Geschäftskonto eröffnen

Falls Sie noch kein Geschäftskonto eröffnet haben, erklären wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie in wenigen Schritten Ihr Firmenkonto eröffnen. Erfahren Sie, warum ein Geschäftskonto wichtig ist, welche Unterlagen Sie benötigen und welche Voraussetzungen bei einem Geschäftskonto erfüllt sein müssen.

Was ist ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto ist ein Kontokorrentkonto – wie das private Girokonto auch. Es hat den Vorteil, dass geschäftliche und private Buchführung voneinander getrennt werden. Dabei funktioniert ein Geschäftskonto wie ein Girokonto, es:

• hält im Kontoauszug alle laufenden Kontobewegungen fest,
• erfasst Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben,
• ermöglicht die Zahlung per Girocard (kontaktlose Zahlung),
• erlaubt Überweisungen, Abhebungen und Daueraufträge.

Darüber hinaus bieten Geschäftskonten auch die Möglichkeit für Onlinebanking und Telefonbanking sowie häufig weitere Funktionen wie Unterkonten, Lastschrifteinzugsverfahren etc.

Ist ein Geschäftskonto Pflicht?

Ein Geschäftskonto ist nicht für jede:n Unternehmer:in Pflicht – die Rechtsform eines Unternehmens ist hierfür entscheidend. Grundsätzlich gilt:Kapitalgesellschaften sind zur Führung eines Geschäftskontos verpflichtet. Grund dafür ist, dass eine Kapitalgesellschaft als juristische Person gilt und das Gesellschaftsvermögen vom Vermögen der Gesellschafter:innen getrennt werden muss.

Für alle anderen Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen ist ein Geschäftskonto freiwillig. Aber auch für diese Unternehmensformen empfiehlt sich in den meisten Fällen ein Geschäftskonto.

Warum Sie ein Geschäftskonto eröffnen sollten

Auch wenn für Sie grundsätzlich keine Pflicht zur Führung eines Geschäftskontos besteht, sollten Sie sich mit dem Thema schon frühzeitig auf Ihrem Weg in die Selbstständigkeit auseinandersetzen. Ein wichtiger Grund hierfür ist, dass manche Banken die Nutzung des privaten Girokontos als Geschäftskonto in ihren AGB untersagen. Die Folgen unerlaubter betrieblicher Nutzung Ihres Privatkontos sind Kontoschließung oder ein (mitunter ungewolltes) Upgrade auf ein Geschäftskonto, das Ihre Hausbank anbietet.

Erkundigen Sie sich in jedem Fall vorher bei Ihrer Bank, ob die Nutzung als Geschäftskonto erlaubt ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Beitrag „Kann man ein Privatkonto als Geschäftskonto nutzen?“.

Tipp: Wussten Sie, dass alle Ausgaben und Einnahmen Ihres geschäftlich genutzten Kontos nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) gebucht werden müssen? Das bedeutet: Wenn Sie Ihr privates Konto auch für geschäftliche Zwecke nutzen, muss Ihr Buchhalter (oder Sie) alle Ein- und Ausgaben buchen und (spätestens im Falle einer Steuerprüfung) belegen – auch Ihre Lebensmitteileinkäufe, privaten Mietausgaben usw.

Vorteile von Geschäftskonten

Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, ein Geschäftskonto zu führen, sprechen zahlreiche Gründe für die Eröffnung eines eigenen Firmenkontos. Hier eine Auswahl von 8 wichtigen Vorteilen, die Ihnen ein Geschäftskonto bietet:

1. Trennung privater und beruflicher Umsätze: Die Trennung von privaten und beruflichen Umsätzen ist äußerst sinnvoll. So kann auch das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung nicht auf Ihre privaten Finanzen blicken, die im schlimmsten Fall zu Diskussionen mit den Prüfenden führen. Zudem müssen Sie nicht auch alle privaten Ausgaben nach den GoBD ordentlich buchen. Das bläht Ihre Buchhaltung nur unnötig auf.
2. Verknüpfung mit der Online-Buchhaltung: Wenn Sie das Geschäftskonto mit einer Buchhaltungssoftware verknüpfen, bietet Ihnen das sogar noch größere Vorteile: Betriebseinnahmen und -ausgaben haben Sie damit immer optimal im Blick, Ausgaben werden direkt gebucht und auch die Ablage der notwendigen Dokumente für das Finanzamt erfolgt über die Buchhaltungssoftware. Dies ermöglicht Ihnen zudem einen Vergleich der verschiedenen Monate oder Geschäftsjahre.
3. Ein Zeichen von Professionalität: Ein Geschäftskonto zeigt Ihren Kund:innen und Geschäftspartner:innen, dass Sie ein etabliertes und seriöses Unternehmen betreiben, da Sie Zahlungen auf ein offizielles Geschäftskonto akzeptieren. Kunden und Lieferanten vertrauen eher Unternehmen, die Geschäftskonten nutzen, da dies Transparenz und Professionalität signalisiert.
4. Einfachere Erstellung der Steuererklärung: Ein Geschäftskonto erleichtert Ihnen die Einhaltung von Steuervorschriften, da alle geschäftlichen Transaktionen an einem Ort erfasst werden. Das vereinfacht die Erstellung der Steuererklärung deutlich.
5. Besserer Überblick: Sie haben Geschäftseinnahmen und -ausgaben jederzeit im Blick und können auf dieser Grundlage präzisere Entscheidungen treffen.
6. Kosten und Aufwand bei Kontowechsel: Entscheiden Sie sich erst später für ein Geschäftskonto, ist das mit zusätzlichem Aufwand und Kosten verbunden. Sie müssen Ihre Kund:innen und Partner:innen über die geänderten Bankinformationen informieren, SEPA-Lastschriftmandate ändern lassen und z. B. Rechnungs- und Briefpapier ersetzen. Deshalb ist es sinnvoll, direkt von Anfang an mit einem Geschäftskonto zu starten.
7. Funktionsumfang: Manche Funktionen stehen Ihnen nur bei der Nutzung eines Geschäftskontos zur Verfügung. Möchten Sie bspw. als Zahlungsarten Kartenzahlung oder Lastschriftverfahren anbieten, benötigen Sie ein Geschäftskonto.
8. Zukunftsorientierung: Sofern Sie von vornherein ein Geschäftskonto führen, ist es ein Leichtes, Ihre Buchhaltung und Finanzaufgaben an eine:n Mitarbeiter:in zu übergeben, sodass Sie noch mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben haben. Setzen Sie von vornherein Strukturen auf, die das Wachstum Ihres Unternehmens begünstigen.

Geschäftskonto Voraussetzungen: Darauf sollten Sie achten

Anbieter von Geschäftskonten bieten verschiedene Funktionen zu unterschiedlichen Preisen an. Auf was Sie bei der Auswahl ein Auge werfen sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.

Was kostet ein Geschäftskonto?

Die Kosten eines Geschäftskontos hängen vom Umfang der angebotenen Funktionen und Ihrer Nutzung ab. Während einige Anbieter eine gewisse Anzahl von Transaktionen in der Grundgebühr inkludieren, berechnen andere Anbieter jede einzelne. So etwas kann in Summe zu einer doch beträchtlichen Gebühr für ein Geschäftskonto führen.

Es ist zwar eine Herausforderung, da es keine einheitlichen Vorgaben für die Funktionen und Kosten von Geschäftskonten gibt, aber wir empfehlen Ihnen: Überlegen Sie sich vorher, was Ihnen wichtig ist. Vergleichen Sie dann die unterschiedlichen Konditionen der Anbieter und lesen Sie die Preislisten aufmerksam. Denn oft entdecken Sie dort Überraschungen, die Sie nachher viel Geld und Nerven kosten.

Wie schnell kann ich das Geschäftskonto nutzen?

Sobald Sie den steuerlichen Erfassungsbogen für Ihr Unternehmen ausfüllen, werden Sie das erste Mal nach einer Kontoverbindung gefragt. Spätestens dann beginnen viele Gründer:innen zu schwitzen: Was schreibe ich in dieses Feld? Einige Geschäftskonten können innerhalb weniger Minuten eröffnet werden, während es bei anderen Wochen dauern kann, bis Sie Ihre IBAN erfahren. So lange es dauert, bis ein Anbieter Ihnen Ihre IBAN mitteilt, können Sie keine Rechnungen schreiben, müssen Ihren steuerlichen Erfassungsbogen zurückhalten und können auch keine Verträge (z. B. mit Internetanbietern, Vermieter:innen des Ladenlokals etc.) abschließen. Wenn Sie trotzdem schon loslegen, haben Sie im Nachhinein großen Aufwand und müssen Änderungen an Ihre Partner:innen kommunizieren und auf den Geschäftsunterlagen vornehmen.

Anbindung der Buchhaltung an das Geschäftskonto

Mit der Verknüpfung von Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware haben Sie Ihre Finanzen immer und überall im Blick. Zudem werden Belege bei Eingang automatisch den entsprechenden Zahlungen zugeordnet. Das minimiert die Fehleranfälligkeit und spart Ihnen wertvolle Zeit. Achten Sie daher bei der Auswahl eines Geschäftskontos darauf, dass eine Anbindung Ihrer Buchhaltung unkompliziert möglich ist.

Tipp: Die Anbindung oder Verknüpfung eines Kontos mit Ihrer Buchhaltung ist wünschenswert. Im Unterschied dazu bietet die vollständige Integration Ihres Kontos in die Buchhaltungssoftware den wahren Vorteil. Sie erkennen es daran, dass Sie für Buchhaltung und Konto nur einen Login und eine App (oder Website) benötigen. Außerdem funktionieren Prozesse automatisch, für die Sie früher von einer App oder einem Anbieter zum nächsten wechseln mussten.

Abheben und Einzahlen von Bargeld

Wenn Sie auf eine Möglichkeit zur Einzahlung und Abhebung von Bargeld angewiesen sind, benötigen Sie eine Bank, die diese Leistung anbietet. Das ist z.B. eine Filialbank oder eine Bank, die mit einer Filialbank zusammenarbeitet. Achten Sie außerdem darauf, dass Filialen vor Ort und am besten in Geschäftsnähe zu finden sind, sofern Sie ein Unternehmen mit hohem Bargeldbedarf haben.

Welche Unterlagen benötigen Sie, um ein Geschäftskonto zu eröffnen?

Welche Unterlagen Sie zur Eröffnung eines Geschäftskontos benötigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Gut zu wissen ist, dass Geschäftskonten sowohl klassisch in der Bank als auch online von daheim einfach und schnell eröffnet werden können. Haben Sie den richtigen Anbieter für sich gefunden, sollten Sie die nachfolgend aufgeführten Unterlagen bei der Eröffnung bereithalten.

Checkliste: Halten Sie diese Unterlagen bei der Eröffnung eines Geschäftskontos bereit

1. Identifikationsnachweis
   Wer ein Geschäftskonto eröffnen möchte, muss sich ausweisen können. Hierfür eignen sich der Personalausweis oder auch der Reisepass. Nicht geeignet sind hingegen Meldebescheinigungen oder der Führerschein. Bei Kontoeröffnungen ist eine Legitimationsprüfung gesetzlich vorgeschrieben. So stellt die Bank sicher, dass es sich bei dem künftigen Kontoinhaber auch um die Person handelt, die das Konto eröffnen möchte. Überprüft wird die Identität anhand von Name, Vorname, Geburtstag, Geburtsort, Meldeanschrift und Staatsangehörigkeit. Bei Gründer:innen und Selbstständigen ohne deutsche Staatsbürgerschaft können weitere Dokumente zur Überprüfung benötigt werden. Klären Sie in diesem Fall vorab mit der Bank, um welche Unterlagen es sich handelt, damit Sie reibungslos Ihr Geschäftskonto eröffnen können.
2. Schufa-Auskunft
   Bei der Eröffnung eines Geschäftskontos holt die Bank eine Auskunft über das bisherige Konto- und Zahlungsverhalten ein. Geprüft wird hierbei die Kreditwürdigkeit der Privatperson. Unternehmen werden in der Schufa hingegen nicht geführt. Die Bonitätsauskunft wird in der Regel bei Vertragsabschlüssen eingeholt. Gelistet sind beispielsweise Handyverträge, Kredite, Kreditkarten, Privatinsolvenzen oder auch Privatkonten. Sofern Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen bisher nachgekommen sind, sollte es keine negativen Einträge geben. Diese führen meist zu einer Ablehnung des Geschäftskontos. Mit Ihrem Einverständnis holt die Bank selbstständig die benötigten Informationen bei der Schufa ein, sodass Sie sich um nichts weiter kümmern müssen. Es gibt auch schufafreie Geschäftskonten. Bei diesen werden die Konten auf Guthabenbasis geführt und dürfen nicht überzogen werden.
3. Gewerbeanmeldung
   Um ein Geschäftskonto online eröffnen zu können, benötigen Sie einen Nachweis über Ihr Unternehmen beziehungsweise über Ihre Geschäftstätigkeit. Je nach Rechtsform kann der Nachweis dabei variieren. Eine Gewerbeanmeldung ist dann erforderlich, wenn es sich um eine selbstständige Tätigkeit handelt, die nachhaltig ist und Gewinne erzielen soll. Ausgenommen von der Gewerbeanmeldung sind hingegen Freiberufler:innen. Als Freiberufler:in zählen beispielsweise Ärzt:innen, Journalist:innen oder auch Heilpraktiker:innen. Stehen Sie noch ganz am Anfang Ihrer Selbstständigkeit, sollten Sie zunächst beim zuständigen Gewerbeamt Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihre Selbstständigkeit anmelden. Mit dieser Gewerbeanmeldung können Sie dann Ihr Geschäftskonto eröffnen.
4. Steuernummer und Steuer-ID
   Für die Eröffnung eines Kontos müssen Sie Ihre Steueridentifikationsnummer bereithalten – dies ist seit 2018 Pflicht, egal ob Sie privat ein Konto eröffnen oder geschäftlich. Als Unternehmer:in oder Selbstständige:r benötigen Sie zur Eröffnung eines Geschäftskontos außerdem die Steuernummer. Sie kann bequem online beantragt werden. Wie lange es dauert, bis Sie die Steuernummer erhalten, ist von Kommune zu Kommune unterschiedlich und kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten reichen.
5. Bonitätsnachweise
   Die meisten Geschäftskonten werden mit einer Überziehungsmöglichkeit ausgestattet. Benötigen Sie einen Überziehungskredit, ist ein Bonitätsnachweis vonnöten, damit die Bank diesen Kreditrahmen einrichten kann.

Fazit: Die Vorteile des Geschäftskontos überzeugen

Ein Geschäftskonto bringt zahlreiche wichtige Vorteile mit sich. Es erleichtert Ihnen die Buchhaltung und die ordnungsgemäße Ablage Ihrer Dokumente. Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist bei vielen Anbietern heutzutage einfach, schnell und meist unkompliziert online durchführbar. Außerdem verbessert die Nutzung eines Geschäftskontos die finanzielle Organisation und den Erfolg Ihres Unternehmens erheblich und trennt dabei gleichzeitig persönliche und geschäftliche Finanzen klar voneinander.

Entscheiden Sie sich dafür, ein Geschäftskonto zu eröffnen, vergleichen Sie verschiedene Anbieter und wählen Sie nach den für Sie geeignetsten Konditionen aus.

Tipp: Das lexoffice Geschäftskonto ermöglicht Ihnen die nahtlose Integration von Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware in der lexoffice App. Damit haben Sie in nur einer einzigen App mit einem Login Ihre Buchhaltung und Ihr Banking unter einem Dach. Ihr Aufwand für die Buchhaltung minimiert sich mit lexoffice signifikant und Entscheidungen können Sie so basierend auf Echtzeit-Informationen treffen, wann und wo Sie möchten.