Eine Frage, die wohl jede*r kennt: „Was kann ich von der Steuer absetzen?“

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So praktisch es auch wäre, wenn es eine einfache Checklist all der Möglichkeiten geben würde, Anschaffungen und Ausgaben von der Steuer abzusetzen, so übersichtlich sind die deutschen Steuergesetze leider nicht. Wie sich die Berechnung der Einkommenssteuer zusammensetzt, hängt von diversen Faktoren ab und setzt sich aus verschiedenen Stufen zusammen. Auf jeder gibt es verschiedene Optionen, Ausgaben von der Steuer absetzen zu können und jede Ausgangslage kann zu einer unterschiedlichen Berechnung führen.

Deswegen können wir in einem Blogartikel auch nicht alle Möglichkeiten für Sonderregelungen und Ausnahmen aufzählen.

Aber wir können mit dir jetzt im Anschluss die Berechnung einmal schrittweise durchgehen und dabei erläutern, wo du etwas von deinen Ausgaben von der Steuer absetzen kannst – damit du dieses Gefühl abschütteln kannst, das so viele Selbstständige mit „ich arbeite nur noch für die Steuern“ umschreiben. Da ist nämlich was dran, wie der Steuerzahlergedenktag deutlich aufzeigt:

Der erste Schritt besteht darin, deinen Gewinn zu ermitteln. Als selbstständige*r Unternehmer*in beispielsweise per EÜR (die Einnahmenüberschussrechnung, wie du sie mit der Buchhaltungssoftware lexoffice machen kannst), indem du alle Einnahmen zusammenrechnest und die Betriebsausgaben abziehst.

Von der Steuer absetzen? Den Gewinn ‚mindern‘

Möglichst viele Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen und dadurch deinen Gewinn zu mindern, ist der erste Schritt, Steuern zu sparen. Schließlich zahlst du je weniger Steuern, je niedriger dein Gewinn ist.

Hier kannst du alle Kosten berücksichtigen, die mit dem Erzeugen deiner Einnahmen zusammenhängen: Dazu gehören neben Wareneinkäufen, den Gehältern für deine Mitarbeiter und Fremdleistungen auch Reisekosten, Büroausstattung, Fortbildungskosten, Büromiete usw. – das sind die von der Steuer absetzbaren Kosten, die bei angestellten Menschen „Werbungskosten“ heißen, bei Unternehmer*innen „Betriebsausgaben“.

Beispiele für Betriebsausgaben

• Software, Hardware, Lizenzen für Software und Abo für Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, Steuerberaterkosten
• Arbeitsmittel, Bürobedarf, Telefon- und Internetkosten, Büromöbel, Büromiete und Nebenkosten, Betriebs- und Geschäftsausstattung
• Löhne, Gehälter, Fremdleistungen wie eingekaufte Dienstleistungen oder Minijobber-Ausgaben
• Beiträge zu Berufsverbänden und Vereinen, die mit deiner selbständigen Tätigkeit im Zusammenhang stehen, Teilnahme an Fachkonferenzen und die entsprechenden Reisekosten
• Seminare, Fachliteratur, Ausgaben für Online-Fortbildung
• Fahrtkosten für Geschäftsreisen, Kfz-Kosten für den Firmenwagen
• Werbung, Herstellung von Werbemitteln, Online Anzeigen
• betriebliche Versicherungen (Bsp: Berufshaftpflichtversicherung)

Beispiele für Werbungskosten

• Arbeitsmittel, die überwiegend beruflich genutzt werden (Laptop, Büroeinrichtung etc.)
• Fahrtkosten zum Arbeitgeber
• Fortbildungskosten (selbst bezahlte Seminare, Fachliteratur)
• Beiträge an den Berufsverband
• Bewerbungskosten
• Kontoführungsgebühren für das Gehaltskonto
• eingeschränkt: Arbeitszimmer zu Hause
• eingeschränkt: Berufsausbildung

Einnahmen sind nicht gleich Einkünfte

Häufig werden die Begriffe Einnahmen und Einkünfte miteinander verwechselt. Das Steuerrecht unterscheidet die Begriffe aber ganz klar voneinander: Die Einnahmen sind das Geld, das auf dem Konto eingeht (also das Gehalt oder der Umsatz).

Einkünfte sind die Einnahmen abzüglich Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten.

Wenn alle Einkunftsarten addiert werden, erhält man den Gesamtbetrag der Einkünfte. Zu diesem Gesamtbetrag zählen also alle steuerpflichtigen Einkünfte wie zum Beispiel deine Selbständigkeit, dein Angestelltenverhältnis, deine Mieteinkünfte oder auch die Zinseinkünfte.

Von diesem Betrag kannst du die sogenannten Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen abziehen.

Vorsorgeaufwendungen und andere Sonderausgaben

Sonderausgaben sind private Ausgaben, die steuerlich begünstigt sind, um sie attraktiver für dich als Steuerzahler*in zu machen – es ist sozusagen von Seiten des Staats erwünscht, dass du diese Ausgaben tätigst. Ein wesentlicher Teil der möglichen Sonderausgaben besteht nämlich aus Vorsorgeaufwendungen.

Beispiele für Sonderausgaben

• Beiträge für die Altersvorsorge wie private und gesetzliche Rentenversicherungen
• Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und freiwilligen Arbeitslosenversicherung
• Beiträge für andere ausgewählte Versicherungen wie Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung, Krankentagegeldzusatzversicherung, Berufshaftpflicht usw.
• gezahlte Kirchensteuer
• Kosten für die berufliche Erstausbildung
• Spenden an anerkannte Orgnisationen und Verbände
• Unterhaltszahlungen an Ex-Ehepartner*innen

Ausgleich für Unvorhergesehenes: Außergewöhnliche Belastungen von der Steuer absetzen

Unvorhergesehen auftretende hohe finanzielle Belastungen können im Leben eines jeden Menschen vorkommen. Um trotz dieser unvorhergesehenen Kosten für steuerliche Gerechtigkeit aller Steuerzahlenden zu sorgen, können sogenannte außergewöhnliche Belastungen bei der Einkommenssteuererklärung mit berücksichtigt werden.

Abhängig von deinem Einkommen und deiner Familiensituation wird dir grundsätzlich zwar ein bestimmter Betrag zugemutet, den du nicht in der Steuererklärung berücksichtigen darfst. Alle Beträge, die diesen Betrag übersteigen, gelten jedoch als außergewöhnlich und dürfen vom Gesamtbetrag deiner Einkünfte abgezogen werden.

Grundsätzlich können alle Kosten, die “außer der Reihe” anfallen, als außergewöhnliche Belastung in Frage kommen. Krebs, Feuer, Lösegeld … Pflegekosten für Angehörige, Beerdigungskosten, medizinische Behandlungen welche nicht von der Krankenkasse übernommen werden und je nach Situation noch einige mehr. Im Zweifelsfall kann dein*e Steuerberater*in oder dein*e Sachbearbeiter*in beim Finanzamt dir weiterhelfen.

Zitat: „Jede Belastungsgrenze wird individuell berechnet. Dafür ermittelt das Finanzamt einen Prozentsatz des gesamten Einkommens unter Berücksichtigung des Familienstands und der Anzahl der Kinder. Nur bei Überschreitung dieser Grenze, können sie auch als außergewöhnliche Belastungen geltend gemacht werden. Dafür hilft es, das Jahr über sämtliche Belege zu sammeln, und alle Behandlungen innerhalb eines Kalenderjahres abzuschließen. So können alle Rechnungen in einem Jahr gestellt und bezahlt werden. Übersteigen die Ausgaben die individuelle Belastungsgrenze, können sie in der Steuererklärung angesetzt werden.“
Quelle: Außergewöhnliche Belastungen, haufe.de.

Betriebsausgaben, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen sind die Ausgaben, die den größten Schwankungen unterliegen. Wichtig für dich sind aber auch die Pauschalen, die du grundsätzlich als Freibeträge angeben kannst.

Diese Pauschalen und Freibeträge kannst du pauschal absetzen

Neben den Ausgaben, die du getätigt hast, kannst du in deiner Einkommenssteuererklärung noch diverse Freibeträge und Pauschalen anwenden – völlig unabhängig davon, ob dir diese Kosten wirklich entstanden sind oder wenn, wie hoch sie tatsächlich waren.

Kinderfreibeträge von der Steuer absetzen

Für Kinder kannst du jeweils einen Kinderfreibetrag in deine Einkommenssteuererklärung eintragen. Dieser Freibetrag sorgt dafür, dass ein bestimmter Geldbetrag nicht versteuert werden muss, wird jedoch mit dem an deine Familie gezahlten Kindergeld verrechnet. Was für dich günstiger ist, wird automatisch berücksichtigt: Entweder steuerfreies Kindergeld oder der Kinderfreibetrag.

Durch den progressiven Einkommensteuertarif ist der Kinderfreibetrag erst ab einem bestimmten Einkommen (etwa 35.000-45.000 Euro Jahreseinkommen pro Ehepartner) günstiger als das Kindergeld., denn bei der Einkommensteuer kommt ein so genannter „progressiver Steuersatz“ zur Anwendung. Dadurch erhöht sich der Einkommensteuersatz mit steigendem Einkommen, ein hohes Einkommen unterliegt einem höheren Einkommensteuersatz als ein niedriges Einkommen.

Mit dem progressiven Steuersatz soll die individuelle Leistungsfähigkeit der Steuerpflichtigen berücksichtigt werden. Solltest du weniger verdienen, wird der Kinderfreibetrag also nicht berücksichtigt. Du erhältst aber das Kindergeld und musst es nicht versteuern.

Entlastungsbetrag für Alleinerziehende

Als alleinerziehendes Elternteil hast du bereits seit einigen Jahren die Möglichkeit, neben dem genannten Kinderfreibetrag auch noch einen Entlastungsbetrag für Alleinerziehende in der Steuererklärung geltend zu machen.

Als Voraussetzungen für diesen Entlastungsbetrag muss das Kind zu deinem Haushalt gehören, also bei dir wohnen. Es muss ein Anspruch auf Kindergeld oder Kinderfreibetrag bestehen und du musst alleinstehend sein. Selbst wenn du nur einen neuen Lebenspartner hast und keine neue Ehe, giltst du nicht mehr als alleinstehend.
Noch eine Voraussetzung: Dein Kind benötigt seine Steueridentifikationsnummer, die du in der Anlage “Kind” einträgst.

Da du als Selbsttändige*r anders als Angestellte nicht auf deinem letzten Lohnzettel nachsehen kannst, wie die Steueridentifikationsnummer deines Kindes lautet, kannst du dir diese vom Bundeszentralamt für Steuern per Post zuschicken lassen bzw. dies per E-Mail (info@identifikationsmerkmal.de) oder direkt auf der Webseite beantragen. Achtung: Die Bearbeitungszeit des Bundeszentralamt für Steuern dauert bis zu sechs Wochen.

Altersentlastungsbetrag von der Steuer absetzen

Wenn du noch Arbeitslohn beziehst und älter als 64 Jahre bist, musst du dein komplettes Einkommen versteuern. Davon abgesehen werden Renten und Pensionen nur zum Teil versteuert, wobei diese Grenze leider immer weiter zu deinen Ungunsten angehoben werden wird in den nächsten Jahren.

Es gibt zunehmend mehr Menschen, die im Pensionsalter noch arbeiten müssen, um finanziell über die Runden zu kommen. Da es ungerecht wäre, jemanden zu bestrafen, der noch arbeiten möchte oder muss, gibt es den Altersentlastungsbetrag, der allen Steuerpflichtigen gewährt wird, wenn sie älter als 64 Jahre alt sind. Der exakte Betrag ändert sich von Jahr zu Jahr, so wie sich auch der Besteuerungsanteil der Renten jedes Jahr ändert.

Aber das ist immer noch nicht alles, was du von der Steuer absetzen kannst.

Sonstige Kosten, die du von der Steuer absetzen kannst

Es ist nicht möglich, alle Optionen in einem Blogpost abzubilden, die du von der Steuer absetzen kannst – und manchmal kannst du Sachen absetzen, aber es macht keinen Sinn, dafür mehrere Stunden lang den Beleg zu erbringen, wenn es am Ende um wenige Cent geht. Es bringt dir nichts, viele Stunden an der Erstellung der Einkommenssteuererklärung zu sitzen, um am Ende einen weiteren Zehner zu sparen, das solltest du immer im Hinterkopf behalten.

Drei Posten gibt es aber, die du dir auf jeden Fall anschauen solltest, weil sie deine Steuerlast günstig beeinflussen können:

1. Verluste, denn sie lassen sich abziehen und zusätzlich kannst du, wenn du in einem Jahr insgesamt Verluste gemacht hast, diese Verluste vor- und zurücktragen. Wenn du im Jahr 2018 einen Verlust von 20.000 Euro gemacht hast, kannst du einen Teil davon für das Jahr 2017 berücksichtigen oder den Verlust mit den Gewinnen im Jahr 2019 verrechnen.

2. Handwerker & haushaltsnahe Dienstleistungen, denn davon kannst du 20 Prozent des Arbeitslohns von der Steuer absetzen. Dafür sollte der Lohnanteil in der Rechnung explizit aufgeführt sein. Du kannst das dann direkt von der Steuer abziehen (maximal 1.200 Euro). Eine 5.000 Euro Handwerkerrechnung bedeutet also 1.000 Euro weniger Steuern (20% von 5.000 Euro). Der Steuerabzug ist nur möglich, wenn du eine Rechnung bekommen hast und das Geld überweist. Barzahlungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Gleiches gilt für haushaltsnahe Dienstleistungen (Bsp: Reinigung der Wohnung, Kinderbetreuung, Gartenarbeiten), die ebenfalls mit 20 Prozent direkt von der Steuerschuld abgezogen werden können. Die Höchstgrenze liegt hier sogar bei 4.000 Euro.

3. Ausländische Steuern Einkommen, das du bereits im Ausland versteuert hast, musst du meistens nicht mehr in Deutschland versteuern. Oder du kannst wenigstens die gezahlte Steuer in deiner (deutschen) Steuererklärung anrechnen lassen. Was du konkret machen kannst, steht in den sogenannten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), die zwischen den beiden betroffenen Ländern vereinbart wurden. Da dieses Thema alles andere als einfach ist, empfehle ich dir dringend einen Steuerberater, wenn du im Ausland Geld verdienst.

Belegbuchung immer „up to date“

Wenn du deine Buchhaltung immer zeitnah erledigst, die komfortable lexoffice App zum Scannen deiner Belege nutzt und dank integriertem Finanzstatus immer den Überblick behältst, vermeidest du unerwartete nachträgliche Vorauszahlungen und damit auch das Risiko, dass diese viel zu hoch werden für dich. Wenn deine Einnahmen steigen, solltest du freiwillig mehr an das Finanzamt vorauszahlen, denn nachträgliche Vorauszahlungen sind eine große Gefahr und haben schon einige Selbständige in die Insolvenz getrieben.

Pflicht für Unternehmer, Kür für Angestellte

Von Angestellten und ihren Einkommenssteuerabgaben unterscheidet dich vor allem die gesetzliche Verpflichtung, eine Einkommenssteuererklärung abgeben zu müssen. Damit du keine unangenehmen Überraschungen durch unvorhergesehene Nach- und Vorauszahlungen erlebst, kannst du bereits im laufenden Jahr einiges tun, um dein Leben als Selbstständige*r zu erleichtern.

Private Ausgaben solltest du in einem separaten Ordner das ganze Jahr über sammeln.

Die wichtigste Voraussetzung für eine stressfreie Einkommenssteuererklärung kannst du jederzeit mühelos erschaffen: Ein Geschäftskonto, mit dem du berufliche und private Ausgaben sauber trennen kannst. Perfekt geeignet ist hier ein Geschäftskonto von lexoffice Partner Kontist, das herkömmliche Kontofunktionen mit intelligentem Finanzmanagement und Echtzeit-Link zur Buchhaltung verbindet.