Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Wenn die Entscheidung für den Schritt in die berufliche Selbstständigkeit gefallen ist, dann stehen für Existenzgründer zahlreiche Behördengänge auf der to do Liste. Der Fragenbogen zur steuerlichen Erfassung ist in dieser Hinsicht zentral für die korrekte Einordnung der Tätigkeit. Letztlich will der Staat mit verdienen: Dies tut er abgesehen von der Einkommenssteuer auch durch die Umsatz- und Gewerbesteuer. Mit dem Fragebogen werden die Rahmenbedingungen dazu klar definiert.

Offizielle Registrierung der Tätigkeit bei den Finanzbehörden

Wer seine Tätigkeit auf eine gesetzeskonforme Basis stellen möchte, kommt nicht an der Bearbeitung und Einreichung dieses Fragebogens vorbei. Die steuerliche Erfassung ist aus formaler Sicht nötig, da mit der Selbstständigkeit nun eine weitere Einkommensart hinzukommt (= Einkünfte aus selbstständiger Arbeit). Diese sind je nach Art der Selbstständigkeit einkommens-, umsatz- und gewerbesteuerpflichtig.

Wann und wo ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen?

Sofern Gründer ein Gewerbe anmelden müssen, wird das Finanzamt in der Regel automatisch nach der Anmeldung informiert. Es wird sich beim Gründer zeitnah melden und den Fragebogen zuschicken. Existenzgründer sollten den Bogen dann zeitnah bearbeiten und zurückschicken, sodass es nicht zu Nachfragen oder ggf. hohen Nachzahlungen kommt. Das Finanzamt sieht hierfür eine konkrete Frist von einem Monat vor.

Steuerliche Erfassung bei Freiberuflern und Pflicht zur Buchführung

Anders sieht es bei Freiberuflern aus. Die Grundlagen zur Anerkennung einer freiberuflichen Tätigkeit werden in Paragraf 18 des Einkommenssteuergesetzes geschildert. Freiberufler sind nicht gewerbepflichtig und sollten daher vor Aufnahme der Tätigkeit den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und aktiv auf das zuständige Finanzamt zugehen. Das Finanzamt wird dann für die angemeldete Tätigkeit eine neue Steuernummer vergeben, die auf Rechnungen angegeben werden muss. Diese ist nicht mit der Umsatzsteuer-ID zu verwechseln, die im Formular beantragt werden kann. Mit dem Weg in die Selbstständigkeit greift auch die Pflicht zur doppelten Buchführung, wobei Freiberufler einige Erleichterungen nutzen können. Für diese Gruppen der Selbstständigen reicht zum steuerrechtlichen Jahresabschluss eine einfache Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) aus. Mit dem Einreichen des Formulars zur steuerlichen Erfassung begründet sich auch die Pflicht, eine jährliche Steuererklärung in Bezug auf die relevanten Tatbestände einzureichen.

Welche Themen behandelt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Neben allgemeinen Angaben zur Person muss die selbstständige Tätigkeit näher gefasst werden. Unter Punkt 3 müssen Sie Angaben zu geschätzten Umsätzen machen, und zwar für das Gründungsjahr sowie das Folgejahr. Das Finanzamt kann so die voraussichtliche Steuerlast einschätzen. Diese Angaben sollten sorgfältig gemacht werden, da sie über Vorauszahlungen für die Einkommenssteuer entscheiden. Wer die Einnahmen viel zu hoch ansetzt, riskiert gefährliche Liquiditätsengpässe, die letztlich unternehmerische Handlungsspielräume einschränken. Abgesehen davon müssen auch Angaben zu anderen Einkunftsarten gemacht werden.

Steuerliche Erfassung: Angaben zur Gewinnermittlung und Lohnsteueraspekte

Unter Punkt 4 müssen sich Gründer für eine Gewinnermittlungsart entscheiden. Sofern der Umsatz nicht größer als 600.000 Euro im Jahr ist bzw. der Gewinn 60.000 Euro nicht überschreitet, kommt die Einnahme-Überschussrechnung in Betracht. Eingetragene Kaufleute hingegen müssen im Rahmen der jährlichen Steuererklärung eine umfassendere Bilanzierung vornehmen. Sofern Mitarbeiter angestellt werden sollen, müssen auch diesbezüglich Angaben zur Erhebung und Abführung von Lohnsteuer gemacht werden. Die jährliche Höhe der Lohnsteuer entscheidet darüber, wie oft Selbstständige fällige Summen an das Finanzamt überweisen müssen.

Umsatzsteuer oder Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung

Mit der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit (gewerblich oder freiberuflich) begründet sich die Pflicht zur Abführung von Umsatzsteuer. Auf Rechnungen muss die jeweilige Höhe (7 oder 19 %) ausgewiesen und via Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt überwiesen werden. Gründer werden diese Aufgabe monatlich zu erledigen haben. Später richtet sich die Frequenz der Überweisungen nach der Höhe der Umsätze. Wer die Umsatzsteuer ausweist, kann auch den Vorsteuerabzug geltend machen. Selbstständige, die im wahrsten Wortsinne mit geringen Einnahmen rechnen, können im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für die Kleinunternehmerregelung optieren. Auf diese Weise kann mit einem expliziten Hinweis in Rechnungen legal auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichtet werden. Der Umsatz darf dann im ersten Jahr nicht über 17.500 Euro liegen, im Folgejahr nicht über 50.000 Euro. Wer diese Variante wählt, ist allerdings nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Inwiefern ist ein Buchhaltungsprogramm nach der steuerlichen Erfassung sinnvoll?

Nach der Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung ergibt sich die gesetzliche Pflicht zur Erledigung der Buchhaltung. Existenzgründer, die kaum Erfahrungen in der komplexen Materie haben, können professionelle Buchhaltungsprogramme nutzen, um von Anfang an Ordnung und Zuverlässigkeit in die Geschäftszahlen bzw. Zahlungsströme zu bekommen. Zudem ist es für die Geschäftsführung wichtig, stets auf aktuelle und vor allem verlässliche Zahlen blicken zu können. Nur so können Fehlentwicklungen durch Controlling rechtzeitig erkannt werden.

Buchhaltungsprogramme helfen ferner dabei, keine Fristen zu verpassen, alle Zahlungen rechtzeitig zu tätigen und sämtliche Buchungen auf den entsprechenden Geschäftskonten vorzunehmen. Einkommenssteuer, Gewerbe- und Umsatzsteuer werden zuverlässig und in der richtigen Höhe gesetzeskonform abgeführt. Durch das ganzheitliche Leistungsspektrum ist es ferner möglich, Abschreibungen zu berücksichtigen und den Jahresabschluss (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) schnell zu erstellen. Auch das für die Liquidität wichtige Zahlungsmanagement kann mit leistungsstarken Buchhaltungsprogrammen professionalisiert werden. Wer mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware alle Konten immer aktuell hält, wird den Aufwand beim Jahresabschluss so gering wie nur möglich halten können. Für Transparenz ist ferner gesorgt, da sich das Finanzamt im Zweifelsfall schnell einen Überblick verschaffen kann.