Unternehmen anmelden

Wenn Sie ein Unternehmen gründen wollen, sind Sie zu einigen Behördengängen verpflichtet: So müssen Sie Ihre Tätigkeit beim Finanzamt melden und eventuell am Gewerbeamt vorsprechen. Das gilt auch, wenn Sie sich nur nebenberuflich selbstständig machen! Informieren Sie sich unbedingt rechtzeitig und planen Sie für alle Schritte ausreichend Zeit ein. Bei welchen Stellen Sie ein neu gegründetes Unternehmen anmelden müssen, erklären wir Ihnen hier im Detail.

Wo muss ich mein Unternehmen anmelden?

Wo überall Sie als Gründer:in Ihr Unternehmen zu registrieren haben, hängt von der Rechtsform und anderen Details ab. So verlangt die Gründung einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, UG) einige Formalitäten mehr als die Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit. Außerdem spielt es eine Rolle, ob Sie Ihr Unternehmen beispielsweise als Kleingewerbe anmelden. Einen ersten, groben Überblick über die nötigen Formalitäten und Behördenwege liefert die folgende Tabelle.

Rechtsform	GmbH	GbR	e.K.	UG	OHG	Freiberufler:in	Kleingewerbe
Gesellschaftsvertrag	ja	ja	nein	ja	ja	nein	nein
Notar	ja	nein	ja	ja	ja	nein	nein
Handelsregister	ja	nein	ja	ja	ja	nein	nein
Gewerbeamt	ja	ja *1	ja	ja	ja	nein	ja
Finanzamt	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja
IHK/HWK	ja	ja *1	ja	ja	ja	nein	ja
Standeskammer	nein	(ja) *2	nein	nein	nein	ja	nein
Berufsgenossenschaft	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Sozialversicherung	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja

*1 gilt nur für gewerbliche GbRs
*2 gilt nur für bestimmte freiberufliche GbRs

Firma anmelden als Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder Kaufmann

Wenn Sie als Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, UG), als Personengesellschaft (z.B. OHG) oder als eingetragener Kaufmann (e.K.) ein Unternehmen anmelden möchten, sind die erforderlichen Schritte sehr ähnlich:

Schritt 1: Termin beim Notar

Bevor Sie Ihr Unternehmen bei den Behörden anmelden können, benötigen Sie als Kapital- oder Personengesellschaft einen notariell beglaubigten Gesellschaftsvertrag bzw. eine Satzung. Als eingetragener Kaufmann (e.K.) brauchen Sie zwar keinen Gesellschaftsvertrag. Zur Notar:in müssen Sie trotzdem, um sich im Handelsregister eintragen zu lassen.

Schritt 2: Eintrag im Handelsregister

Sobald Sie Ihr Startkapital auf Ihr Geschäftskonto eingezahlt haben und eine entsprechende Bestätigung vorweisen, wird Ihr:e Notar:in den Eintrag im Handelsregister veranlassen. Dieses elektronische Verzeichnis wird normalerweise an den Amtsgerichten geführt. Bedenken Sie, dass die Eintragung gerade bei Kapitalgesellschaften 6 bis 8 Wochen dauern kann! Anschließend können Sie sich einen Handelsregister-Auszug ausstellen lassen, den Sie für die Gewerbeanmeldung brauchen.

Schritt 3: Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt

Bevor Sie mit Ihrer geschäftlichen Tätigkeit starten dürfen, müssen Sie am Gewerbeamt einen Gewerbeschein beantragen. Je nach Stadt finden Sie das Gewerbeamt oft im Bürgerzentrum oder im Rathaus. Den Antrag können Sie persönlich, schriftlich und oft auch online einbringen.

Tipp: Je nach Bundesland können Sie oft auch in den Service-Zentren der Industrie- und Handelskammer (IHK) Ihr Gewerbe anmelden. Die IHK leitet Ihren Antrag dann weiter, für die Ausstellung des Gewerbescheins bleibt weiterhin das Gewerbeamt zuständig.

In jedem Fall benötigen Sie für die Gewerbeanmeldung einen Handelsregister-Auszug, einen Identitätsnachweis (Personalausweis oder Reisepass), den Gesellschaftsvertrag Ihres Unternehmens und je nach Branche weitere Genehmigungen oder Konzessionen (Handwerkskarte, Meisterbrief, Gesundheitszeugnis, polizeiliches Führungszeugnis etc.). Informieren Sie sich bei der zuständigen IHK- oder HWK-Servicestelle, falls Sie sich unsicher sind.

Das Gewerbeamt wird die Informationen anschließend an das Finanzamt, die IHK und weitere zuständige Stellen wie das Gewerbeaufsichtsamt weiterleiten.

Schritt 4: Meldung beim Finanzamt

Das Finanzamt wird Ihnen von sich aus einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zusenden. Nachdem Sie Ihn ausgefüllt und übermittelt haben, erhält Ihr Unternehmen eine Steuernummer.

Schritt 5: Mitgliedschaft in der IHK / HWK

Wenn Sie ein gewerbliches Unternehmen anmelden, ist die Mitgliedschaft in der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) verpflichtend. Für Handwerksbetriebe sind die jeweiligen Handwerkskammern (HWK) zuständig. Normalerweise leitet das Gewerbeamt Ihre Daten automatisch weiter. Die IHK oder HWK wird Ihnen in weiterer Folge einen Fragebogen zusenden, um bestimmte Daten über Ihr Unternehmen zu erfassen.

Für die Mitgliedschaft in der IHK oder HWK zahlen Sie einen jährlichen Mitgliedsbeitrag. Dafür bieten die Interessensvertretungen viele nützliche Services an – auch speziell für Gründer:innen. Sie können sich beispielsweise vorab beraten lassen, falls Sie sich unsicher sind, wo überall Sie Ihr Unternehmen registrieren müssen und welche Unterlagen Sie den Behörden vorzulegen haben.

Schritt 6: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Als Gründer:in sind Sie verpflichtet, Ihr Unternehmen innerhalb von einer Woche nach der Gründung bei der Berufsgenossenschaft anzumelden. Das funktioniert meist online. Oft erhalten Sie das Anmeldeformular auch am Gewerbeamt.

Die Berufsgenossenschaften sind in Deutschland Träger der Unfallversicherung. Sie sind nach Branchen organisiert, wobei immer nur eine Genossenschaft zuständig ist, auch wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Branchen aktiv ist. Achtung: Als Unternehmer:in sind Sie persönlich nicht automatisch unfallversichert, das gilt nur für bestimmte Berufsgruppen. Pflichtversichert sind nur Ihre Mitarbeiter:innen. Sie können sich als Unternehmer:in aber freiwillig versichern, wenn Sie das wollen.

Schritt 7: Anmeldung bei der Sozialversicherung

Sobald Sie sich selbstständig machen, sind Sie nicht mehr automatisch Pflichtmitglied in der gesetzlichen Krankenkasse. Wie alle Unternehmer:innen dürfen Sie sich – unabhängig von Ihrem Einkommen – privat versichern. Falls Sie Ihre Krankenversicherung wechseln wollen, dann kümmern Sie sich unbedingt rechtzeitig darum, um lückenlos versichert zu sein!

Falls Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, müssen Sie diese rechtzeitig bei den Ortskrankenkassen, einer Ersatzkasse, Innungs- oder Betriebskrankenkasse anmelden. Geringfügig Beschäftigte melden Sie bei der Minijobzentrale.

Unternehmen registrieren als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Wenn Sie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen, sind im Vergleich zu einer GmbH weniger Formalitäten nötig, um Ihr Unternehmen zu registrieren. So entfällt der Termin bei der Notar:in und Sie brauchen auch keinen Handelsregister-Eintrag. Wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden, haben Sie Folgendes zu tun:

Schritt 1: Gesellschaftsvertrag

Bevor Sie Ihr Unternehmen anmelden, setzen Sie einen Gesellschaftsvertrag auf. Rein rechtlich ist es erlaubt, den Gesellschaftsvertrag nur mündlich zu formulieren. Ein schriftlicher Vertrag ist aber sehr zu empfehlen.

Schritt 2: Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt (nur gewerbliche GbRs)

Um eine GbR anzumelden, ist normalerweise das Gewerbeamt Ihre erste Anlaufstelle. Sie müssen sich vor der Gewerbeanmeldung nicht im Handelsregister eintragen lassen! Um einen Gewerbeschein zu erhalten, muss jede:r einzelne Gesellschafter:in beim zuständigen Gewerbeamt ein Formular ausfüllen (persönlich, schriftlich oder online). Außerdem benötigen Sie einen Identitätsnachweis und je nach Branche weitere Dokumente wie ein Gesundheitszeugnis oder ein polizeiliches Führungszeugnis.

Oft ist es auch möglich, in den Servicezentren der Industrie- und Handelskammer (IHK) ein Gewerbe anzumelden. Die IHK leitet Ihren Antrag jedoch nur weiter, den Gewerbeschein erhalten Sie trotzdem vom Gewerbeamt.

Keine Gewerbeanmeldung ist nötig, wenn sich Freiberufler:innen zu einer GbR zusammenschließen. In diesem Fall wenden Sie sich gleich im ersten Schritt an das Finanzamt, wenn Sie Ihre Firma anmelden.

Schritt 3: Meldung beim Finanzamt

Wenn Sie eine gewerbliche GbR anmelden, leitet das Gewerbeamt Ihre Daten an das Finanzamt weiter. Dieses wird von sich aus aktiv und schickt Ihnen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Freiberufler:innen melden sich (am besten online über das Elster-Portal) direkt beim Finanzamt an, um eine Steuernummer zu erhalten.

Schritt 4: Mitgliedschaft in der IHK, HWK oder Standeskammer

Wenn Sie eine gewerbliche GbR gründen, sind Sie zur Mitgliedschaft in der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK) verpflichtet. Das Gewerbeamt informiert die zuständige Interessensvertretung, Sie müssen Ihr Unternehmen also nicht selbst anmelden. Für Freiberufler:innen, die eine GbR gründen, kann je nach Beruf die Mitgliedschaft in einer Standeskammer verpflichtend sein.

Schritt 5: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Binnen einer Woche nach der Gründung Ihres Unternehmens sollten Sie sich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft melden, was meist in unkomplizierter Form online möglich ist. Diese ist Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Auch wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden müssen: Als Unternehmer:in sind Sie persönlich nicht automatisch unfallversichert, sondern nur etwaige Mitarbeiter:innen. Sie können sich aber freiwillig versichern.

Schritt 6: Anmeldung bei der Sozialversicherung

Als Unternehmer:in können Sie sich aussuchen, ob Sie gesetzlich oder privat krankenversichert sein wollen. Nehmen Sie rechtzeitig Kontakt zur „alten“ und „neuen“ Krankenkasse auf, falls Sie wechseln wollen! Wenn Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, müssen Sie diese rechtzeitig bei einer örtlichen Krankenkasse, einer Ersatzkasse oder Innungskrankenkasse anmelden, geringfügig Beschäftigte melden Sie bei der Minijobzentrale.

Wie melde ich mich als Freiberufler:in selbstständig?

Als Freiberufler:in brauchen Sie weder einen Handelsregister-Eintrag noch einen Gewerbeschein. Somit sind nur wenige Schritte nötig, um Ihre selbstständige Tätigkeit bei den Behörden anzumelden.

Schritt 1: Meldung beim Finanzamt

Ihre erste Anlaufstelle ist das Finanzamt. Sie sind verpflichtet, sich spätestens 4 Wochen nach Ihrem Start in die Selbstständigkeit beim Finanzamt anzumelden. Dazu reicht ein formloses Schreiben, oder Sie nutzen das elektronische Elster-Portal.

Das Finanzamt wird Ihnen nun einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zusenden. Neben Ihren persönlichen Daten geben Sie darin auch eine Schätzung ab, wie viel Sie verdienen werden. Auf dieser Grundlage wird Ihr Steuersatz festgelegt. Außerdem können Sie im Rahmen der steuerlichen Erfassung die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen, falls Sie eine gewisse Einkommensgrenze voraussichtlich nicht überschreiten werden.

Nach der Übermittlung des Formulars teilt Ihnen das Finanzamt eine Steuernummer zu. In bestimmten Fällen kann das Finanzamt von Ihnen einen Befähigungsnachweis verlangen, damit Sie Ihre selbstständige Tätigkeit ausführen dürfen.

Schritt 2: Mitgliedschaft in der Standeskammer (für kammerpflichtige Berufe)

Einige freie Berufe sind in Deutschland kammerpflichtig: Das gilt beispielsweise für Ärzt:innen, Architekt:innen, Steuerberater:innen oder Rechtsanwält:innen. Die Standeskammern dienen als Interessensvertretung und überwachen zugleich die Einhaltung der beruflichen Pflichten. Wenn Sie Ihre Selbstständigkeit anmelden, müssen Sie daher in der Regel einen Qualifikationsnachweis erbringen.

Schritt 3: Meldung bei der Berufsgenossenschaft

Jedes neu gegründete Unternehmen muss in Deutschland innerhalb einer Woche bei der zuständigen Berufsgenossenschaft gemeldet werden, das gilt grundsätzlich auch für die freien Berufe. Allerdings sind Freiberufler:innen nicht generell über die Berufsgenossenschaft unfallversichert, sondern nur bestimmte Berufsgruppen wie:

• Hebammen
• Alten- und Krankenpfleger:innen
• Physiotherapeut:innen
• Friseur:innen

Falls Sie nicht versicherungspflichtig sind, können Sie sich trotzdem freiwillig versichern. In jedem Fall sind Ihre Mitarbeiter:innen unfallversichert.

Schritt 4: Anmeldung bei der Sozialversicherung

Wie alle Selbstständigen haben Sie unabhängig vom Einkommen die Wahl, ob Sie gesetzlich oder privat versichert sein wollen. Um einen Versicherungswechsel sollten Sie sich rechtzeitig kümmern, um lückenlos versichert zu sein! Für Künstler:innen und alle, die publizistisch tätig sind, ist die Künstlersozialkasse zuständig. Diese koordiniert die Abführung Ihrer Sozialversicherungsbeiträge.

Bestimmte Berufsgruppen sind außerdem zur Mitgliedschaft in der Rentenversicherung verpflichtet. Dazu zählen etwa Künstler:innen, Publizist:innen oder Hebammen.

Sollten Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, melden Sie diese rechtzeitig bei der Krankenkasse an, geringfügig Beschäftigte bei der Minijobzentrale.

Wie melde ich ein Kleingewerbe an?

Ein Kleingewerbe können Sie gründen, wenn Sie bestimmte Schwellen bei Umsatz und Gewinn nicht überschreiten. Im Unterschied zum „normalen“ Gewerbe-Betrieb ist ein kleingewerblicher Betrieb nicht im Handelsregister eingetragen. Sie müssen somit nicht zur Notar:in und die Gründung funktioniert recht unkompliziert. Auch die Regeln für die Buchführung sind vereinfacht. Achtung, ein Kleingewerbe ist nicht dasselbe wie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch zu nehmen!

Wenn Sie ein kleingewerbliches Unternehmen anmelden wollen, sind folgende Schritte nötig:

Schritt 1: Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt

Der erste und wichtigste Schritt ist die Anmeldung beim Gewerbeamt, damit Sie Ihren Gewerbeschein bekommen. Darum müssen Sie sich kümmern, noch bevor Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen! Sie brauchen für die Gewerbeanmeldung keinen Handelsregister-Auszug. Zwingend benötigen Sie jedoch einen Identitätsnachweis (Reisepass oder Personalausweis). Je nach Branche und Tätigkeit sind eventuell weitere Nachweise erforderlich. Die Anmeldung können Sie entweder persönlich oder schriftlich am zuständigen Gewerbeamt vornehmen, je nach Stadt funktioniert es auch online.

Tipp: Oft können Sie auch im Service-Center der zuständigen IHK ein Gewerbe anmelden. Die IHK leitet Ihren Antrag an das Gewerbeamt weiter, das anschließend den Gewerbeschein ausstellt.

Schritt 2: Meldung beim Finanzamt

Das Gewerbeamt wird Ihre Daten an das Finanzamt weiterleiten, das Ihnen anschließend einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zusendet. Wenn Sie bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, können Sie mit diesem Formular zugleich bekannt geben, dass Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen wollen. Nachdem das Finanzamt Ihre Angaben überprüft hat, erhalten Sie eine Steuernummer.

Schritt 3: Mitgliedschaft in der IHK oder HWK

Außerdem informiert das Gewerbeamt die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer (HWK). Sie sind dort verpflichtend Mitglied, zahlen im Vergleich zu „normalen“ Gewerbebetrieben aber vergünstigte Beiträge.

Schritt 4: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaften sind in Deutschland Träger der Unfallversicherung. Um die Anmeldung sollten Sie sich innerhalb einer Woche nach der Gründung kümmern, das geschieht nicht automatisch durch das Gewerbeamt! Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, hängt von Ihrer Branche ab. Um Ihr Unternehmen zu registrieren, füllen Sie ein einfaches Formblatt aus, was meist auch online funktioniert. Vorsicht: Auch wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden müssen, sind Sie persönlich als Gründer:in nicht automatisch unfallversichert, sondern nur Ihre Mitarbeiter:innen.

Schritt 5: Anmeldung bei der Sozialversicherung

Verpflichtend ist für Sie als Gründer:in eine Krankenversicherung. Wie alle Unternehmer:innen haben Sie die Wahl zwischen der gesetzlichen und privaten Krankenversicherung. Sollten Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, müssen Sie auch diese bei der Krankenkasse melden. Für geringfügig Beschäftigte ist die Minijobzentrale zuständig.

Wie melde ich ein Nebenerwerbs-Unternehmen an?

Wenn Sie in Deutschland ein gewerbliches Unternehmen anmelden, haben Sie die Wahl zwischen einem Haupt- und Nebengewerbe. Der Unterschied liegt rein in der Arbeitszeit, die Sie aufwenden, und dem Einkommen, das Sie dabei erzielen. Als Faustregel gilt eine maximale Arbeitszeit von 18 Stunden pro Woche. Außerdem sollten Sie mit dem Nebengewerbe nicht wesentlich mehr verdienen als in Ihrem Hauptberuf.

Wie Sie ein nebengewerbliches Unternehmen anmelden müssen, hängt von der Rechtsform ab. Generell können Sie für Ihr Nebenerwerbs-Unternehmen eine beliebige Rechtsform wählen (GmbH, UG, GbR, Einzelunternehmer:in usw.). Sie können ein nebengewerbliches Unternehmen auch als Kleingewerbe betreiben. Dann brauchen Sie für Ihre Gewerbeanmeldung keinen Handelsregister-Eintrag. Lediglich Freiberufler:innen können kein Nebengewerbe anmelden, weil sie nicht unter die Gewerbeordnung fallen.

Die Behördenwege bei der Anmeldung eines Unternehmens bleiben gleich, egal ob Sie ein Hauptgewerbe oder Nebengewerbe anmelden. Es kommt dabei nur auf die Rechtsform an. Der einzige wesentliche Unterschied betrifft die Sozialversicherung: Die meisten Nebenerwerbs-Gründer:innen sind bereits über ihren Hauptberuf sozialversichert. Eine gesonderte Krankenversicherung für die selbstständige Tätigkeit ist dann nicht erforderlich.

Wo muss ich mein Unternehmen eventuell sonst noch anmelden?

Je nach Branche und je nach Ihrer genauen Tätigkeit kann es sein, dass Sie spezielle Genehmigungen brauchen oder Ihr Unternehmen bei weiteren Behörden anmelden müssen. Mögliche zusätzliche Anlaufstellen bei der Anmeldung Ihres Unternehmens sind:

Bundesagentur für Arbeit

Wollen Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter:innen beschäftigen? Dann benötigen Sie eine Betriebsnummer, um Ihre Beschäftigten bei der Sozialversicherung anzumelden. Dafür zuständig ist die Bundesagentur für Arbeit, also das Arbeitsamt. Sie können den Antrag schriftlich, telefonisch oder direkt online stellen. Beantragen Sie die Betriebsnummer unbedingt rechtzeitig, denn die Bearbeitung kann einige Tage dauern!

Bauamt

Sind Ihre Betriebsräumlichkeiten bereits als Gewerberaum (oder Wohn-Gewerberaum) ausgewiesen? Falls nicht, dann müssen Sie einen Antrag beim Bauamt stellen, um die Räume gewerblich nutzen zu dürfen. Auch wenn Sie Umbaumaßnahmen in einem bestehenden Gewerbeobjekt vornehmen wollen, benötigen Sie eine Erlaubnis des Bauamts.

Gesundheitsamt

Falls Sie einen Gastronomie-Betrieb eröffnen oder Lebensmittel verkaufen wollen, müssen Sie sich beim Gesundheitsamt melden. Dort werden Sie über das Infektionsschutzgesetz und die nötigen hygienischen Maßnahmen belehrt. Anschließend erhalten Sie eine Bescheinigung, die Sie für die Anmeldung beim Gewerbeamt brauchen.

Auch wenn Sie eine ärztliche Praxis eröffnen oder sich als Heilpraktiker:in selbstständig machen, müssen Sie sich zuvor beim Gesundheitsamt melden.

Ordnungsamt

Eröffnen Sie einen Gastronomie-Betrieb und möchten Alkohol ausschenken? Dann benötigen Sie eine sogenannte Gaststättenkonzession, die normalerweise vom Ordnungsamt Ihrer Gemeinde erteilt wird.

Sie müssen sich außerdem beim Ordnungsamt melden, wenn Sie eine sogenannte erlaubnispflichtige Tätigkeit ausüben wollen. Eine Erlaubnispflicht besteht nach der Gewerbeordnung (GewO § 29 ff) beispielsweise für:

• Immobilien-Makler:innen
• Anlageberater:innen
• Versicherungsberatung und Versicherungsvermittlung
• ReisebürosBetrieb von Spielhallen oder Spielautomaten

Daneben gibt es noch sogenannte genehmigungspflichtige Tätigkeiten. Auch in diesen Fällen ist meist das Ordnungsamt für Sie zuständig, wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden wollen. Normalerweise müssen Sie dabei einen Nachweis über Ihre Befähigung erbringen. Genehmigungspflichtig sind beispielsweise folgende Tätigkeiten:

• Betrieb von Fahrschulen
• Arbeitnehmerüberlassung
• Haltung, Zucht oder Handel mit Tieren
• Personenbeförderung, Taxi-Unternehmen
• Güter-Kraftverkehr (z.B. Speditionen)

Partnerschaftsregister

Sie wollen sich als Freiberufler:in im Team selbstständig machen? Dann müssen Sie sich durch eine:n Notar:in im Partnerschaftsregister eintragen lassen, wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden. Häufig betrifft das Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen oder Wirtschaftsprüfer:innen.