Geschäftskonto, Gründe

Warum ein Geschäftskonto

Ganz gleich, ob Sie als Anwalt, Friseuse, Musiklehrer, Parkettverleger oder Zahnarzt Ihr Geld verdienen und als Einzelkämpfer unterwegs sind oder als Handwerker ein kleines Familienunternehmen führen, sollten Sie Ihre privaten und geschäftliche Finanzen sauber voneinander trennen. An einem Geschäfts- oder Firmenkonto führt also kein Weg vorbei, gleichwohl es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Eine Pflicht, ein Geschäftskonto einzurichten, gibt es allerdings für Kapitalgesellschaften, also beispielsweise für GmbHs, AGs, UGs oder KGaAs.

Dennoch sind auch Soloselbstständige, Freiberufler oder Kleinunternehmer gut beraten, ein Geschäftskonto zu eröffnen und zwar unabhängig davon, wie hoch ihre Einnahmen und Ausgaben sein werden. Das mag zwar sein, dass damit zusätzliche Kosten für die Kontoführung verbunden sind, was gerade am Anfang der Selbstständigkeit problematisch sein kann. Doch überwiegen die Vorteile eines gesonderten Kontos und die Kosten können schließlich bei der Steuererklärung deklariert werden.

So hat die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen schlicht und ergreifend den Vorteil, dass Sie einen besseren Überblick über Einnahmen und Ausgaben haben. Mit einem Blick lässt sich erkennen, ob Kunden Rechnungen beglichen haben oder ob eine Mahnung an den säumigen Kunden geschrieben werden muss. Wie sich die betrieblichen Einnahmen entwickeln, kann ebenfalls rasch verfolgt werden. Ob zusätzliche Ausgaben für Anschaffungen wie einen Bürostuhl oder für ein neues Notebook möglich sind, ist nicht schwer zu überblicken und zu berechnen. Schließlich laufen sämtliche geschäftliche Finanztransaktionen über das eigens eingerichtete Konto. Sie umfassen Mietzahlungen für Büro- oder Geschäftsräume ebenso wie die Löhne der Angestellten oder betriebliche Anschaffungen und Ausgaben sowie Steuern und Versicherungen. Einnahmen wie bezahlte Rechnungen oder verschiedene Zuschüsse wie Coronahilfen landen ebenfalls auf dem Geschäftskonto.

Und wenn am Ende des Quartals die Umsatzsteuererklärung fällig ist, entfällt die lästige Suche nach Belegen, die dann doch nichts mit den Investitionen für das Arbeitszimmer oder das Büro zu tun hatten. Diese privaten Ausgaben müssen auch bei der Vorbereitung für die Jahressteuererklärung nicht extra gekennzeichnet werden. Durchaus legitim ist es aber natürlich, sich von dem Geschäftskonto am Ende des Monats das eigene „Gehalt“ zu überweisen. Das kann als Privatentnahme gekennzeichnet auf den Kontoauszügen des Geschäftskontos erscheinen. Welche privaten Ausgaben anschließend über das Privatkonto laufen, muss das Finanzamt einfach nicht wissen, und Belege für private Ausgaben müssen nicht gesammelt sowie aufbewahrt werden. Ebenso wenig sind Sie als Privatperson dazu verpflichtet, Kontoauszüge aufzuheben. Die Kontoauszüge, die aber für die Erhebung der Steuer relevant sind, also die Auszügen, die betriebliche Einnahmen und Ausgaben belegen, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei getrennten Konten unterliegen also nur die Auszüge des Geschäftskonto dieser Aufbewahrungsfrist. Mittlerweile ist es auch möglich, diese digital zu speichern. Das sollte aber auf einem speziell gesicherten Medium, also etwa einer verschlüsselten externen Festplatte erfolgen.

Praktisch ist ein Geschäftskonto außerdem, wenn für die Steuererklärung eine Software eingesetzt wird. Die einzelnen Buchungen lassen sich dann automatisch vom Firmenkonto in die Buchhaltungssoftware übertragen und für die Einnahme-Überschuss-Rechnung oder die doppelte Buchführung übernehmen.

Vorteile des Geschäftskonto:

  • schneller Überblick über betriebliche Einnahmen und Ausgaben
  • rasches Eingreifen bei unbezahlten Rechnungen
  • einfachere Vorbereitung und Übergabe für Steuererklärung
  • private Ausgaben müssen nicht belegt werden

Nachteil:

  • zusätzliche Kosten und Aufwand bei Einrichtung

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