine klare Kanzleipositionierung finden, dabei helfe ich auch – Recruitingstrategien biete ich jetzt mit an, seit mir bei fast jeder Beratungsanfrage ein Job angeboten wird. Meine Themen sind Mitarbeiterführung, Arbeitsorganisation und Kanzleimanagement: Wie strukturiere ich Prozesse, wie sorge ich dafür, dass Teams besser miteinander arbeiten? Wie sorge ich für Reibungsverluste, wie sorge ich für Informationsfluss?

Wie können wir alle miteinander arbeiten, damit wir schneller und gemeinsam besser ans Ziel kommen? Führung und Mitarbeiterführung, auch Selbstführung, Entwicklung – das sind meine Hauptthemen.

Carola Heine: Die Unternehmenskultur also.

Marion Ketteler: Genau. Erstmal zu gucken: Wer seid Ihr als Kanzlei? Wie geht Ihr eigentlich miteinander um? Ich erarbeite mit der Kanzlei ein Alleinstellungsmerkmal: Welche Werte definiert ihr? Welche Haltungen nehmt Ihr ein? Am Ende auch wieder ein Recruiting-Thema, denn ich muss ja die passenden Leute zu meiner Kanzlei finden und nicht irgendwen. Das Profil der Kanzlei zu schärfen kann vieles heißen.

Auch dass wir überlegen: Welches Geschäftsmodell ist jetzt und für die Zukunft skalierbar? Ich hatte jetzt eine Kanzlei, dort hatte man Aufträge genug, Mitarbeiter genug, alles gut – aber sie stellten sich die Frage: Wie können wir jetzt noch größer werden, ohne dass wir oben im Kopf, also auf Partnerebene, noch mehr Partner einstellen? Da gab es ein Zuständigkeitsproblem, und wir haben dann daran gearbeitet ein Modell zu erschaffen, bei dem nicht alle Entscheidungen über diesen Flaschenhals Partnerschaft gehen müssen und ein agiles Modell gebaut. Auch das ist für mich Kanzleiprofiling.

Carola Heine: Welchen Stellenwert haben dabei Digitalisierung und technische Innovation?

Wir kündigen die Zusammenarbeit mit Euch, wenn ihr nicht digitaler werdet.

Marion Ketteler: In diesem Fall wurde eine eigene IT-Firma gegründet, so hoch war der Stellenwert. Das Interessante daran: Sie hatten ein großes Unternehmen als Mandanten, und dieser Mandant hat ganz klar gesagt: Wir kündigen die Zusammenarbeit mit Euch, wenn ihr nicht digitaler werdet.

Carola Heine: Das ist …. Irgendwie cool.

Marion Ketteler: Richtig cool sogar. Diese Steuerkanzlei war entsprechend verdattert und man hat sich dann gesagt: Okay, das ist ja mal wirklich der Wink mit dem Eiffelturm. Sie haben den Mandanten gefragt: „Was müssen wir tun, um Euch zu halten?“ was dazu führte, dass man gemeinsam eine Richtung entwickelte. In der Kanzlei hat man dann kurzerhand und zukunftsträchtig beschlossen, Nägel mit Köpfen zu machen und eine eigene IT-Gesellschaft gegründet, um nach dem Lösungsmodell für diesen Mandanten die gewonnenen Erkenntnisse und Ansätze auch in andere Kanzleien zu tragen und für andere Mandate nutzbar zu machen . Da tut sich gerade also ganz viel, ausgelöst durch diesen Anstoß. Sie haben auch angefangen, begleitend ein Qualitätsmanagement einzurichten.

Mandanten setzen auf die digitale #Zukunftskanzlei

Daten und Auswertungen, die mühelos abgerufen können. Komfortable Zusammenarbeit mit Mandant:innen auch auf große Entfernung dank Steuerberaterzugang und Kommunikations-Tools. Datensicherheit ohne Schulungsbedarf und „automagic“ Belegbuchung mit smarter Zuordnung dank künstlicher Intelligenz:

Potenzielle Mandant:innen wissen, was geht – und erwarten diesen Standard.

 

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Carola Heine: Alles auf einmal ändern ist gar nicht immer die beste Idee.

Marion Ketteler: Das stimmt. Die machen gerade total viel und da muss man dann eben auch gucken, ob es nicht zu viel ist. Wenn du digitalisiert, wenn du ein QM einrichtet, wenn du das Geschäftsmodell änderst, das alles zur selben Zeit, dann ist das halt für die Mitarbeiter:innen auch purer Stress. Dann muss man auch immer ein bisschen abwägen: Was können alle noch schaffen? Man muss die Mitarbeitenden ja mitnehmen.

Carola Heine: Ich traue mich gar nicht zu fragen, wie analog diese Kanzlei vorher war, wenn die Kunden mit solchen Argumenten kommen. Aber wir wissen ja beide, dass es noch viele Kanzleien gibt, die bis zur Corona-Krise davon ausgegangen sind, dass man noch sehr, sehr lange so weitermachen kann.

Führung darf man auch lernen. Steuerberater:innen lernen das sonst ja nicht.

Marion Ketteler: Dort lag es ganz klar an der Partnerstruktur. Da waren bis vor zwei Jahren noch sehr „alte“ und mit den neuen Partnern – das erlebe ich immer mehr, auch bei Anfragen – mit den Neuen kommt dann auch der Digitalisierung-Schub nach vorne. Aber auch erst mit denen.

Das Berufsbild der Steuerbranche ist herausfordernd, es ist ein tolles Berufsbild, aber es ist auch sehr anstrengend – Fristen und Termine müssen schließlich eingehalten werden
Dazu ständige Weiterbildung, weil sich die Gesetzgebung ja ständig ändert, das ist schon ein sehr herausforderndes Aufgabengebiet. Dann obendrein noch schlecht geführt zu werden: Das funktioniert nicht.

Jetzt kommt noch die Digitalisierung dazu, mit neuen Ansprüchen und Berufsbildern, eine ganz neue Welt, immer noch. Dann denke ich mir: Führung darf man auch lernen. Steuerberater:innen lernen das sonst ja nicht. Sie lernen in ihrer Ausbildung ganz viel fachliches Zeug, aber nirgendwo wird Führung gelernt …. und dann stehen sie auf einmal vor einer Mitarbeiterschaft und sollen das können. Ja woher denn?

Außerdem haben sie das Problem, dass sie sich selbst ja meist nur in der Beraterrolle erleben. Der Steuerberater erlebt sich immer selbst als den kompetenten Berater und kommt häufig gar nicht auf die Idee, dass er selber Beratungsbedarf haben könnte.

Carola Heine: Das zumindest ändert die Digitalisierung aber schon ein bisschen, weil viele natürlich sehr schnell begriffen haben: Das können sie nicht alleine wuppen. Dafür haben sie sich dann externe Expert:innen geholt.

Marion Ketteler: Technische Beratung ist noch mal was anderes. Aber wenn ich zum Beispiel komme und meine Beratungsthemen mitbringe, das ist erstmal schwierig. Also die Kanzlei muss schon ein großes Problem haben, oder sie müssen schon gute Erfahrungen mit einem Berufscoaching gemacht haben, damit sie sich auf meine Beratung einlassen. Vielleicht, weil es da auch Ängste vor Veränderung gibt.

Carola Heine: Die Bereitschaft zum Wandel ist wichtig, eine gute Unternehmenskultur. Was noch, was macht eine Kanzlei für Dich attraktiv?

Marion Ketteler: Für mich macht eine Kanzlei attraktiv, wenn ich sie überhaupt bemerken und wahrnehmen kann, Sichtbarkeit also. Eine Website, der man sofort anmerkt: Ah, so ticken die. Das darf gerne ganz individuell sein. Authentizität finde ich dabei total wichtig.

Der konkrete Vorteil für die Kanzlei, wenn sie sich als attraktiv aufstellt: Sie zieht die richtigen Mandanten an, die diese Art der Kommunikation und auch der visuellen Kommunikation schätzen. Das gilt auch für Mitarbeiter. Die attraktive Kanzlei zeigt sich, trägt nach außen, was sie darstellt.

Carola Heine: Gibt es also keinen Platz mehr für Leute, die weder eine Rampensau sind noch sich selbst darstellen möchten, noch die Welt erobern möchten, noch tausend Geschäftsideen jonglieren möchten …. sondern die einfach nur einen soliden Job machen möchten, ein paar Mandanten betreuen wollen. Gibt es diesen Platz noch oder sind das Kanzleien von gestern?

Marion Ketteler: Spannende Frage.

Carola Heine: Das frage ich mich nämlich jedes Mal. Denn ich treffe natürlich super spannende Leute: Ich treffe die Meinungsführer, die Innovationsmenschen, die Leuchttürme der Branche – und natürlich ist das total klasse und bereichernd. Dann denke ich an die vielen auch sehr wichtigen Lebensphasen, wo man zum Beispiel erst mal drei Kinder großzieht oder so. Man will ja gar nicht immer die Welt erobern. Ja, das kann man manchmal auch noch später.

Was machen die Leute, die nicht ihr ganzes Ego, ihre ganze Existenz und ihre ganze Präsenz in eine Außendarstellung werfen wollen, sondern die einfach sagen: „Meine Güte, das muss doch reichen, wenn ich hier einen soliden Job mache!“

Ich selbst glaube: Für diese Menschen, die eher bodenständig sind und sich nicht so sehr als die Marketing-Rampensau sehen, ist Spezialisierung auf eine Nische wie Handwerker oder auf eine Branche die Lösung. Dann können Sie das Ambiente, welches die richtige Branche anspricht, auf Ihrer Seite erschaffen und müssen nicht selber dauernd rumlaufen und die eigene Tröte tröten.

Marion Ketteler: Ja, das sehe ich auch so. Also der Kleine, ich sage mal der, bei uns hieß das früher immer BMW-Steuerberater – Bäcker, Metzger, Wirte – kennst Du auch. Ich glaube, dass diese ganz kleinen Kanzleien, mit einem Inhaber und mit einer sehr durchmischten Mandatsstruktur, letztlich nicht überlebensfähig sind ohne eine solche Anpassung, die finden ja sonst auch keine Mitarbeiter:innen.

Carola Heine: Mit den Mitteln der Digitalisierung braucht die Steuerberaterperson, die sich da in einer Nische aufstellt, nicht unbedingt viele Mitarbeiter. Er oder sie kann trotzdem ein hohes Volumen einfahren – dabei helfen dann wieder professionelle Beratung und jemand, der beim Schleifen des Kanzleiprofils hilft 🙂 sowie starke Technikpartner wie lexoffice.

Vielen Dank für deine erfrischenden Insights und dir weiter ganz viel Erfolg!

lex' talk about tax - der lexoffice Podcast

lex‘ talk about tax – der lexoffice Podcast für die ganze Steuerkanzlei: Der Podcast zur #zukunftskanzlei mit Kanzlei-Betreuer Olaf Clüver und Marketingexpertin Carola Heine – uns vielen spannenden Gästen! 

 

 

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  • Foto: Adobe Stock Eugenio Marongiu
Über die Autorin
Carola Heine
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