Vorbereitung für den Jahresabschluss – was brauche ich?

Ausgenommen sind nämlich Einzelkaufleute, die an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen 500.000 EUR Umsatzerlöse und 50.000 EUR Jahresüberschuss nicht überschreiten. Wenn Du Kleinunternehmer bist oder Freiberufler, bist Du also von der Buchführungspflicht befreit.

Das betrifft Kleingewerbetreibende, die wie die Freiberufler von der Buchführungspflicht befreit sind. Allerdings musst Du dann das Betriebsergebnis mit einer Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Dein Jahresabschluss dient der Gewinnermittlung: Hast Du Gewinn oder einen Verlust gemacht? Die Bilanz stellt sowohl unter handels- als auch steuerrechtlichen Gesichtspunkten den formalen Abschluss der Buchhaltung dar. Das Finanzamt wiederum will natürlich von Dir wissen, wie viel Gewinn Deine Unternehmungen in der abgelaufenen Periode erwirtschaftet haben und welche Steuern dir entstehen.

Vorbereitung für den Jahresabschluss: Diese Unterlagen brauchst Du

Der Gesellschaftsvertrag, ein eventuell vorhandener Handelsregisterauszug, alle Leasingverträge, Miet- und Pachtverträge, sämtliche Rechnungskopien und Spendenquittungen: Das sind die Unterlagen, die Du bei der Vorbereitung für den Jahresabschluss bereitlegen musst.

Folgendes kannst Du schon im Vorfeld sinnvoll für einen rundum reibungslosen Jahresabschluss tun:

• Verträge erfassen: Übersicht und Kopien aller Verträge (Personal, Kredite, Versicherungen etc.) rund um Dein Unternehmen und Deine Angestellten
• Buchungsbelege erfassen und sortieren: Mit der Buchhaltungssoftware lexoffice hast Du vermutlich bereits dafür gesorgt, dass alle Belege (Einnahmen, Ausgaben) gebucht und damit vorhanden und nachvollziehbar sind. Wichtig sind auch fehlerfreie Eingangsrechnungen.
• Anlagevermögen erfassen: Übersicht aller Vermögensgegenstände (Computer, Büroausstattung usw.) inklusive einer detaillierten Überprüfung, ob alle Zu- und Abgänge korrekt erfasst wurden.
• Inventur/Vorräte erfassen: Erfassen und bewerten aller Waren durch Zählung. Unterscheide dabei zwischen halbfertigen und fertigen Vorräten und Handelswaren.
• Fahrtenbuch prüfen: Fahrtenbuch vollständig und aktuell – denn bei Betriebsprüfungen wird das Fahrtenbuch häufig beanstandet.
• Rückstellungen bilden: Gewinnmindernd verbuchen von Verbindlichkeiten, die in der Höhe und im Bestehen ungewiss, aber mit großer Wahrscheinlichkeit zu erwarten sind. Dazu gehören Pensionen, Steuern, drohende Verluste, Garantien oder Kulanz.
• Abschreibungen ermitteln und verbuchen: Wertminderungen Deines Anlagevermögens musst Du entsprechend der Nutzungsdauer der einzelnen Gegenstände ermitteln. Dabei hilft die Abschreibungstabelle.
• Rechnungsabgrenzung: Sind Aufwendungen oder Erträge für das nächste Geschäftsjahr im Voraus bezahlt worden oder als Einnahmen bereits verbucht, wird der Wert korrigiert und ein sogenannter Rechnungsabgrenzungsposten verbucht. Damit nimmst Du diese Aufwendungen oder Erträge in das folgende Jahr mit.

Gewinn kleiner rechnen durch Investitionen und verschobene Einnahmen

Die Höhe Deines Gewinns bestimmt, wie viel Du dem Finanzamt überweisen musst. Steuerlich optimieren kannst Du Deinen Gewinn jeweils zum Jahresschluss hin, indem Du Investitionen noch vor dem Jahresende tätigst oder Einnahmen ins Folgejahr verschiebst. Du selbst solltest alle offenen Beträge noch im laufenden Geschäftsjahr begleichen und, wo immer möglich, schon mal Anzahlungen leisten.

Grundsätzlich gilt: Steuerliche Änderungen besprichst Du am besten mit Deinem Steuerberater.

Wann muss der Jahresabschluss gemacht werden?

Ein Jahresabschluss ist nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) grundsätzlich innerhalb der ersten 3 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzustellen. Kleinere Gesellschaften dürfen die Frist (HGB § 267) auf bis zu 6 Monate ausdehnen.