Wie lassen sich laufende Kosten genauer aufschlüsseln?
Laufende Kosten können unterschieden werden in Fixkosten, also Festkosten, und variable Kosten. Die Summe der Fixkosten und variablen Kosten ergibt die gesamten laufenden Kosten eines bestimmten Zeitraums, zum Beispiel eines Monats oder Jahres.
Was unterscheidet Fixkosten von variable Kosten?
Die Fixkosten sind der Teil der Gesamtkosten, der regelmäßig aufgebracht werden muss, egal wie viel das Unternehmen in dieser Zeit produziert oder verkauft. Fixkosten fallen immer an, damit die Firma überhaupt betriebsbereit ist und sie lassen sich, zumindest kurzfristig, nicht ohne Weiteres verringern oder komplett abbauen.
Beispiele für Fixkosten sind Mieten, Personalkosten, Abschreibungen und Zinsen.
Variable Kosten entstehen im Zusammenhang mit der Leistungserbringung, ihre Höhe hängt also direkt davon ab, wie viel produziert oder verkauft wird. Das bedeutet auch, dass variable Kosten nicht anfallen, wenn nichts produziert oder verkauft wird.
Beispiele für variable Kosten sind Material- und Einkaufskosten.
Warum ist die Unterscheidung von Fixkosten und variablen Kosten sinnvoll?
Nicht nur in neu gegründeten Unternehmen, sondern auch in Betrieben die schon seit Jahrzehnten bestehen, gibt es gute Gründe, die laufenden Kosten genauer zu analysieren und sie in fixe und variable Anteile aufzuteilen. Denn das Verhältnis von fixen und variablen Kosten an den Gesamtkosten beeinflusst unter anderem die Liquidität, das unternehmerische Risiko und die Rentabilität des Betriebs: Je größer der Anteil der Fixkosten an den Gesamtkosten, desto größer ist das wirtschaftliche Risiko, und desto höher ist die Gewinnschwelle.
Denn damit ein Unternehmen überhaupt Gewinn erzielen kann, müssen zunächst alle laufenden Kosten durch den erzielten Umsatz gedeckt werden. Und je höher der Fixkostenanteil, desto mehr Umsatz ist für deren Deckung erforderlich. Aus diesem Grund ist es ratsam, die laufenden Kosten möglichst genau in fixe und variable Anteile zu differenzieren, um so Potenziale für eine Optimierung der Kostenstruktur zu erkennen und nutzen zu können.
Wie lassen sich die Fixkosten senken?
Wie bereits erwähnt, ist es aus unternehmerischer Sicht sinnvoll, den Anteil und die Höhe der Fixkosten möglichst gering zu halten. Gerade Gründer sollten daher z. B. genau abwägen, wie viel und welche Investitionen tatsächlich notwendig ist, um sich erfolgreich auf dem Markt zu positionieren. Ebenso müssen Unternehmer nicht alle benötigten Leistungen selber erbringen, sondern können Dienstleister nutzen, die leistungsbezogen abrechnen.
Für möglichst geringe laufende Fixkosten ist es auch sinnvoll, bei den Personalkosten zu sparen: Als Gründer alles, was man selber machen kann, selber machen; eine Halbtags- statt einer Ganztagskraft anstellen oder zumindest direkt nach der Gründung ausschließlich auf Hilfskräfte setzen, statt teure Fachkräfte einzustellen.
Laufende Kosten planen: Was ist beim Berechnen der laufenden Kosten zu beachten?
Laufende Kosten müssen schon im Voraus geplant und berechnet werden. Einerseits ist das wichtig, damit Sie sich als Gründer:in nicht verschätzen bzw. finanziell übernehmen. Viele erleben schon während der Anlaufphase ihres neuen Unternehmens das sprichwörtliche „böse Erwachen“, weil sie beim Berechnen der laufenden Kosten vergessen haben, dass sie nicht nur die Betriebskosten, sondern auch alle privaten Kosten weiterhin aufbringen müssen – nötigenfalls durch eine vernünftige Finanzierung, bis das Unternehmen genug abwirft, um sich selbst zu tragen.
Wenn Sie laufende Kosten berechnen, etwa für Ihren Finanz- oder Businessplan oder einfach, um den Überblick nicht zu verlieren, denken Sie dabei wirklich an alles: Essen und Trinken, Hobbys und Familie, Strom, Telefon, Internet, Versicherungen, Zinsen fürs Girokonto … bis hin zu erwartbaren (oder auch unvorhergesehenen) Erhöhungen der Miete, der Energiekosten oder der Kosten für Privatfahrzeug oder Firmenwagen.
In der Regel lassen sich, wenn laufende Kosten berechnet werden, die Fixkosten besser kalkulieren als die variablen Kosten. Gerade bei einer Neugründung ist es zum Beispiel sehr schwer, laufende Kosten zu berechnen, die abhängig von den Umsätzen der Firma sind. Denn die müssen ja erst einmal erwirtschaftet werden – und dann auch noch hoffentlich in der geplanten Höhe anfallen bzw. wie erwartet anwachsen.
Beim Berechnen der Lohnkosten, die in aller Regel auch zu den Fixkosten gerechnet werden, müssen Sie als Unternehmer ebenfalls weitsichtig planen. Stellen Sie sich dafür z. B. die folgenden Fragen:
- Mit wie vielen Voll- oder Teilzeitangestellten möchten Sie starten?
- Wie schnell soll das Unternehmen bzw. das Team wachsen?
- Ist das Geschäft abhängig von saisonalen Schwankungen?
- Falls ja: Wie werden Sie die so entstehenden Spitzen in der Nachfrage ausgleichen (z. B. Minijobber, Freelancer, Leasingskräfte)?
Laufende Kosten bei Freiberuflern und Soloselbstständigen
Auch Freiberufler bzw. Soloselbstständige, die für die Gründung nur ein Büro bzw. einen Arbeitsplatz mit der entsprechenden IT benötigen, können laufende Kosten in auftragsabhängige (variable) Kosten und auftragsunabhängige (fixe) Kosten unterschieden werden.
Das sind auftragsunabhängige, fixe laufende Kosten (Beispiele):
- Büro- und/oder Wohnungsmiete
- Gebühren für Telefon, Internet, IT
- Abschreibungen
Als auftragsabhängige, also variable laufende Kosten können etwa
- Materialkosten
- Honorare für Fremdleistungen
- Fahrtkosten
- Provisionen oder
- auftragsabhängige Auslagen, zum Beispiel für Recherchen,
anfallen.
Dazu kommen natürlich noch die laufenden Kosten für den Lebensunterhalt, die private Miete etc. Diese müssen, gemeinsam mit den laufenden Geschäftskosten, durch den erreichten Umsatz erwirtschaftet werden.
Laufende Kosten GmbH
Die laufenden Kosten einer GmbH unterscheiden sich grundsätzlich nicht von denen eines Unternehmens mit einer anderen Rechtsform. Zwar gibt es Anschubkosten in Form der zu erbringenden Kapitaleinlage, jedoch sind diese, vergleichbar mit den Gründungskosten bei einem anderen Unternehmen, keine laufenden Kosten, sondern Investitionen.
Dass die laufenden Kosten gleich sind, gilt allerdings nur für die Kostenarten. Natürlich fallen auch bei einer GmbH die üblichen Betriebskosten an, doch die Höhe der laufenden Kosten ist in einer GmbH durchschnittlich um rund ein Drittel höher als bei einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft.
Warum hat eine GmbH höhere laufende Kosten?
Die Rechtsform GmbH bringt einige Vorteile mit sich, unter anderem ein solides Image. Denn diese Rechtsform erfordert viel Eigenkapital, das der Unternehmer dann buchstäblich im Firmennamen „herzeigen“ kann. Mit der Kapitaleinlage im Rücken genießt die GmbH unter anderem bei Banken, aber auch bei vielen potenziellen Kunden oder Zulieferern, ein größeres Vertrauen als der frischgebackene Einzelunternehmer, der in wirtschaftlicher Hinsicht volles Risiko fährt (und bedeutet).
Ein Preis, den die GmbH dafür zahlt, sind deutlich strengere Pflichten bei der Bilanzierung, der Buchhaltung und dem Jahresabschluss. Aus diesem Grund ist es für die betreffenden Unternehmer bzw. Gesellschafter in aller Regel nicht lohnend (und vielfach auch gar nicht möglich), diese Aufgaben selbst zu erledigen. In der Folge bedeuten die strengeren Pflichten für die GmbH höhere laufende Kosten, zum Beispiel durch Steuerberatungshonorare und den allgemein viel größeren Arbeits- und Verwaltungsaufwand.
Wie lassen sich laufende Kosten überwachen?
Um die laufenden Kosten zu überwachen, bieten sich bewährte Methoden an, zum Beispiel eine Exceltabelle oder (noch besser) ein Buchhaltungsprogramm. Damit erstellen Sie eine möglichst detaillierte Kostenplanung, wie sie für ihren Finanzplan und den Businessplan ohnehin notwendig ist. In einer Tabelle notieren Sie sämtliche laufenden Kosten, die monatlich, anfallen und ebenso die, die viertel- oder halbjährlich anfallen (zum Beispiel Versicherungsbeiträge, Abschlagszahlungen) oder nur einmal im Jahr anstehen, z. B. Nebenkosten Nachzahlungen und Abschlusszahlungen.
Um die laufenden Kosten wirksam zu überwachen, müssen Sie natürlich regelmäßig einen Blick auf diese Tabelle werfen, die tatsächlichen mit den geplanten Kosten vergleichen und die Planung kontinuierlich aktualisieren. Nur wenn Sie die Kosten z. B. monatlich überwachen und immer auf dem neuesten Stand halten, haben Sie damit wirklich eine Kostenplanung, auf die sie sich verlassen können und die Sie für valide Voraussagen zu Liquidität und Finanzbedarf nutzen können.
