Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

So füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Sie ausfüllen, sobald Sie vorhaben, sich selbstständig zu machen. Egal, ob Sie freiberuflich unterwegs sein wollen, ein Unternehmen oder eine Kapitalgesellschaft gründen, das Ausfüllen des Fragebogens ist Pflicht, damit das Finanzamt Ihre Tätigkeit einordnen kann. Dieser Artikel enthält sowohl allgemeine Informationen zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Ausfüllhilfe und auch Einzelheiten zu verschiedenen Unternehmensformen.

Wozu dient der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Es ist kein Geheimnis: Machen Sie sich selbstständig, will der Staat gerne mitverdienen. Das geschieht in Form von Steuern, die Sie von Ihrem Verdienst an den Staat abgeben müssen. Neben der Einkommensteuer gehören auch die Umsatz- und die Gewerbesteuer dazu.

Welche Steuern Sie zahlen müssen, entscheiden die Finanzämter auf der Basis Ihrer Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Es ist also nicht nur wichtig, dass Sie den Fragebogen ausfüllen, sondern vor allem, dass Sie den Fragebogen so wahrheitsgetreu und genau wie möglich ausfüllen. Das ist auch in Ihrem Sinne, damit Sie nicht fälschlicherweise Steuern zahlen müssen, die Ihnen hätten erspart bleiben können. Mit der Ausfüllhilfe zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten Sie eine Anleitung, die Ihnen Unterstützung bietet.

Dann müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Wann Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen müssen, hängt ein wenig von Ihrem Weg in die Selbstständigkeit ab.

Nehmen Sie für Ihr neu gegründetes Unternehmen eine Gewerbeanmeldung vor, wird das zuständige Finanzamt normalerweise darüber informiert. Dann meldet sich das Finanzamt bei Ihnen und Sie haben drei bis vier Wochen Zeit, den Fragebogen auszufüllen und an das Finanzamt zu senden.

Als Freiberufler:in hingegen müssen Sie auf das Finanzamt zugehen. Das bedeutet: Sie fordern den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt an oder melden sich bei ELSTER an, um den Fragebogen dort auszufüllen. Da Sie als Freiberufler:in nicht gewerbepflichtig sind, erfährt das Finanzamt nicht auf anderem Weg von Ihrer Selbstständigkeit. Sie müssen es also von sich aus darauf hinweisen. Die Übermittlung des ausgefüllten Fragebogens reicht dafür aus.

Unterschiede in Bundesländern und Einreichweise

Da manche Steuergesetze in den Bundesländern unterschiedlich ausfallen, kann es je nach Ort Ihrer Tätigkeit sein, dass Sie auch noch andere Verpflichtungen erfüllen müssen, bevor Sie in die Selbstständigkeit starten können. Informieren Sie sich dazu am besten bei den zuständigen Finanzämtern oder beim jeweiligen Landesamt.

Seit dem Jahr 2021 wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung hauptsächlich elektronisch über ELSTER nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz abgegeben. Wollen Sie den Fragebogen lieber in Papierform ausfüllen, müssen Sie das beim Finanzamt begründen. Ihnen wird nur bei entsprechender Begründung ein Papierformular ausgestellt. Beispielsweise, wenn Sie nachweisen, dass Sie keine Möglichkeit der Übermittlung des Fragebogens auf elektronischem Weg haben. Die Wahrscheinlichkeit dürfte aber eher gering sein, da dazu nicht mehr als ein funktionierender Internetanschluss nötig ist.

Für die angemeldete Tätigkeit bekommen Sie eine neue Steuernummer, die Sie für Ihre Steuererklärung als Selbstständige:r benötigen. Mit dem Einreichen des Formulars zur steuerlichen Erfassung verpflichten Sie sich, jährlich eine Steuererklärung in Bezug auf die relevanten Tatbestände abzugeben. Kurz: Alles, was Sie selbstständig einnehmen und ausgeben, müssen Sie in der Steuererklärung angeben.

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten

Wie bereits erwähnt, finden Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online bei ELSTER. Sie brauchen auch mit Ihrer Gewerbeanmeldung nicht darauf zu warten, dass sich das Finanzamt bei Ihnen meldet. Wenn Sie wollen, können Sie direkt den Fragebogen ausfüllen. Als Freiberufler:in legen Sie ohnehin direkt mit dem Fragebogen los.

Ihre Anmeldung bei ELSTER

Um den Fragebogen auszufüllen, müssen Sie sich bei ELSTER anmelden. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Verifizierung:

  • Zertifikatsdatei
  • Personalausweis (mit entsprechendem Lesegerät und Ausweis-App)
  • Sicherheitsstick (müssen Sie zuvor kaufen)
  • Signaturkarte (wird meistens von Steuerberater:innen genutzt)

Je nach Auswahl kann es ein wenig länger dauern, bis Sie sich bei ELSTER einloggen und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen können. Der Sicherheitsstick muss zum Beispiel erst bei Ihnen angekommen sein, damit Sie ihn nutzen können. Die Bereitstellung der Zertifikatsdatei kann bis zu zwei Wochen dauern. Sie sehen, es schadet also nicht, wenn Sie möglichst früh die Anmeldung bei ELSTER vornehmen, um den Fragebogen rechtzeitig ausfüllen zu können.

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung finden Sie bei ELSTER unter dem Punkt „Formulare & Leistungen“ in einem Reiter.

An dieser Stelle müssen Sie zuvor eine wichtige Frage beantworten: Welche Rechtsform wählen Sie für Ihr Unternehmen?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung findet sich bei ELSTER in mehreren Ausführungen:

  • für Einzelunternehmen
  • Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft
  • Körperschaft nach ausländischem Recht
  • Gründung einer Personengesellschaft/-gemeinschaft
  • Beteiligung an einer Personengesellschaft/-gemeinschaft

Die jeweiligen Fragebögen unterscheiden sich teils stark und die Wahl der richtigen Rechtsform ist sehr wichtig.

Der Steuerfragebogen und Ihre Rechtsform

Zu den Einzelunternehmen gehören auch Kleingewerbetreibende, eingetragene Kaufleute und Freiberufler:innen. Betriebe aus der Land- und Forstwirtschaft können diesen Fragebogen ebenfalls nutzen.

Die Kapitalgesellschaften sind die bekannten: GmbH, UG, AG und KGaA. Aber auch die Europäische Aktiengesellschaft und Genossenschaften müssen diesen Fragebogen ausfüllen.

Die Körperschaft nach ausländischem Recht wählen Sie dann, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine ausländische Rechtsform eintragen wollen. Das sind zum Beispiel die Ltd. BV, Inc. oder Partnership.

Personengesellschaften sind die GbR, OHG und KG. Bei Gründung oder Beteiligung müssen Sie den entsprechenden Fragebogen auswählen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Ausfüllhilfe

Haben Sie sich für eine Rechtsform entschieden, können Sie den Fragebogen ausfüllen. Dabei sollen Ihnen die folgenden Absätze als Ausfüllhilfe dienen.

Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich die Formulare in gewissen Punkten stark voneinander. Wir wollen hier trotzdem eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie bereitstellen, die sich am Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen orientiert.

Finanzämter und Steuernummern

Zu Beginn des Dokuments müssen Sie das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt auswählen. Dabei ist der Ort entscheidend, an dem Sie Ihre selbstständige Tätigkeit ausüben. Befindet sich Ihr Firmengelände nicht in Ihrem Wohnort, überprüfen Sie am besten die Zuständigkeit der Finanzämter in Ihrer Umgebung, damit Sie das richtige erwischen.

Haben Sie bereits eine Steuernummer, tragen Sie diese im entsprechenden Feld ein. Die meisten Unternehmensgründer:innen wählen allerdings die Option „Neue Steuernummer beantragen“ aus.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Der Anfang

Abb. 1: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Der Anfang

Allgemeine Angaben auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Der Großteil der allgemeinen Angaben ist selbsterklärend: Name, Adresse, Kontaktdaten von Ihnen selbst und gegebenenfalls von dem oder der Partner:in.

Ihre Identifikationsnummer haben Sie vom Finanzamt zugeteilt bekommen und dazu ein offizielles Schreiben erhalten. Vermutlich im Jahr 2008, als das System eingeführt wurde. Sie finden die Nummer aber auch auf Einkommensteuerbescheiden und Lohnsteuerbescheinigungen.

Die Art der Tätigkeit kann vor allem für Freiberufler:innen manchmal schwer zu erfassen sein. Beschreiben Sie im Zweifelsfall so gut wie möglich, was Sie in Ihrer Selbstständigkeit tun. Wenn Sie beispielsweise Sockenpuppen basteln, um sie online und offline zu verkaufen, dann ist exakt das Ihre Tätigkeit.

Eröffnen Sie ein Geschäftskonto

Nicht für jede:n besteht eine Geschäftskonto-Pflicht, aber es empfiehlt sich, dass Sie bei der Bankverbindung nicht Ihr Privatkonto angeben, sondern ein Geschäftskonto eröffnen. So werden private und berufliche Einnahmen und Ausgaben nicht vermischt und das Finanzamt hat bei einer Betriebsprüfung keine Einsicht in Ihre privaten Finanzen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Bankverbindung(en)

Abb. 2: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Bankverbindung(en)

Sie können die Steuern auch auf zwei Konten teilen. Ein Bankkonto betrifft dann die persönlichen Steuern wie die Einkommensteuer und über das andere Konto laufen die Betriebssteuern wie Umsatz- und Lohnsteuer.

Zahlungen an das Finanzamt ganz bequem

Entscheiden Sie sich für das SEPA-Lastschriftmandat, um keine Zahlungen zu versäumen, müssen Sie dafür ein zusätzliches Formular ausfüllen, das Sie nicht bei ELSTER finden. Hier sind Sie dann auf den Postweg angewiesen.

Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung bereits eine Steuerberatung, können Sie diese im Fragebogen angeben. Sie können im nächsten Abschnitt ihren oder ihre Steuerberater:in auch als Empfangsbevollmächtigte:n angeben. Dann läuft die Kommunikation mit dem Finanzamt immer direkt über Ihre Steuerberatung.

Sind Sie in den letzten zwölf Monaten umgezogen, müssen Sie bei den bisherigen persönlichen Verhältnissen Ihre alte Adresse angeben.

Waren Sie oder Ihr:e Partner:in in den letzten drei Jahren im Hinblick auf die Einkommensteuer steuerlich erfasst, müssen Sie das ebenfalls angeben.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Anleitung für gewerbliche, selbstständige oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit

Nach Ihren persönlichen Angaben beziehen sich die folgenden Punkte alle auf das von Ihnen gegründete Unternehmen. Der Beginn ist wieder größtenteils selbsterklärend. Bei der Bezeichnung des Unternehmens tragen Sie den Namen des Unternehmens ein.

Wann haben Sie Ihre Tätigkeit aufgenommen?

Der Beginn der Tätigkeit bezieht sich auf den Tag, an dem Sie den ersten Schritt für Ihr Unternehmen gemacht haben. Haben Sie also vor zwei Wochen Waren für Ihr Unternehmen eingekauft, ist das der Tag für den Beginn der Tätigkeit. Haben Sie vor sechs Wochen bereits Lagerräume gemietet, um Ihre Waren einzulagern, ist das entsprechende Datum der Beginn der Tätigkeit. Das Datum darf auch vor der Gewerbeanmeldung liegen.

Haben Sie mehrere Betriebsstätten?

Haben Sie mehrere Betriebsstätten, müssen Sie diese separat angeben. Betriebsstätten sind unter anderem Verkaufsräume oder Werkstätten. Stellen Sie also ein Produkt an einem Ort her, verkaufen es aber an einem anderen, haben Sie zwei Betriebsstätten und müssen diese dementsprechend angeben.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Betriebsstätten

Abb. 3: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Betriebsstätten

Wo ist Ihre Geschäftsleitung?

Weicht der Ort der Geschäftsleitung ab, müssen Sie das ebenfalls angeben.

Und das Handelsregister?

Der Handelsregistereintrag ist für Sie nur dann interessant, wenn Sie die Rechtsform e. K. (eingetragene:r Kaufmann/-frau) gewählt haben. Haben Sie bereits eine Handelsregisternummer, geben Sie diese und das zuständige Registergericht an. Ansonsten kreuzen Sie an, dass der Eintrag ins Handelsregister geplant ist oder ein Antrag bereits gestellt wurde.

Gründen, verlegen, übernehmen oder verschmelzen?

Bei der Gründungsform geht es darum, ob das Unternehmen neu gegründet, verlegt, übernommen oder mit einem anderen Unternehmen verschmolzen wurde. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Neugründung. Dann müssen Sie nicht viel eintragen. In allen anderen Fällen müssen Sie alle abgefragten Daten zum anderen Unternehmen angeben, inklusive Steuernummer.

Wie war es bisher?

Die bisherigen wirtschaftlichen Verhältnisse beziehen sich auf bereits ausgeübte selbstständige Tätigkeiten in den letzten fünf Jahren. Haben Sie also bereits ein Unternehmen gegründet, müssen Sie die entsprechenden Daten hier angeben.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Bisherige betriebliche Verhältnisse

Abb. 4: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Bisherige betriebliche Verhältnisse

Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Ab hier wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung komplex und es ist besonders wichtig, dass Sie sich vor dem Eintragen der nächsten Zeilen Gedanken machen.

Als Einzelunternehmer:in müssen Sie Ihre Einkünfte für das Jahr der Betriebseröffnung und die Einkünfte des Folgejahres schätzen. Dabei müssen Sie neben den Einkünften aus der selbstständigen Tätigkeit auch alle Vermögensanlagen, Mieten und Pachtungen berücksichtigen.

Schätzen Sie realistisch!

Zudem müssen Sie auch Ihre Sonderausgaben und Steuerabzugsbeträge schätzen.

Diese Schätzung ist ausschlaggebend dafür, wie das Finanzamt Sie steuerlich einstuft und wie hoch Ihre Steuervorauszahlungen ausfallen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Abb. 5: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Setzen Sie Ihre Schätzungen hoch an, fallen auch Ihre Vorauszahlungen hoch aus. Läuft das Geschäft dann doch nicht so gut wie erwartet, kann es finanziell schnell problematisch werden.

Fällt Ihre Schätzung zu niedrig aus, droht eine Steuernachzahlung nach dem Jahresabschluss. Zu diesem Zeitpunkt setzen die Finanzämter aber auch die Vorauszahlungen fest, also müssten Sie die Nachzahlung und die Vorauszahlung gleichzeitig begleichen, was ebenfalls zu einer finanziellen Schieflage führen kann.

Machen Sie sich also wirklich Gedanken und rechnen Sie lieber alles mehrmals durch, bevor Sie hier Ihre Zahlen eintragen. Am besten wählen Sie dabei einen Mittelweg, der nicht zu hoch, aber auch nicht zu niedrig ausfällt. Haben Sie bereits eine:n Steuerberater:in, sollten Sie sich von ihm oder ihr bei der Schätzung helfen lassen.

Angaben zur Gewinnermittlung

Bei der Gewinnermittlung wählen die meisten Einzelunternehmer:innen und Freiberufler:innen die Einnahmenüberschussrechnung. Die Ausgaben und Einnahmen gegenüberzustellen, ist die einfachste Methode, um auf den Gewinn zu kommen. Kennen Sie sich gut mit Steuerrecht aus oder haben bereits eine Steuerberatung an Ihrer Seite, können Sie natürlich auch eine andere Ermittlungsart wählen.

Freistellungsbescheinigung

Die Bauabzugssteuer ist eigentlich nur für Unternehmen in der Bauwirtschaft relevant, wenn sie eine Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen beantragen wollen.

Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Haben Sie Angestellte, die Sie bezahlen, müssen Sie Lohnsteuer entrichten. Hier müssen Sie angeben, wie viele Arbeitnehmer:innen Sie haben, wann die Lohnzahlungen beginnen und wie Sie die Lohnsteuer anmelden. Die Lohnsteueranmeldung ergibt sich dabei aus Ihren Angaben, da sie von der Höhe der zu zahlenden Lohnsteuer abhängig ist.

Anschließend müssen Sie angeben, in welcher Betriebsstätte die zuvor angegebenen Mitarbeiter:innen tätig sein werden.

Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Hier müssen Sie noch einmal schätzen, und zwar den voraussichtlichen Umsatz für das Jahr der Betriebseröffnung und das Folgejahr.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Abb. 6: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Entscheiden Sie sich hier für die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie keine Umsatzsteuer zahlen. Dafür dürfen Ihre Umsätze aber nicht höher als 22.000,00 Euro im Jahr ausfallen (Stand: 2022). Falls Sie sich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, können Sie frühestens nach fünf Jahren einen Antrag auf die Kleinunternehmerregelung stellen.

Ob Sie Leistungen anbieten, die für eine Steuerbefreiung, einen ermäßigten Steuersatz oder eine Durchschnittssatzbesteuerung infrage kommen, hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Letzteres spielt beispielsweise nur in der Land- und Forstwirtschaft eine Rolle.

Die Wahl zwischen der Soll- und der Ist-Versteuerung der Entgelte ist nicht ganz unwichtig. Bei der Ist-Versteuerung zahlen Sie die Umsatzsteuer erst dann, wenn Ihr:e Kunde oder Kundin die Rechnung auch bezahlt hat. Bei der Sollversteuerung gehen Sie hingegen gegebenenfalls in Vorkasse beim Finanzamt.

Haben Sie bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, tragen Sie diese in das Formular ein. Andernfalls können Sie direkt eine beantragen, indem Sie das Kreuz an der entsprechenden Stelle setzen.

Ist Ihr Unternehmen Organträger, müssen Sie das hier angeben. Organträger bedeutet, dass Ihr Unternehmen die Muttergesellschaft anderer Organgesellschaften ist und Ihr Unternehmen somit die Umsatzsteuerlast für alle Tochtergesellschaften mitträgt.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Organschaft

Abb. 7: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Organschaft

Die One-Stop-Shop Besteuerung ist für Sie interessant, wenn Sie Waren in andere EU-Länder verkaufen. Diese Art der Besteuerung soll den Umgang mit der Umsatzsteuer vereinfachen, da die Regelungen in allen Ländern unterschiedlich sind.

Zum Schluss kreuzen Sie noch alle Vollmachten bzw. Anlagen an, die Sie zusätzlich zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt senden. Damit haben Sie den Fragebogen erfolgreich ausgefüllt.

Unterschiede bei Gesellschaften

Wählen Sie die Rechtsformen der Kapitalgesellschaft oder der Personengesellschaft, gibt es einige Punkte, die im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anders ausgefüllt werden müssen oder neu hinzukommen:

  • anstelle von Personenangaben bezieht sich alles auf die Gesellschaft
  • alle Vertreter:innen der Gesellschaften müssen aufgeführt werden
  • eine Eröffnungsbilanz muss eingereicht werden
  • Schätzungen beziehen sich auf den jeweiligen Gewinnanteil für jede:n Gesellschafter:in
  • Angaben zu Partnergesellschaften oder Konzernzugehörigkeit
  • zusätzliche Unterlagen wie Gesellschaftsverträge oder stille Beteiligungen

Bei der Rechtsform der Gesellschaften sind Sie gut beraten, wenn Sie sich mit einem oder einer Steuerberater:in an den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung setzen.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein Pflichtdokument für jede selbstständige Person. Aber keine Sorge: Obwohl es sehr komplex wirkt, sind die meisten Punkte einfach abzuhaken. Nur um die Finanzen müssen Sie sich Gedanken machen; also ist eigentlich alles wie immer.