Auslagen richtig absetzen – so geht’s

1. Aufwendungspauschale vereinbaren

Unkompliziert ist es, wenn Du mit Deinem Kunden – im Vorfeld natürlich – eine Summe vereinbarst, mit der für Dich alle Aufwendungen abgeglichen sind. Anhand von Zugpreisinformationen, Fahrtenkilometern und Tagessätzen für Verpflegung kannst Du eine realistische „pi mal Daumen“ Berechnung durchführen. Auf Deiner Rechnung gibst Du dann beispielsweise pauschal „Aufwandsentschädigung“ an. Bei der Steuererklärung reichst Du Deine anfallenden Belege als Reisekosten ein – mit der üblichen detaillierten Auflistung, damit sie zuordenbar sind.

2. Auslagen auflisten und mit abrechnen

Du kannst auch die gesamten anfallenden Auslagen als eigene Rechnungsposition aufnehmen und weiterberechnen, und, drittens:

3. Originalbelege beim Kunden einreichen

Alternativ kannst Du die angefallenen Originalbelege bei Deinem Kunden einreichen und um die Erstattung dieser Beiträge bitten, ganz so wie Angestellte eine Reisekostenabrechnung intern einreichen.

Das sagt die Finanzverwaltung dazu

Ganz streng genommen hat die Finanzverwaltung eine eigene Regelung dafür, wie Auslagen abzurechnen sind. Wenn Originalbelege zur Abrechnung an den Kunden als durchlaufender Posten weitergegeben werden, setzt das Finanzamt nämlich voraus, dass sich Kunde und Dienste-Anbieter kennen. Die Deutsche Bahn oder ein Taxifahrer können aber nicht unterscheiden, ob sie jemanden im Kundenauftrag von A nach B gefahren haben oder ob es sich um eine private Fahrt handelte. Wie soll das auch gehen?

Die Finanzverwaltung sagt dazu Folgendes in Abschnitt 10.4 UStAE: „Durchlaufende Posten (…) liegen vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein. (…) Es ist (…) erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen (…).“
… und weiter …
„Unmittelbare Rechtsbeziehungen setzen voraus, dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren (…).“

Fazit: Originalbelege behalten, Kosten in Rechnung stellen

Am sichersten fährst Du also damit, Deinem Kunden die Auslagen als eigene Position auf der Abrechnung in Rechnung zu stellen. Die Originalbelege bleiben bei dir bzw. landen als Scans in Deinem lexoffice Buchhaltungssystem bei den anderen Steuerbelegen.

Du kannst ja immer noch Kopien anheften, wenn Dein Kunde einen Detailnachweis haben möchte, aber so vermeidest Du besagte durchlaufende Posten und nutzt eine unkomplizierte und trotzdem übersichtliche Lösung. Auslagen richtig absetzen – so geht’s.