Berichtswesen
Inhaltsverzeichnis
Der Begriff Berichtswesen, auch als Reporting bezeichnet, bezieht sich auf die Einrichtungen, Maßnahmen und Mittel eines Unternehmens, mit denen Informationen in Form von Berichten erstellt werden. Berichte sind zusammengefasste Informationen, die für einen bestimmten Zweck erstellt wurden. Berichte können auf Papier oder in elektronischer Form abgefasst werden.
Sinn und Zweck des Berichtwesens
Berichte dienen zur steuerlichen Abrechnung sowie zur operativen und strategischen Ausrichtung eines Unternehmens. Berichte unterstützen das Management bei seinen Entscheidungen und sorgen dafür, dass sich einzelne Einheiten untereinander austauschen können. Berichte unterstützen die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Sie sollen auch eine wirtschaftliche Grundlage unternehmerischer Entscheidungen bilden. Anteilseigner werden durch das Berichtswesen über wesentliche Änderungen und Abläufe im Unternehmen informiert. In Großunternehmen und in Unternehmen mittlerer Größe wird das Berichtswesen vom Controlling ausgeführt.
Abb. 1: Internes und externes Betriebswesen
Typische Zielsetzungen
Mit dem Berichtswesen sollten Unternehmenskunden einzeln oder zusammengefasst betrachtet werden. Dabei erfolgt eine ständige Aufteilung und Differenzierung in Märkte, Gruppe, Produkte und Dienstleistungen. Viele Berichte dienen zur Untersuchung zeitlicher Abläufe, beispielsweise der Untersuchung von Gewinnen in einem fest definierten Zeitraum. Jeder Bericht kann bestimmte Eigenschaften und Zielsetzungen verfolgen. Während Lebensmittelhändler zwischen Produkttypen wie Käse, Getränke, Fleisch und Nährmittel differenzieren, unterscheiden andere Unternehmen nach Zielgruppen, Altersklassen und Umsatz. Die meisten Berichte dienen der Marktforschung und Gewinnmaximierung, weshalb sie Zielgruppen bestimmte Umsätze zuordnen. Die wichtigste Aufgabe im Berichtswesen liegt darin, Informationen verständlich und anschaulich aufzubereiten. Dazu dienen Verknappungen, grafische Elemente wie Tabellen und Diagramme sowie eine klar verständliche Sprache.
Sicherheit und Wahrheitsgehalt
Berichte müssen klar und inhaltlich korrekt sein. Der Detaillierungsgrad wird dem jeweiligen Verwendungszweck und Nutzerkreis angepasst. Subjektive Wertungen dürfen in Berichten nicht enthalten sein. Viele Berichte sind mit Sicherheitsstufen versehen, wodurch diese nur bestimmten Nutzergruppen zugänglich sind. Durch die Etablierung eines Berechtigungskonzeptes kann festgelegt werden, welche Personen die jeweiligen Areale eines Berichtes einsehen dürfen. Das Berichtswesen darf nicht sämtliche zur Verfügung stehenden Informationen verarbeiten. Die Aufbereitung von Informationen muss sich am Bundesdatenschutzgesetz und den Bestimmungen zu einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung orientieren. Der Wahrheitsgehalt wird unter anderem dadurch aufrecht erhalten, dass Begriffe stets gleichermaßen eingesetzt werden. Die Nutzung unterschiedlicher Begriffe kann zu Verwirrungen führen oder Leser subjektiv beeinflussen. Daher greifen Unternehmen vermehrt auf intelligente Programme wie lexoffice zurück, die große Teile des Berichtswesens automatisch erstellen.
Die Bedeutung von Einheitlichkeit und Harmonisierung
Berichte müssen einem festen Prozedere folgen. Diese sind nur dann professionell und einheitlich verfasst, wenn ihre Struktur in wiederkehrender Weise die gleiche ist. Dies ermöglicht dem erfahrenen Leser, die Aussagen von Berichten mit einem beiläufigen Blick zu erfassen. Die Bemühungen rund um Integration und Flexibilität führen dazu, dass Softwareanwendungen wie lexoffice immer stärker auf individuelle Kundenwünsche abgestimmt sind.