Checkliste Betriebsprüfung

Wenn der Betriebsprüfer vom Finanzamt kommt

Jede:r Unternehmer:in wird zunächst einmal nervös, wenn sich das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung ankündigt. Im besonderen Fokus stehen hierbei in der Regel das Kassenbuch, Privatentnahmen, die Umsatzsteuer und Vorsteuer oder die Lohnsteueraußenprüfung. Darüber hinaus geht es bei Kleinunternehmern im Rahmen der Betriebsprüfung sehr häufig um Fahrtenbücher und Belege.

Sie finden hier eine Checkliste mit Expertentipps zu den häufigsten Fragestellungen bei einer Betriebsprüfung.

Checkliste Betriebsprüfung durch eine:n Betriebsprüfer:in vom Finanzamt

Checkliste für die Vorbereitung zur Betriebsprüfung durch einen Prüfer oder Betriebsprüfer vom Finanzamt

Die Checkliste dient Ihnen zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung durch eine:n Betriebsprüfer:in vom Finanzamt. Sie können anhand der Checkliste z. B. die Korrektheit und Vollständigkeit aller notwendigen Belege und Unterlagen sowie der für die Betriebsprüfung relevanten Verträge überprüfen. Ebenso beantworten wir Ihnen organisatorische Fragen vor Beginn der Prüfung:

  • Wie lange dauert eigentlich die Betriebsprüfung durch eine:n Betriebsprüfer:in und welchen Umfang hat die Betriebsprüfung?
  • Wer darf und muss überhaupt dem:der Betriebsprüfer:in Rede und Antwort stehen?
  • Welche Kolleg:innen suchen die für die Betriebsprüfung relevanten Belege und Unterlagen heraus?
  • Welche Rolle übernimmt Ihre Steuerkanzlei bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung und wann sollte sie dem:der Betriebsprüfer:in zur Verfügung stehen?

Download Checkliste Betriebsprüfung:

Die 3 Phasen – Ablauf einer Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung durch eine:n Prüfer:in des Finanzamts kann grob in drei Phasen unterteilt werden. In jeder Phase haben Sie als Unternehmer:in besondere Rechte und Pflichten. Sprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei. Dort kennt man den Ablauf genau und kann Sie unterstützen und weitere Tipps geben.

Phase 1 – Der Prüfer / die Prüferin meldet sich an:

Bevor der Betriebsprüfer / die Betriebsprüferin des Finanzamts Ihnen eine offizielle Prüfungsanordnung zuschickt, wird er:sie in der Regel erst einmal bei Ihnen anrufen, Termine persönlich absprechen und Ihnen mitteilen, wo genau geprüft wird und welchen Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Jahre) die Prüfung betrifft.

Bis zum postalischen Eingehen der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt könnten Sie bei wissentlichen Unregelmäßigkeiten noch Selbstanzeige einreichen. Wichtig: Selbst bei einer Selbstanzeige sprechen Sie zunächst mit Ihrer Steuerkanzlei. Für eine Straffreiheit müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Bis zum Start der Betriebsprüfung sollten Sie die Unterlagen, Belege und Verträge alle auf Vordermann bringen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Ort der Betriebsprüfung) können Sie im Extremfall juristisch vorgehen.

Phase 2 – Die eigentliche Prüfung erfolgt:

Legen Sie innerhalb Ihres Unternehmens genau fest, wer Auskünfte dem Betriebsprüfer / der Betriebsprüferin oder generell dem Finanzamt erteilen darf. Liefern Sie die geforderten Unterlagen immer zeitnah. Lassen Sie sich die Feststellungen durch das Finanzamt schriftlich mitteilen.

Mögliche Folgen bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen:

  • Der Betriebsprüfer / die Betriebsprüferin kürzt Ihren Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
  • Der Betriebsprüfer / die Betriebsprüferin schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz Ihres Unternehmens bestimmte Beträge dazu.
  • Der Betriebsprüfer / die Betriebsprüferin setzt ein Verzögerungsgeld in Höhe von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen. Eine Rückzahlung durch das Finanzamt ist leider ausgeschlossen.

Phase 3 – Schlussbesprechung:

Fordern Sie eine Schlussbesprechung mit dem:der Betriebsprüfer:in und versuchen Sie im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Wichtig: Eventuelle Steuernachzahlungen sind verhandelbar.

An der Schlussbesprechung muss auch der Vorgesetzte des Betriebsprüfers / der Betriebsprüferin teilnehmen. Diese:r ist häufig an einer schnellen Beendigung der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen gegenüber oftmals meist aufgeschlossener als der:die Betriebsprüfer:in selbst.

In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen und noch nicht aufgelösten) neu aufgerollt und abschließend verhandelt. In der Schlussbesprechung kann auch die Steuerberatung ihre Kompetenz ins Spiel bringen und so manche Feststellung mit gezielten Argumenten aus dem Weg räumen. Sprechen Sie vor der Schlussbesprechung mit Ihrer Steuerkanzlei über die Strategie im Gespräch mit dem:der Betriebsprüfer:in.

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