3 Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Mandanten
Steuerberater Frank Scheele erklärt kompakt und auf den Punkt die unterschiedlichen Wege für Ihre Kanzlei, mit lexoffice zu arbeiten.
Inhaltsverzeichnis
Für die fruchtbare Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten stehen Ihnen mit lexoffice verschiedene Wege zur Verfügung. Steuerexperte Frank Scheele kennt beide Seiten: Die des Unternehmers, der Daten und Papierberge in den Griff bekommen muss – und die Situation der Kanzlei, die nach reibungslosem digitalem Datentausch strebt.
Frank Scheele
Steuerberater und Unternehmensberater
„Ich bin Wirtschaftsingenieur, Steuerberater, Coach und Fachberater für Unternehmens-Umstrukturierung mit dreißig Jahren Erfahrung in der Selbständigkeit. Zwanzig davon als Steuerberater, ein halbes Jahrzehnt als Business-Coach: Damit habe ich das große Glück, über Erfahrungen mit der Selbständigkeit ebenso wie über Steuerfachwissen zu verfügen und kann sowohl Mandant:innen als auch Kanzleien smarte Wege zur digitalen Zusammenarbeit aufzeigen.
Denn heute ist vieles möglich – man muss die Chance nur ergreifen.“
Betriebswirtschaftliche Informationen statt elektronischem Pendelordner
Frank Scheele: Stellen Sie sich bitte einen Mandanten mit einer GmbH vor, der mit dem Finanzamt die Ist-Versteuerung bei der Umsatzsteuer vereinbart hat – und der liefert Ihnen jetzt monatlich seine Daten. Die Daten werden Ihnen mit Debitoren und Kreditoren angeliefert, egal ob bezahlt wurde oder nicht.
Das ist tatsächlich das, was bei der Zusammenarbeit über lexoffice Ihr Mandant auch macht. Obwohl er eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellt, bekommen Sie Debitoren, Kreditoren, ob bezahlt oder nicht. Denn das sollten Sie im Vorfeld wissen: Wir sprechen bei dieser Art von Zusammenarbeit nicht von einem „elektronischen Pendelordner“, bei dem die Zahlungen hinter den Belegen sind.
Sondern Ihr Mandant bekommt eine vollwertige betriebswirtschaftliche Information, mit der er sein Unternehmen steuern kann. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sehe ich mindestens drei unterschiedliche Möglichkeiten:
1. Buchführung auf Grundlage der Vorarbeit des Mandanten
Im ersten angenommenen Fall hat Ihr Mandant die Belege elektronisch erfasst, schon mal kategorisiert und Metainformationen hinzugefügt: Wie zum Beispiel Datum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und Vorsteuer und auch Belegnummern. Sie können diese Daten einfach übernehmen, haben sich wahrscheinlich beim Kontoauszugsmanager angebunden und machen dann eine Buchführung mit der Vorarbeit des Mandanten.
2. Komplette Zahlungsinformationen für die Belege vorhanden
Die zweite Möglichkeit für eine Zusammenarbeit sehe ich, wenn Ihr Mandant die Belege einscannt, die Metainformationen dabei schon ergänzt und auch seine Zahlungsarten verknüpft hat. Er hat zum Beispiel Paypal angebunden, sein Bankkonto, seine Kreditkarte und liefert Ihnen die kompletten Zahlungsinformationen für die Belege gleich mit. Sie machen dann Ihre Tätigkeit plus die Umsatzsteuervoranmeldung.
3. Mandant übernimmt die Buchführung, Sie den lukrativeren Rest
Die dritte Art der möglichen Zusammenarbeit sieht so aus, dass Ihr Mandant die komplette Buchführung selbst erstellt, die Umsatzsteuervoranmeldung sendet. Am Jahresende liefert er Ihnen dann seine selbst erstellte Buchführung, Sie machen eine Einnahme-Überschuss-Rechnung und ergänzen die restlichen Steuererklärungen.
Video-Tutorial zur effizienten Zusammenarbeit
Sie möchten Frank Scheele beim Erklären lieber zuschauen und ihm dabei über die Schulter sehen, wie die beschriebene Effizienz in lexoffice aussieht? Hier ist die Video-Version mit konkreten Einblicken in die lexoffice Oberfläche für Sie:
Mit lexoffice können Steuerberater und Mandanten einfach und effizient zusammenarbeiten: Mandanten schreiben mit lexoffice GoBD-konforme Angebote und Rechnungen und erfassen Belege digital.
Der Steuerberater arbeitet mit eigenem Zugang direkt in lexoffice oder übernimmt die Daten in seine Kanzleisoftware.
Arbeitsschritte wie das Sortieren von Belegen oder der Versand des Pendelordners entfallen auf beiden Seiten. Alle Belege sind jederzeit für alle Beteiligten verfügbar und die Zusammenarbeit wird effizienter.
Weitere Informationen: https://www.lexoffice.de/steuerberater/
Kommunikation vorab ist wesentlich
In allen drei genannten Fällen ist meine persönliche Empfehlung, auf jeden Fall mit dem Mandanten zu sprechen: Wie möchten wir denn zusammenarbeiten? Wer macht denn hier was? Und das dann unbedingt auch schriftlich fixieren.
Mit der Zeit darf mehr werden aus der schriftlichen Vereinbarung, denn man entwickelt sich ja weiter oder stellt fest, dass anfangs auch schon mal etwas vergessen wurde. Doch auch dann reden Sie unbedingt darüber und halten das Ergebnis schriftlich fest, um Missverständnisse und abweichende Erwartungshaltungen zu vermeiden.
Ein Vorteil in der Zusammenarbeit, wenn jemand mit lexoffice arbeitet ist die drastische Minimierung von Rückfragen.
Der Mandant sieht ja selbst, wenn ihm ein Beleg fehlt. Wenn er zum Beispiel mit dem Modell 2 arbeitet und die Belege einscannt, dann sieht er sofort: Da habe ich etwas bezahlt, aber keinen Beleg. Darum kümmert er sich dann selbst. Sie müssen keine Rückfragen stellen. Sie gewinnen Zeit, die Sie für qualifizierte Beratung nutzen können.
Im oben verlinkten Video können Sie sich einige Beispiele aus der Praxis anschauen, wie die Zusammenarbeit mit Mandant:innen konkret aussehen wird und wie Sie gut vorgehen können.
Einen abschließenden Tipp hätte ich noch: Exportieren Sie die Buchhaltungsdaten erst, nachdem Sie in lexoffice alles durchgeschaut haben – das vereinfacht die Arbeit im eigenen DATEV-System dann sehr.
Ich wünsche Ihnen eine fruchtbare Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten und lexoffice!
Ihr Frank Scheele
https://unternehmerwerkstatt.de/
lex‘ talk about tax – der Podcast von lexoffice zur Zukunftskanzlei
Der Podcast greift die Themen der #Zukunftskanzlei auf: neue Arbeitsfelder für Steuerberater, Menschen aus der Branche mit ihren Erfahrungen, moderne digitale Technologien und konkrete Tipps, die schon heute umsetzbar sind. Deine Gastgeber, Carola Heine und Olaf Clüver aus dem lexoffice Team, sind für dich der Zukunft auf der Spur. Dazu bringen sie eigenen Themen ein und lassen im Gespräch mit Gästen die Sprühfunken fliegen. Sei dabei in der Runde, freue dich auf neue Einblicke und hole dir den Extra-Schub auf der Zukunftsgeraden.
FAQ:
Wie kann ich als Steuerberater:in meinen Mandanten den Steuerberaterzugang anbieten?
Alle lexoffice Anwender:innen haben immer die Möglichkeit, Sie über den Steuerberaterzugang einzuladen – Sie können wiederum Ihren Mandant:innen das Angebot der Zusammenarbeit über lexoffice mit einem Gutschein versüßen.
Was ist der beste Weg für mich als Steuerberate, lexoffice zu nutzen?
Am besten abonnieren Sie unseren Newsletter für Steuerberater:innen und buchen unseren Kanzleibetreuer für eine Einführung in lexoffice für sich und Ihr Team.
Für welche Mandant:innen kommt die Zusammenarbeit in Frage?
Egal, ob Ihre Mandanten nur Belege an Sie übergeben möchten oder Selbstbucher sind: lexoffice ist in verschiedenen Versionen erhältlich und deshalb immer die richtige Empfehlung für die Zusammenarbeit mit Selbständigen, Existenzgründern und Kleinunternehmern.
