Rechnung schreiben:
So erstellen Sie Rechnungen korrekt

Wann müssen Sie eine Rechnung stellen?

Die Frage, in welchem zeitlichen Rahmen eine Rechnung ausgestellt werden muss, beschäftigt Selbstständige und Unternehmer gleichermaßen. In Deutschland gilt eine Frist von 6 Monaten – die Rechnung muss also innerhalb von 6 Monaten nach vollständiger Leistungserbringung gestellt werden. Dies ist in § 14 UStG geregelt. Wird diese Frist überschritten, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit und ein Bußgeld droht.

Hinweis: Diese Regelung gilt nicht für steuerfreie Rechnungen.

In Ihrem Sinne ist es, die Rechnung so zügig wie möglich zu schreiben, damit der ausstehende Betrag beglichen wird.

Rechnung rückwirkend schreiben

Manchmal kommt es vor, dass das Ausstellen einer Rechnung untergeht. Sind die 6 Monate überschritten, können Sie auch rückwirkend eine Rechnung ausstellen. Eine rückwirkende Rechnung können Sie ohne zeitliche Begrenzung stellen, Sie müssen nur bedenken, dass für Forderungen eine Verjährungsfrist von 3 Jahren gilt.

Beachten Sie: Die Zahlungspflicht erlischt für den:die Leistungsempfänger:in nicht automatisch nach 3 Jahren. Der:die Schuldner:in muss eine sogenannte Einrede der Verjährung geltend machen, sprich: eine Erklärung abgeben, dass die Zahlung aufgrund von Verjährung (unter Berufung auf § 214 BGB) nicht mehr geleistet wird.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Folgende Pflichtangaben sind auf einer Rechnung zu machen:

• Vollständiger Name und Anschrift des:der leistenden Unternehmer:in und des:der Leistungsempfänger:in,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer,
• Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung (Hinweis, dass Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht ausreichend),
• Entgelt,
• Vereinbarte Minderungen des Entgelts (z. B. Rabatt, Skonto)
• Der anzuwendende Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung)
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des:der Leistungsempfänger:in,
• Ggf. Hinweis auf Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren für Privatpersonen bei Leistungen die im Zusammenhang mit Grundstücken stehen.

Die Rechnung muss GoBD- und DSGVO-konform sein.

Außerdem zu beachten: Wird eine Rechnung durch den:die Leistungsempfänger:in oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ausgestellt, muss die Rechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Beispiel: Ein Grafiker erstellt im Auftrag einer Agentur einen Flyer. Die Agentur rechnet den Auftrag mit ihrer Auftraggeberin ab und erstellt für den Grafiker eine Gutschrift. Der Grafiker selbst muss dann keine Rechnung mehr erstellen.

Freiwillige Angaben auf einer Rechnung
Neben den Pflichtangaben, die zwingend auf einer Rechnung enthalten sein müssen, gibt es auch freiwillige Angaben. Das können z. B. Kontaktdaten sein, damit der:die Kund:in Sie für Rückfragen erreichen kann. Wenn der:die Kund:in per Überweisung zahlt, sollten selbstverständlich die Bankinformationen auf der Rechnung vermerkt sein.

Auch das Zahlungsziel ist eine freiwillige Angabe. Dieses besagt, innerhalb welcher Frist der:die Kund:in die Rechnung bezahlen muss. Ist kein Zahlungsziel angegeben, gilt die Rechnung als sofort fällig. Allerdings räumt § 286 BGB dem:der Kund:in ein Zahlungsziel von 30 Tagen ein, sofern keine anderen Angaben auf der Rechnung vermerkt sind.

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Rechnungen müssen nicht unterschrieben sein. Aber: Das gilt nicht für Rechnungen von Steuerberater:innen und Rechtsanwält:innen. Diese müssen unterschrieben sein.

Auch wenn es keine Pflicht zur Unterschrift für Rechnungen gibt, kann sich eine Unterschrift lohnen. Denn nur mit einer Unterschrift gilt sie als rechtsgültiges Dokument – wenn beide Parteien unterschrieben und damit bestätigt haben, dass sie das Dokument gelesen und verstanden haben. Der:die Leistungsempfänger:in verpflichtet sich damit zur Zahlung und es erleichtert Ihnen das Mahnwesen – das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie in Vorleistung gehen.

In der Regel sind Rechnungen ohne Unterschrift aber unproblematisch und werden von dem:der Leistungsempfänger:in beglichen.

Rechnung mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen
Für Produkte oder Dienstleistungen berechnen Sie Mehrwertsteuer, die auf der Rechnung ausgewiesen sein muss. Je nachdem, um welches Produkt oder welche Dienstleistung es sich handelt, unterscheidet sich der Steuersatz. Der reguläre Steuersatz beträgt in Deutschland 19 %, der ermäßigte 7 % (z. B. für Bücher oder Lebensmittel). Auf der Rechnung müssen unterschiedliche Steuersätze separat ausgewiesen werden.

Hinweis: Kleinunternehmer:innen müssen keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Differenzbesteuerung für bestimmte Waren und Güter
Die Differenzbesteuerung wird für Wiederverkäufe angewendet. Typischerweise fallen hierunter z. B.:

• Antiquitäten,
• Kunstgegenstände oder
• Gebrauchtwagen.

Hinweis: Edelsteine und Edelmetalle sind von der Differenzbesteuerung ausgenommen.

Damit die Differenzbesteuerung Anwendung findet, müssen Sie

• als Wiederverkäufer:in gelten,
• von einer Privatperson oder Kleinunternehmer:in kaufen (also ohne Vorsteuerabzug),
• die Ware im Inland oder EU-Ausland erwerben,
• die Ware für Ihre geschäftliche Tätigkeit kaufen.

Die Differenzbesteuerung sorgt dafür, dass auf eine Ware nicht mehrmals Mehrwertsteuer anfällt. Folgende Angaben müssen deshalb zu den Pflichtangaben auf die Rechnung:

• Verkaufs- und Einkaufspreis der Ware,
• Marge der Ware (falls nicht die Gesamtdifferenz angewandt wird),
• Bemessungsgrundlage (für die Differenzbesteuerung),
• Hinweis auf die Sonderregelung für die entsprechende Ware.

Achtung: Fallen für den:die Käufer:in Versandkosten an, müssen Sie eine zweite Rechnung nur mit den Kosten für den Versand ausstellen, da diese nicht unter die Differenzbesteuerung fallen.

Ihr:e Käufer:in spart durch die Differenzbesteuerung Kosten: Er:sie muss nur auf den Differenzbetrag von Einkaufs- und Verkaufspreis Mehrwertsteuer zahlen.

Elektronische Rechnung schreiben

Möchten Sie Ihre Rechnung elektronisch versenden, achten Sie auf das Format: Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und EDI (Electronic Data Interchange) haben sich etabliert. Die XRechnung gilt als Standardformat in Deutschland.

Außerdem wichtig: Seit 2020 dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Nehmen Sie Aufträge von öffentlichen Behörden an, müssen Sie die Rechnung elektronisch stellen.

Was passiert, wenn Sie beim Rechnungen schreiben einen Fehler gemacht haben?

Die meisten denken bei einer falsch ausgestellten Rechnung an einen falschen Rechnungsbetrag. Aber das ist nur eine Möglichkeit: Denn schon mit einer vergessenen Pflichtangabe gilt die Rechnung als fehlerhaft. Akzeptiert das Finanzamt die Rechnung aufgrund eines Fehlers nicht, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Um den Vorsteuerabzug zu sichern, hilft nur eine Storno- bzw. Korrekturrechnung.

Haben Sie die Rechnung erst geschrieben und wurde sie noch nicht versandt, müssen Sie eine Korrekturrechnung erstellen. Hat der:die Leistungsempfänger:in die Rechnung schon bezahlt, müssen Sie hingegen eine Stornorechnung erstellen.

Rechnung schreiben ohne Steuernummer

Eine Rechnung ohne Steuernummer zu schreiben, ist nur in Ausnahmefällen möglich. Sie müssen dafür entweder als Privatperson eine Rechnung schreiben (Privatrechnung) oder Sie schreiben eine Kleinbetragsrechnung. Bei dieser Art von Rechnung gehört die Steuernummer nicht zu den Pflichtangaben. Für alle anderen Rechnungen gilt: Die Steuernummer muss vorhanden und auf der Rechnung ausgewiesen sein.

Rechnung vor der Gewerbeanmeldung ausstellen

Machen Sie Umsätze, bevor Sie Ihr Gewerbe angemeldet haben, ändert es nichts daran, dass Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen: Sie müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Allerdings haben Sie die Pflicht, Ihr Gewerbe anzumelden – erst dann dürfen Sie verkaufen. Melden Sie daher ihr Gewerbe an, bevor Sie Umsätze erzielen und damit auch Rechnungen ausstellen müssen.

Wichtig: Wenn Sie Ihr Gewerbe anmelden, sind Sie nicht verpflichtet, Angaben über bereits erzielte Einnahmen zu machen. Es ist also häufig nicht tragisch, wenn Sie bereits Einnahmen ohne Gewerbeschein erzielt haben. Beachten Sie aber: Sollte herauskommen, dass Sie bereits Umsätze generiert haben, bevor das Gewerbe angemeldet war, droht ein Bußgeld. Handelt es sich nur um zwei oder drei Wochen, wird es nicht schwer ins Gewicht fallen. Liegen allerdings Monate zwischen den erzielten Umsätzen und der Gewerbeanmeldung, wird der:die Sachbearbeiter:in kein Auge zudrücken.

Rechnungen ins Ausland stellen

Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere Angaben, die Sie bei einer Rechnung ins EU-Ausland oder in sogenannte Drittländer machen müssen.

Rechnung ins Ausland schreiben

Wer ist verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben?

Jede:r Unternehmer:in, der:die Geschäfte mit Unternehmen bzw. juristischen Personen macht, muss eine Rechnung schreiben. Ein Gewerbe ist dabei keine Voraussetzung: Auch Freiberufler:innen müssen Rechnungen erstellen. Im Detail heißt das,

• Selbstständige,
• Freiberufler:innen,
• Privatpersonen,
• Kleinunternehmer:innen,
• Personen, die ein Kleingewerbe betreiben,
• Personen mit Nebengewerbe, Nebentätigkeit, Nebenerwerb sowie
• UGs, GmbHs, GbRs.

sind verpflichtet, Rechnungen zu stellen.

Rechnungen müssen auch gestellt werden

• bei Liebhaberei,
• nach Gewerbeabmeldung und
• nach Insolvenzeröffnung.

Bei Geschäften mit Privatpersonen besteht lediglich für steuerpflichtige Werkleistungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück die Verpflichtung eine Rechnung zu stellen. Grund dafür ist, dass handwerkliche und haushaltsnahe Dienstleistungen (bezogen auf den Lohnanteil) bei den Kund:innen als Sonderausgaben in der Einkommensteuer abzugsfähig sind.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG). Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung gestellt wurde. Sind die Unterlagen allerdings für Steuern wichtig, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann die Aufbewahrungsfrist in Einzelfällen auch länger als 10 Jahre sein. Während des Aufbewahrungszeitraums müssen die Rechnungen § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG entsprechen – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts sowie Lesbarkeit. Nachträglich dürfen Rechnungen nicht verändert werden.

Spezialfälle beim Rechnung schreiben

• Kleinbetragsrechnung
• Akontorechnung, Abschlagszahlung
• Wiederkehrende Rechnungen
• Sammelrechnung (kumulierte Rechnung)
• Proformarechnung
• Quittung
• Kassenzettel
• Provisionsabrechnung
• Honorarrechnung