Rechnungen schreiben ist ganz einfach, Rechnungen schreiben fällt oft schwer:

„Ich müsste längst mal wieder …“ Rechnungen schreiben. Kennst du das?

Rechnungen schreiben ist ganz einfach, Rechnungen schreiben fällt Selbständigen trotzdem oft seltsam schwer. Warum eigentlich?

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Wenn ich mich mit anderen Freelancern unterhalte und das Thema auf den Arbeitsalltag kommt, fällt auffällig oft der Stoßseufzer „Rechnungen schreiben müsste ich auch mal wieder“. Das klingt dann so, als ob noch zahlreiche Hindernisse im Weg liegen würden. Warum eigentlich?

Wann ich eine Rechnung stellen kann, weiß ich natürlich: Ab Erbringen der Leistung. Trotzdem ist das Abrechnen eine Aufgabe, die sich wie von selbst immer irgendwie auf der To-do-Liste nach unten schiebt. Dabei ist Geld bzw. sein Eintreffen auf meinem Konto nicht unwesentlich für das Überleben meiner Familie – an mangelnder Notwendigkeit kann es also nicht liegen 🙂

Rechnungen schreiben wie alle anderen auch

Dazu kommt noch, dass es zunehmend mehr Firmen gibt, die sich Zeit lassen mit dem Bezahlen und ich sogar (noch) Kund*innen habe, die es sich zur Gewohnheit gemacht haben, sich erst einmal mahnen zu lassen, egal um welche Summen und Zeiträume es geht. Das ist unfein, aber leider zunehmend üblicher.

Während alle Service-Provider von Webhosting bis Stadtwerke ihr Geld sofort oder sogar weit im Voraus von mir haben wollen und teils das Abbuchungsdatum ohne sachliche Notwendigkeit immer weiter und weiter vorziehen … muss ich immer öfter immer länger warten auf mein Geld. Das alleine ist ein guter Grund, nicht zu trödeln, das Rechnungen schreiben nicht zu verschleppen. Trotzdem passiert es.

Weil es vielen so zu gehen scheint, habe ich heute also aufgeschrieben, wie ich meine innere Verschlepplungsmaschinerie austrickse. Das klappt, ich sage es gleich, auch nach all den Jahren immer nur zu etwa 90%, aber das sind immerhin achtzig mehr als vorher.

Statt mich selbst jeweils aufraffen zu müssen, habe ich folgende drei Punkte erfolgreich für mich umgesetzt und in meine Routinen aufgenommen:

1. Automatisierung

Statt Exceltabelle und Wordvorlage, die sowieso nicht GoBD-konform sind, nutze ich eine Software, die den Aufwand auf das absolute Minimum reduziert, weil sie mitdenkt und auf Rechnungsnummern, Pflichtangaben und so weiter achtet.

2. Optimierung

Statt die ganze Zeit mit dem Gedanken im Hinterkopf herumzueiern, dass ich ja eigentlich mal wieder Rechnungen schreiben müsste, habe ich mir das als feste Aufgabe für jedes Monatsende festgelegt, wahlweise für den 15. des Monats.

3. Kommunikation

Wo sinnvoll, sage ich bereits im Angebot Bescheid, wann mit dem Eintreffen meiner Rechnung gerechnet werden kann. Das hilft in erster Linie mental mir selbst, ist aber auch für die Kunden planungssicher.

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Ganz hilfreich ist es außerdem, mit einer Zeiterfassung zu arbeiten, die es mir ermöglicht, am Monatsende einfach eine Task-Liste auszuwerfen, so dass ich sehen kann, welche Zeiten für welchen Kunden angefallen sind. Auch dort, wo ich Pauschalen vereinbart habe, denn mit Hilfe meiner internen Zeitmaschine kann ich prüfen, ob alles noch für beide Seiten passt: Weder möchte ich zu viel abrechnen noch es übersehen, wenn Aufwände stetig steigen und nicht mehr zur Pauschale passen. Wie man Anpassungen an einmal vereinbarten Pauschalen erfolgreich nachverhandelt, ist wieder ein eigenes Thema.

Rechnungen schreiben mit lexoffice

Es sollte zu den schönsten Aufgaben gehören, am Projekt- oder Auftragsende stolz eine Rechnung schreiben zu können, aber so ist es nur selten. Potenzielle Kunden und Kundinnen verhandeln bei der Kontaktanbahnung wie auf einem orientalischen Basar und es wimmelt von Geschäftsmodellen der Sorte „ich möchte mit Hilfe möglichst preiswerter Dienstleister möglichst schnell möglichst reich werden„.

Es macht weniger Spaß, Rechnungen schreiben zu müssen, bei denen man vorher hart um wenige Euro verhandeln oder sich im Preis drücken lassen „musste“, um einen Auftrag zu bekommen. Wenn zu befürchten ist, dass die Verhandelei beim Eintreffen der Rechnung weitergeht, gleich noch weniger. Generell fällt es gerade Gründer*innen schwerer, so selbstbewusst aufzutreten wie die vielen Firmen, bei denen sie selbst offene Beträge begleichen müssen.

Damit es trotzdem zu einer erfreulichen Angelegenheit wird, solltest du dich professionalisieren, deinen eigenen Zeitrahmen planen und dir möglichst viel Arbeit von guten Tools abnehmen lassen.

Mit lexoffice kannst du deine Angebote mit wenigen Klicks in Abrechnungen umwandeln und damit Übertragungsfehler vermeiden, Textbausteine immer wieder verwenden und dann bequem die fertige Rechnung per Mail versenden. Mahnen geht ebenfalls mit einem Klick – ich drücke die Daumen, dass es nicht oft nötig sein wird.

  • Foto: © pressmaster – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
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