Zeiterfassung: Diese Lösungen helfen Ihnen, schnell und einfach Projekt- und Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen zu erfassen

In kaum einem Unternehmen ist die Arbeits- und Projektzeiterfassung beliebt. Trotzdem sprechen viele Gründe dafür, die Arbeitszeiten innerhalb Ihres Betriebs immer gewissenhaft zu erfassen. Zum einen profitieren Sie bzw. Ihre Geschäftsführung durch die ordnungsgemäße Zeiterfassung aller Projekte und Aktivitäten von einer hohen Transparenz über die erbrachte Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig können Sie dadurch sicherstellen, dass Sie Kunden gegenüber detaillierte Nachweise über die geleistete Projektarbeit erbringen können. Wie viel Zeit wer für welche Tätigkeit aufgewendet hat, ist demnach ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und des Controllings.

Warum Zeiterfassungssysteme bei Arbeitnehmern unbeliebt, aber für Unternehmen extrem wichtig sind

Dass es mit Sicherheit kaum Arbeitnehmer gibt, die ihre Arbeitszeiten gerne erfassen, liegt unter anderem daran:

  • Die Arbeits- und Projektzeiterfassung kostet zusätzliche Zeit
  • Sie hält von der eigentlich wichtigen Arbeit ab
  • Durch das Erfassen der Arbeitszeiten kann man kein Lob ernten
  • Die Aufgabe macht nur den allerwenigsten Mitarbeitern Spaß

Aus diesen Gründen geben sich Arbeitnehmer häufig keine Mühe dabei, ihre Arbeitszeiten gewissenhaft aufzuschreiben bzw. sie schieben die Zeiterfassung ständig vor sich her. Das führt dann meist dazu, dass die Arbeits- und Projektzeiten am Ende des Tages bzw. der Woche lediglich grob geschätzt – oder in manchen Fällen sogar komplett vergessen werden.

Langfristig kann das für Ihr Unternehmen zum Problem werden. Sie stehen nämlich vor der Herausforderung, auf Basis der Arbeits- und Projektzeiterfassung den Personaleinsatz Ihrer Mitarbeiter sinnvoll zu planen und gegebenenfalls auch strategische Entscheidungen zu treffen. Deshalb müssen Sie sich bei Ihren Projektabrechnungen auf die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Angestellten verlassen können. Aber nicht nur Sie als Arbeitgeber profitieren von einer gewissenhaften Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Auch für Arbeitnehmer ist eine ordentliche und lückenlose Zeiterfassung wichtig, damit diese ihre Arbeitszeiten inklusive aller geleisteten Überstunden stets korrekt nachweisen können.

Darum geht es in unserem Ratgeber zum Thema Zeiterfassung

Eine firmeninterne Zeiterfassung macht nur dann Sinn, wenn sie regelmäßig, flächendeckend und realistisch durchgeführt wird. In diesem umfangreichen Ratgeber nennen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um die Projekt- und Arbeitszeiterfassung in Ihrem Betrieb einfach und effizient zu realisieren. Sie können unter anderem nachlesen, wie Sie die Zeiterfassung in Excel erledigen. Im Zuge dessen verraten wir Ihnen, wo Ihnen entsprechende Excel-Vorlagen kostenlos zum Download bereitstehen. Außerdem nennen wir Ihnen weitere gängige Zeiterfassungssysteme und erklären Ihnen, wie einfach die Arbeits- und Projektzeiterfassung mit lexoffice-Software funktioniert. Mit unseren Ratschlägen und Tipps helfen wir Ihnen dabei, dass in Ihrem Unternehmen jeder alles gewissenhaft zu seiner Zeit erledigt!

Die Vor- und Nachteile einer Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die meisten Angestellten fühlen sich von Zeiterfassungssystemen kontrolliert. Sie denken, eine Arbeitszeiterfassung würde lediglich dem Zweck dienen, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu überprüfen bzw. deren Produktivität zu messen. Möchten Sie langfristig eine effiziente Zeiterfassungslösung in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie mit den Missverständnissen gerade in Bezug auf die vermeintliche Leistungskontrolle aufräumen. Versuchen Sie, Ihren Mitarbeitern den eigentlichen Sinn einer Stundenerfassung zu erklären und legen Sie dar, wie diese ebenfalls von einer Arbeitszeiterfassung profitieren können.

Hürden und Nachteile bei der Arbeitszeiterfassung

Für Arbeitnehmer bringt eine Zeiterfassung per se keine Nachteile mit sich. Allerdings verbinden viele von ihnen negative Aspekte damit, welche sich manchmal als Hürden bei der firmeninternen Arbeitszeiterfassung herausstellen können:

  • Häufig verstehen Angestellte den Sinn hinter einer Arbeitszeiterfassung nicht
  • Zahlreiche Zeiterfassungssysteme verfügen über eine komplizierte Bedienung und wirken dadurch abschreckend
  • Viele Mitarbeiter denken, die Arbeitszeiterfassung ist mit großem Aufwand verbunden
  • Oft haben Angestellte bedingt durch eine Zeiterfassung Angst davor, die erwarteten Leistungen nicht erfüllen zu können
  • Meist werden die Arbeitszeiten nicht konsequent eingetragen
  • Erhalten die Arbeitnehmer kein Feedback zu ihrer Produktivität, ermüdet oft die Mitwirkungsbereitschaft

Nur die wenigsten Arbeitnehmer erfassen ihre Arbeits- und Projektzeiten auch tatsächlich gewissenhaft. Andere wiederum kümmern sich überhaupt nicht um die korrekte Arbeitszeiterfassung. Hinzu kommt, dass Manipulationen der Buchungen durch Mitarbeiter möglich sind. Demzufolge kann es passieren, dass Geschäftsführer und Controller Stundensummen erhalten, die manchmal nichts mehr mit der Realität zu tun haben. Sie können so weder Projekte korrekt erfassen und abrechnen noch Ressourcen profitabel planen.
Gründe dafür sind in den meisten Fällen fehlende Anreize, sich bei der Arbeitszeiterfassung Mühe zu geben. Im Gegensatz zu Freiberuflern, die ihre Arbeitszeiten selbst in Rechnung stellen und für die Zeit meist bares Geld bedeutet, müssen sich Angestellte nicht um solche Aufgaben kümmern. Stattdessen können sie sich darauf verlassen, monatlich ein festes Gehalt auf ihr Konto überwiesen zu bekommen. Als Arbeitgeber haben Sie aber verschiedene Möglichkeit, um Ihre Mitarbeiter zu einer gewissenhaften und transparenten Arbeitszeiterfassung zu motivieren – beispielsweise mit Boni, Sonderurlaub oder einem tollen Weihnachtsgeschenk.

Vorteile der Arbeits- und Projektzeiterfassung im Überblick

Vorteile für UnternehmenVorteile für Mitarbeiter
  • Minutengenaue Zeitabrechnung
  • Vermeidung von Überstunden und Leerlauf
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Daten
  • Mehr Sicherheit, Transparenz und Übersicht über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter
  • Effizientere Personaleinsatzplanung
  • Leichtere Verwaltung und Kontrolle von Abwesenheiten sowie Urlaub
  • Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
  • Leichtere Rechnungsstellung auf Basis der Projektzeiterfassung
  • Optimale Basis für Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Prozessoptimierung und Kostenersparnis
  • Deutliche Gewinnsteigerungen möglich
  • Bessere Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden
  • Maximale Transparenz bei Zeit- und Urlaubskonten
  • Einfachere Planung von Urlauben
  • Klare Verfolgung von Projektzielen
  • Vermeidung unnötiger Aktivitäten
  • Erfolgreicheres und leistungsorientierteres Arbeiten
  • Bessere zeitliche Einschätzung wichtiger Aufgaben
  • Tägliche Routinen und Gewohnheiten werden besser abgebildet

Für wen ist eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll?

Mit Hilfe einer gewissenhaften Arbeitszeiterfassung seitens Ihrer Angestellten haben Sie in Ihrem Unternehmen die Chance, Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten und sich weitere Wettbewerbsvorteile zu sichern. Hinzu kommt, dass eine logische und transparente Aufstellung der Arbeitskosten dazu beiträgt, dass Sie bei Honorarverhandlungen mit Kunden überzeugen können. Nicht zuletzt profitieren Sie von dem Vorteil, Projekte auf Basis der Zeiterfassung abrechnen zu können, um auf Basis dieser Daten einfach und schnell korrekte Rechnungen für Kunden zu erstellen. Demnach kann jeder durch den Einsatz einer modernen Zeiterfassung profitieren – vom Freelancer über selbstständige Handwerker im Baugewerbe bzw. Gewerbetreibende in der Gastronomie bis hin zu Kleinbetrieben und mittelständischen Unternehmen.

Arbeitszeiten erfassen: Diese Daten sollten Sie festhalten

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen alle Arbeitszeiten korrekt erfassen, ist es wichtig, dass Sie nicht bloß die reine Personalarbeitszeit betrachten, welche sich aus der Differenz von Arbeitsende und Arbeitsbeginn abzüglich der Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter zusammensetzt. Auch die Zeiterfassung der Überstunden spielt hierfür selbstverständlich eine wichtige Rolle. Darüber hinaus sollten Sie idealerweise berücksichtigen, wie viele Stunden Ihre Arbeitnehmer täglich in einzelne Projekte und Projektschritte investieren. Nur so können Sie alle Arbeitszeiten so präzise wie möglich erfassen.

Um neben den regulären Arbeitszeiten ebenfalls alle Projektzeiten lückenlos zu erfassen, müssen Ihre Mitarbeiter zu jedem Projekt alle angefallenen Arbeitsstunden lückenlos aufschreiben. Als Arbeitgeber profitieren Sie so von einer optimalen Grundlage für die Abrechnung mit Kunden und eine korrekte Fakturierung. Darüber hinaus sind alle damit verbundenen Informationen aber auch für Ihre weitere Projektsteuerung essentiell.

Neben der generellen Arbeits- und Projektzeiterfassung ist außerdem eine ordentliche Abwesenheitsverwaltung wichtig, um alle Arbeitszeiten korrekt zu erfassen. Die Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Arbeitnehmer spielen bei Ihrer Personaleinsatzplanung oder bei der Planung und Einteilung von Schichtarbeitern nämlich ebenfalls eine wichtige Rolle. Sie können so immer sofort auf einen Blick sehen, ob Mitarbeiter zum Beispiel zeitgleich Urlaub beantragt haben. Diese Daten und Informationen können Sie anschließend mit Ihren laufenden Projekten abgleichen. Eine gewissenhafte Arbeitszeiterfassung kann somit durchaus auch die Urlaubsplanung innerhalb Ihres Betriebs bzw. genauso das Erstellen von Schichtplänen erleichtern.

Aufzeichnungspflichten der Arbeitszeit: Beachten Sie diese gesetzlichen Regelungen

Seit dem 1. Januar 2017 gilt innerhalb Deutschlands der gesetzliche Mindestlohn von 8,84 Euro pro Stunde. Damit gewährleistet ist, dass dieser auch tatsächlich für jede Arbeitsstunde ausbezahlt wird, besteht in bestimmten Branchen und Beschäftigungsverhältnissen die Pflicht, alle Arbeitszeiten der Angestellten genau zu notieren. Um die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit nach den gesetzlichen Vorgaben umzusetzen, sollten Sie im Hinblick auf die Personalzeiterfassung
über ein paar wichtige Punkte Bescheid wissen.

Welche Branchen müssen ihre Arbeitszeiten laut Gesetzgeber dokumentieren?

Seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes (MiLoG) sind manche Arbeitgeber dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Angestellten im Rahmen einer Zeiterfassung festzuhalten. Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit gilt grundsätzlich für alle Wirtschaftsbereiche, in welchen laut dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) eine besondere Missbrauchsgefahr besteht:

  • Baugewerbe
  • Gebäudereinigung
  • Spedition, Transport und Logistik
  • Messebau
  • Fleischwirtschaft
  • Gaststätten
  • Herbergen
  • Forstwirtschaftsbetriebe

Ebenfalls Zeitungs- und Paketzusteller/innen sind zur Aufzeichnung ihrer Arbeitszeiten verpflichtet. Darüber hinaus gilt die Dokumentationspflicht für alle geringfügig Beschäftigten (ausgenommen von Minijobbern, die im privaten Bereich arbeiten).

Welche Angaben sind im Zuge der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten wichtig?

Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen Minijobber oder ist Ihre Branche komplett von der Dokumentationspflicht betroffen, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter auf einem Zeiterfassungsformular für jeden geleisteten Arbeitstag folgende Informationen korrekt aufschreiben:

  • Arbeitszeitbeginn
  • Arbeitszeitende
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit in Stunden

Hierbei ist es egal, ob die Formulare handschriftlich oder maschinell erstellt bzw. ausgefüllt werden. Als Arbeitgeber haben Sie lediglich Sorge dafür zu tragen, dass die Listen korrekt geführt werden und dass Sie diese über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum von zwei Jahren aufbewahren.

Beachten Sie außerdem, dass Pausen im Zuge der Aufzeichnungspflichten grundsätzlich nicht zu den regulären Arbeitszeiten zählen und demnach davon abgezogen werden müssen. Weiterhin dürfen Sie die Arbeitszeit-Dokumentation nicht an Dritte weiterreichen, ohne dass Ihre Arbeitnehmer davon wissen oder Ihnen ihr Einverständnis dazu gegeben haben. Die allgemeine Verordnung zur Arbeitszeiterfassung können Sie im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nachlesen, während im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Vorschriften zum Umgang mit Daten im Arbeitsrecht geregelt sind.

Wie kann ich Arbeitszeiten korrekt abrechnen?

Vielen Arbeitgebern und Arbeitnehmer ist nicht klar, wie sie aus der fest vereinbarten Wochenarbeitszeit zum Beispiel die monatlichen oder täglichen Arbeitsstunden berechnen können, welche ihre Angestellten leisten sollen. Wir erklären Ihnen, wie Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter korrekt abrechnen.

a) Tägliche Arbeitszeit

Sie möchten die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter abrechnen? Es gibt eine einfache Formel, mit welcher Sie die Anzahl der Arbeitstage pro Woche (z.B. für eine Fünf- oder Sechs-Tage-Woche) mit dem wöchentlich vereinbarten Zeitkontingent vergleichen können. Arbeitet ein Angestellter beispielsweise an insgesamt fünf Arbeitstagen für 38 Stunden pro Woche, so müssen Sie lediglich die wöchentlich vereinbarte Arbeitszeit durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage dividieren:

b) Monatliche Arbeitszeit

Etwas schwieriger ist es dagegen, die monatliche Arbeitszeit abzurechnen. Hierfür müssen Sie nämlich einen sogenannten Wochenfaktor verwenden. Um diesen zu berechnen, dividieren Sie einfach nur die 52 Wochen eines Jahres durch 12 Monate:

Als Ergebnis erhalten Sie den Wert 4,333. Sowohl in der Lohnsteuerrichtlinie als auch in Tarifverträgen wird meist der Wert 4,35 verwendet. Das liegt daran, dass Experten für dessen Berechnung ebenfalls die Schaltjahre innerhalb eines Zeitraums von 400 Jahren mit einberechnen. Der daraus resultierende Wert wird anschließend auf 4,35 aufgerundet.

Um die monatliche Arbeitszeit abzurechnen, multiplizieren Sie nun die wöchentliche Arbeitszeit von 38 Stunden mit dem Wochenfaktor 4,35:

38 Stunden/Woche x 4,35 = 165,3 Stunden/Monat

c) Monatliche Arbeitstage

Mit Hilfe der obigen Formel können Sie ebenfalls die monatlichen Arbeitstage Ihrer Mitarbeiter ausrechnen. Multiplizieren Sie hierfür einfach nur fünf Arbeitstage pro Woche mit dem Wert 4,35:

5 Tage/Woche x 4,35 = 21,75 Tage/Monat

Auch ein zuverlässiger Arbeitszeit-Rechner wie zum Beispiel Clockodo kann Ihnen eine große Hilfe dabei sein, innerhalb Ihres Unternehmens alle Arbeitszeiten korrekt abzurechnen. Alternativ können Sie auf das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel zurückgreifen, um Ihre firmeninternen Arbeitszeiten zu berechnen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung mit Excel?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, mit denen Sie die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen erfassen können. Eine gängige Variante ist es zum Beispiel, die Stundennachweise für die Zeiterfassung schlicht und einfach mit Excel zu erstellen. Mit Hilfe entsprechender Vorlagen ist es problemlos möglich, alle Arbeitszeit korrekt im Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft festzuhalten.

Die Vorteile bei der Zeiterfassung mit Excel

Excel ist nicht nur eine sehr einfache Methode, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, sondern wahrscheinlich noch dazu die kostengünstigste. Darüber hinaus bietet die Zeiterfassung mit Excel einige weitere entscheidende Vorteile:

  • Excel kann nicht nur von einer Person aufgerufen werden, sondern Dokumente stehen beliebig vielen Nutzern zur Verfügung
  • Wird eine Datei auf dem Firmenlaufwerk bzw. in der Cloud abgelegt, können sowohl Geschäftsführung als auch Arbeitnehmer die erfassten Zeiten einsehen und bearbeiten.
  • Beliebige Abschnitte von Excel-Tabellen können jederzeit unkompliziert ausgedruckt werden, sollten Sie beispielsweise lieber ein Blatt Papier in den Händen halten.

Dank der Arbeitszeiterfassung mit Hilfe von Microsoft Excel können Sie demnach schnell und zuverlässig berechnen, wie viele Arbeitsstunden Sie und Ihre Mitarbeiter geleistet haben.

Excel-Arbeitszeittabellen selbst erstellen: Eine kurze Anleitung

Wenn Sie sich ein wenig mit Excel-Formeln auskennen, haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, selbst eine Arbeitszeittabelle nach Ihren persönlichen Vorstellungen zu erstellen, um Excel zu Ihrem persönlichen Arbeitszeitrechner zu machen. Das ist gar nicht schwer:

  1. Geben Sie in ein leeres Tabellenblatt Ihre gewünschten Spaltenüberschriften ein (z.B. Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause, Gesamtstunden etc.).
  2. Tragen Sie Ihre Arbeits- und Pausenzeiten in die Tabelle ein.
  3. Fahren Sie mit Hilfe einfacher Excel-Formeln damit fort, die Arbeitsstunden zu berechnen (z.B. indem Sie Arbeitsbeginn und Pausenzeiten vom Arbeitsende subtrahieren).
  4. Plus- und Minusstunden können Sie ausrechnen, indem Sie zuerst Ihre Standardarbeitszeit pro Tag festlegen und anschließend Ihre tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von diesem Wert abziehen.
  5. Ihre monatlichen Arbeitszeiten können Sie mit Hilfe der Excel AutoSumme-Funktion berechnen.
  6. Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihren fälligen Verdienst präzise auszurechnen, indem Sie eine leere Zelle mit Ihrem Stundenlohn versehen und diesen anschließend mit Ihren Arbeitsstunden multiplizieren.

Wenn Sie Ihre Zeiterfassung mit Hilfe von Excel selbst durchführen möchten, können Sie sich auf vielen Internet-Seiten diverse Tutorials zu diesem Thema durchlesen.

Kostenlose Excel-Vorlagen aus dem Internet nutzen

Alternativ können Sie außerdem eine vorgefertigte, kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung aus dem Internet verwenden. Online stehen Ihnen viele Excel-Arbeitszeittabellen zum kostenlosen Download bereit. Diese helfen Ihnen dabei, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter unkompliziert zu erfassen und anschließend auszuwerten. Die meisten vorgefertigten Excel-Tabellen aus dem Web sind sogar dazu in der Lage, nach Eingabe der Arbeitszeiten automatisch angefallene Minus- und Plusstunden auszurechnen. Weiterhin gibt es Varianten mit einer Monats- oder Jahresübersicht, in welche Sie Feiertage, Urlaub und Fehlzeiten aufgrund von Krankheit eintragen können. Diese Informationen werden anschließend ebenfalls in die Kalkulation mit einbezogen. Die Zeiterfassung mit Excel kann Sie demnach sehr gut dabei unterstützen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter immer optimal im Überblick zu behalten.

Unterschiedliche Zeiterfassungssysteme im Überblick

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften darüber, wie die Zeiterfassung in einem Unternehmen zu erfolgen hat. Außerdem gibt es zahlreiche branchen- und jobspezifische Unterschiede, welche im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung eine Rolle spielen. Ihnen stehen verschiedene Zeiterfassungssysteme zur Auswahl, auf welche Sie in Ihrem Betrieb zurückgreifen können, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren.

1. Händische Arbeitszeiterfassung

Eine der einfachsten Möglichkeiten, um Arbeitszeiten zu erfassen: Sie verwenden Zettel und Stift. Sie können zum Beispiel Formulare austeilen, in welche Ihre Mitarbeiter alle Arbeitsstunden händisch eintragen. Vorgefertigte Muster zur Arbeitszeiterfassung müssen keiner gesetzlichen Norm entsprechen. Sie sollten bei dieser Art von Zeiterfassungssystem also lediglich darauf achten, dass Ihre Angestellten Ihre Zeiten entsprechend in den Formularen notieren und die zweijährige Aufbewahrungsfrist einhalten.

2. Zeiterfassungssoftware

Zu den gängigsten Zeiterfassungssystemen in Unternehmen gehören elektronische Software-Programme, in welche die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintippen. Mit vielen solcher Lösungen lässt sich die Arbeitszeiterfassung bequem online in der Cloud bzw. sogar mobil via Smartphone oder Tablet erledigen. Allerdings spiegeln Zeiterfassungsprogramme die Realität oft nicht richtig wider, da die Eintragungen seitens der Angestellten oft erst am Ende des Tages bzw. der Woche vorgenommen und dementsprechend bloß grob geschätzt werden. Häufig muss die Geschäftsführung den Mitarbeitern dann hinterherlaufen oder sich für die monatlichen Abrechnungen eigene Zeiten ausdenken.

3. Tools mit Stoppuhrfunktion

Zeiterfassungssysteme in Form von Stoppuhrsoftware funktionieren folgendermaßen: Die Mitarbeiter klicken nach jeder projektbezogenen Aufgabe auf einen Start-/Stopp-Button. Somit sollen sie grundsätzlich präzisere Schätzungen als herkömmliche Zeiterfassungssoftware ermöglichen. Zeiterfassungssysteme mit Stoppuhrfunktion zeichnen sich auf der anderen Seite aber durch den Nachteil aus, dass sie viel Zeit erfordern – vor allem dann, wenn Mitarbeiter häufig zwischen verschiedenen Aktivitäten und Projekten hin und her springen. In diesem Fall können Tools mit Stoppuhrfunktion mehr Zeit kosten als eine händische Arbeitszeiterfassung. Allerdings erhalten Sie diese Art von Zeiterfassungslösung häufig kostenlos im Internet.

4. Stoppuhr-Hardware

Zeiterfassungssysteme gibt es außerdem in Gestalt von Stoppuhr-Hardware. Solche Produkte können zum Beispiel drehbare Buttons oder Buzzer sein. Sie bieten den Vorteil, dass sie optisch und haptisch eine angenehme Erfahrung ermöglichen und noch dazu eine optimale Erinnerungsfunktion auf dem Schreibtisch darstellen. Allerdings gilt es auch diese Variante genau wie Stoppuhr-Software permanent zu bedienen, sodass alle Zeiten im Nachhinein noch in einem Zeiterfassungssystem verbucht werden müssen.

Welches Zeiterfassungssystem ist das richtige für mein Unternehmen?

Welche Zeiterfassungssysteme für Ihr Unternehmen am besten in Frage kommen, hängt in erster Linie von folgenden Faktoren ab:

  • Betriebsgröße
  • Branche
  • Arbeitsweise

Aus diesem Grund lässt sich die Frage nach dem perfekten Tool für die eigene Firma auch nicht pauschal beantworten. Um die passende Variante für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie in jedem Fall darauf achten, ein intuitiv bedienbares Zeiterfassungssystem anzuschaffen, welches gerade im Hinblick auf den Zeitfaktor keinen Mehrwert für Sie und Ihr Team darstellt. Andernfalls kann es passieren, dass Ihre Mitarbeiter es schnell nicht mehr nutzen.

Ebenfalls ein wichtiger Punkt bei der Auswahl eines geeigneten Zeiterfassungssystems: Sie und Ihre Angestellten sollten plattformübergreifend und mobil auf das Tool zugreifen können. Dementsprechend bietet sich zum Beispiel ein Cloud-Modell an, mit dem Ihre Mitarbeiter auch von unterwegs und im Home-Office bequem ihre Arbeitszeiten erfassen können. Plattformunabhängige Lösungen bieten darüber hinaus den entscheidenden Vorteil, dass sie sich für die Zeiterfassung auf PC und Mac sowie auf Apple iPhones mit iOS-Betriebssystem und Android-Geräten eignen. Das macht sie zum Beispiel ebenfalls optimal als Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe.

Erledigen Sie mit der lexoffice-Zeiterfassung immer alles genau zu seiner Zeit!

Damit eine Arbeitszeiterfassung ihren eigentlichen Einsatzweck auch erfüllt, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • Sie darf nicht mit Mehraufwand verbunden sein
  • Sie soll schnell funktionieren
  • Sie muss möglichst genaue Ergebnisse liefern

Bei lexoffice erhalten Sie leistungsfähige Software für Ihr Rechnungswesen und Ihre Online-Buchhaltung, welche Ihnen gleichzeitig eine absolut zuverlässige Zeiterfassung in Ihrem Betrieb ermöglicht. Unsere Programme sind dazu in der Lage, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz optimal miteinander zu verbinden. Weiterhin sind alle Software-Lösungen und Zeiterfassungssysteme so einfach gestaltet, sodass jeder Ihrer Mitarbeiter sie sofort nutzen kann. Finden Sie jetzt Ihre passende lexoffice-Version – damit Sie sogar bei der Zeiterfassung noch Zeit sparen!

Einfache und schnelle Zeiterfassung mit dem lexoffice-Partner Clockodo

lexoffice stellt Ihnen verschiedene Zusatz-Features im Bereich der Zeiterfassung zur Auswahl. Besonders schnell und effizient können Sie zum Beispiel mit dem lexoffice-Partner Clockodo arbeiten. Das Tool zählt zu den beliebtesten Zeiterfassungen für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und punktet mit folgenden Produkteigenschaften:

  • Mit der praktischen Zeiterfassungs-App können Sie alle Arbeits- sowie Projektzeiten automatisiert erfassen und an lexoffice übertragen
  • Sie können Arbeitszeiten nach Kunden, Projekten und Aufgaben auswerten
  • Eine integrierte Ressourcen-Verwaltung hilft Ihnen, den vollen Überblick über Soll- und Ist-Stunden sowie über Abwesenheiten, Urlaubstage und Überstunden Ihrer Mitarbeiter zu behalten
  • lexoffice unterstützt Sie optimal bei der Weiterverarbeitung Ihrer Daten aus der Clockodo-Zeiterfassung
  • Sie können wesentlich leichter planen und buchen (z.B. im Bereich der Lohnbuchhaltung etc.)
  • Die Verbindung von Clockodo-App und lexoffice erleichtert Ihnen Ihre komplette Rechnungsstellung – ganz ohne Mehraufwand

Ein weiterer entscheidender Vorteil der lexoffice-Zeiterfassung Clockodo: Sie haben die Möglichkeit, das Tool online in der Cloud zu nutzen und so zu jeder Zeit und von jedem Ort aus bequem auf Ihre Daten zuzugreifen. Gleichzeitig profitieren Sie von maximalem Datenschutz. Sie können sich sicher sein, dass Clockodo Ihre Daten nach den Richtlinien des deutschen Datenschutzgesetzes speichert.

Die lexoffice-Zeiterfassung Clockodo unterstützt Sie und Ihr Team optimal dabei, alle Arbeitszeiten einfach, schnell und zuverlässig zu erfassen. Das praktische Tool punktet mit einer intuitiven Benutzerführung, maximaler Flexibilität und übersichtlichen Berichten. Damit bietet Ihnen die lexoffice-Zeiterfassung Clockodo die Möglichkeit, sowohl Ihren Umsatz als auch die Kosten in Ihrem Unternehmen enorm zu optimieren. Alternativ ist die TimeTrack App eine optimale Ergänzung zur Software von lexoffice.

Praxis-Tipp

Mit clockodo erfassen Sie und Ihr Team Arbeitszeiten schnell, einfach und zuverlässig online. Die erfassten Zeiten übergeben Sie per Klick an lexoffice und erstellen so ohne Mehraufwand detaillierte und korrekte Rechnungen.

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